S/4 - estrella fija para el sistema de pasado mañana

Un conocido grupo tecnológico, 250.000 empleados en 33 países. Ocho divisiones de los cinco continentes dependen del Director Financiero. No hay informes normalizados, sino once planes contables diferentes.

El CIO domina 14 sistemas ERP diferentes, los procesos no están en gran medida armonizados. Nos reunimos con ambos al margen de un simposio mundial en Barcelona.

S/4 Hana es ahora un tema muy discutido en la empresa. La dirección sabe que la transformación debe completarse antes de 2025. Los departamentos esperan que se construya un núcleo digital como base de la estrategia de digitalización interna.

El jefe de TI está bajo presión. Quiere empezar con las actividades de S/4 lo antes posible. ¿Pero cómo? Está inquieto, no es de extrañar. Hay información más que suficiente. Reconoce muchas cuestiones detalladas, pero no tiene una imagen clara en mente.

Ejemplo: La licencia de la base de datos Oracle está a punto de caducar. ¿Debe renovar la licencia o introducir ya una base de datos Hana? No hay hoja de ruta.

Enfoque del proyecto y punto dulce de la transición

El CIO lleva casi media hora informándonos, sobre Rioja, solomillo de ternera relleno y Crema Catalana. Después del postre, nos toca a nosotros. ¿Qué necesita para su viaje al nuevo mundo SAP? En primer lugar, un itinerario.

Junto con la dirección, se elabora una hoja de ruta individual para los próximos tres años. Contenido: todos los proyectos preparatorios hasta la transición. Aquí es importante una estrella fija: la derivación del llamado "punto dulce de la transición". ¿Cuándo es el momento adecuado para cambiar a S/4?

En el caso actual del gigante de la alta tecnología, está claro: ¡no antes de 2023! Las dimensiones son demasiado grandes, hay demasiados departamentos implicados, la preparación llevará años, al fin y al cabo estamos hablando de paisajes y sistemas de procesos globales.

Sin embargo, ya hoy estamos determinando el enfoque de la transición. Los impulsores proceden por igual de la empresa y de las TI, en función de la pregunta: ¿Qué procesos deben abordarse?

¿Hago una revisión radical y rediseño todos los procesos empresariales sobre la base de una reestructuración (enfoque greenfield)? ¿O mantengo mi antiguo sistema y lo actualizo (enfoque brownfield)?

Los preparativos pueden ser muy diferentes de una empresa a otra. Dependen de la imagen objetivo, que determinamos junto con el "punto dulce".

Hay dos dimensiones: ¿Qué procesos, conjuntos de reglas, datos maestros, etc. deben estar disponibles tras el cambio y en qué forma? Además, está la pregunta: ¿Cómo debe ser el futuro paisaje de sistemas desde el punto de vista técnico? De ahí se derivan los proyectos preparatorios: Diseño de procesos completamente nuevos, ajustes organizativos de gran alcance, actividades técnicas, optimización de los datos maestros.

Ya vamos por el tercer Café con leche. El Director de Información y el Director Financiero han tomado muchas notas. Hacen algunas preguntas más y, de repente, cogen sus abrigos. El tiempo apremia, un telco con los colegas brasileños. Apretón de manos, salida rápida. No sé si mi mensaje ha llegado.

Tres horas más tarde, ya de camino al aeropuerto de El Prat, recibo un correo electrónico del CIO: "Muchas gracias, señor Dorsner", empieza diciendo, "¡ahora estoy mejor clasificado! He comprendido qué dependencias hay. Conozco la relevancia y el orden de las cuestiones que tenemos que aclarar en nuestra organización entre la dirección, la empresa y TI antes de introducir S/4". ¿Cuándo quedamos para la próxima cita?".

Mi colega, Director de Consultoría en Finanzas, ha estado leyendo. Sonríe. Es evidente que nuestro cliente lo ha entendido: Como CIO, no tiene que gestionar S/4 él solo. Él es "sólo" el quarterback que gestiona el proyecto. Hay muchos jugadores en el juego. Porque las grandes preguntas no vienen de TI, son preguntas de negocio.