Flujo de facturación

Kirchhoff Automotive es un socio de desarrollo de la industria automovilística presente en todo el mundo y un proveedor de servicios completos para estructuras metálicas e híbridas complejas para carrocerías y chasis. Para lograr la estandarización de los procesos, la empresa introdujo la solución de procesamiento de facturas recibidas xSuite.

Se está implantando poco a poco en las distintas empresas nacionales y se están añadiendo nuevas funciones. La empresa familiar, que existe desde 1785, forma parte del actual Grupo Kirchhoff. Con 9.000 empleados y 26 plantas de producción en once países, Kirchhoff Automotive es la mayor división del grupo.

Hasta hace unos años, las fábricas de los distintos países gestionaban sus cuentas por pagar por su cuenta, y los departamentos financieros actuaban de forma más o menos autónoma. El grupo de empresas crece constantemente y adquiere nuevas plantas. Por tanto, es inevitable que cada lugar gestione su procesamiento de facturas de forma un poco diferente y establezca sus propios procesos y lógicas.

Por ejemplo, en el ámbito de las facturas de transporte, donde la cadena de procesos "generar solicitud de pedido en SAP - aprobar - pedido y entrega - factura posterior" se realizaba en parte de forma diferente. Esto puede generar trabajo adicional, especialmente si no existen pedidos de compra en SAP.

Porque entonces suele surgir la pregunta de quién es el responsable de liberar la factura en primer lugar. A menudo, alguien hacía pedidos por teléfono que luego no se reflejaban en SAP. El resultado: se entregaban mercancías que no tenían ninguna referencia a un pedido, y comenzaba la búsqueda para averiguar a quién pertenecía la factura.

Como parte de la implantación, Kirchhoff también creó un Centro de Servicios Financieros Compartidos en Portugal. "La fábrica tenía las mejores prácticas en cuanto a procesos. Pudimos utilizarlo como modelo de normalización para aprovechar los efectos sinérgicos.", explica Martin Jonczyk, que coordinó la implantación de la solución de procesamiento de facturas desde el principio.

Martin Jonczyk, consultor global de la solución xSuite en Kirchhoff: "Los plazos de procesamiento hasta la contabilización y liberación de una factura variaban mucho. Con la implantación del software de recepción de facturas, se creó un sistema de ratios. Ahora se utiliza para comparar estos procesos en las respectivas plantas con el objetivo de descubrir despilfarros."

75% de las facturas en PDF: A finales de 2020, el flujo de trabajo de facturas se activó en 13 sociedades. En todo el mundo se procesan 250.000 facturas al año, el 80% de las cuales están relacionadas con pedidos de SAP MM, de las cuales el 80% se contabilizan directamente, siempre que no haya diferencias de precio o cantidad.

En la actualidad, el 75% de las facturas llegan por correo electrónico en formato PDF y se envían a un buzón central del Centro de Servicios Compartidos. En el primer paso, el software lee los datos de la cabecera y, a continuación, inicia el flujo de trabajo de aprobación de las facturas de costes desde SAP FI. Mientras tanto, 2000 personas de todo el mundo están conectadas a este flujo de trabajo. Comprueban las facturas a través de su cuenta SAP y, a continuación, las liberan. El software se hace cargo de la contabilización tras la última liberación.

Los proveedores envían el 25% restante de las facturas en papel a la planta correspondiente del país, donde se escanean y transmiten al Centro de Servicios Compartidos para su posterior procesamiento. Los usuarios clave locales de SAP FI prestan apoyo a los usuarios finales en las plantas e impulsan importantes mejoras.

Con un clic del ratón, los especialistas en contabilidad pueden obtener una visión de conjunto transparente: ¿Cuántas facturas están actualmente en circulación y dónde se encuentran? Actualmente, esta información está disponible de forma estandarizada en el sistema SAP. A partir de estos datos existentes, se desarrolló un sistema central externo de ratios, con el que se pueden comparar y analizar los procesos, a veces al día.

Por lo tanto, aún más valiosa es la información sobre cuánto trabajo hay que dedicar a procesar una factura. Porque cuanto más sencillo es el proceso, más facturas puede procesar una persona por hora/día. Esto es importante en el contexto de un volumen de facturas en constante crecimiento, que Kirchhoff Automotive lleva años registrando en paralelo al creciente volumen de negocio.

A partir de principios de 2021, el proveedor automovilístico también quiere conectar sus plantas de México al flujo de trabajo, seguidas de las de EE.UU. y China. Y desde el punto de vista técnico, Kirchhoff quiere pasar aún más a los formatos XML y EDI. Esto aumentará el grado de automatización y mejorará aún más la validación.