Caminos hacia la compra digital

El gran poder de la digitalización queda patente con el triunfo de los smartphones: En pocos años, la posibilidad de la comunicación móvil ha transformado todos los ámbitos de la vida de los usuarios, ya sea hablar con los amigos o realizar operaciones bancarias, consumir noticias o hacer las compras navideñas.

Algo similar cabe esperar ahora en el mundo empresarial: aquí, son sobre todo las soluciones en la nube las que impulsan la transformación digital.

"Las empresas tienen que adaptarse a ello reajustando sus productos, servicios, procesos y modelos de negocio y poniendo a prueba los sistemas y arquitecturas informáticos existentes"

exige Jean-Paul Wehrens, responsable de procesos estratégicos de compra como Socio Senior de la consultora informática Apsolut y miembro del Consejo Ejecutivo.

"Asociado a esto está la tarea de preparar a los empleados y socios comerciales para sus futuras funciones y tareas y hacer que la cultura corporativa se adapte a la transformación digital."

IT se convierte en un generador de impulsos

La digitalización exige también una reorientación de las compras. Entre otras cosas, esto afecta a la interacción con el departamento de TI, como subraya Wehrens:

"Con la llegada de las nuevas tecnologías, el papel general de TI está cambiando: está dejando de ser un mero implementador para convertirse en un proveedor activo de ideas, innovador y cocreador de la estrategia de compra digital."

Esto requiere una cooperación mucho más intensa entre los compradores y el departamento de TI, que debe establecerse mediante grupos de proyectos conjuntos o puestos de nueva creación.

Los servicios en la nube entran cada vez más en juego en este ámbito, ya que permiten una implantación rápida, flexible y rentable de nuevas soluciones de compra y son, por tanto, un componente importante de la transformación digital.

Para que desarrollen todo su potencial de innovación, es aconsejable integrar gradualmente los servicios en la nube en las aplicaciones de contratación existentes y combinarlos con modernas soluciones locales en escenarios híbridos hasta que los sistemas heredados puedan desconectarse por completo.

En el entorno de compras basado en SAP, son principalmente los servicios en la nube de la nueva suite de ERP en tiempo real S/4 Hana y Ariba los que se consideran indicadores de la digitalización (por supuesto, S/4 Hana también está disponible in situ).

Cómo y cuándo se introducen las nuevas soluciones de compra basadas en la nube debe aclararlo cada empresa en el marco de una hoja de ruta digital que esté alineada con la estrategia corporativa y de compras. Hay que tener en cuenta varios aspectos organizativos y tecnológicos.

Fecha límite 2025

Con el fin del mantenimiento de las versiones de las aplicaciones principales de SAP Business Suite 7 anunciado para 2025, también ha llegado la hora de SAP Supplier Relationship Management 7.0 (SRM).

A partir de entonces, los usuarios dejarán de recibir paquetes de mejora y actualizaciones de seguridad con regularidad. Por lo tanto, deben desarrollar un concepto a tiempo sobre qué procesos de compra operativos y estratégicos se gestionarán en el futuro con qué solución S/4 Hana o Ariba y cuándo deben iniciarse los proyectos de transformación individuales.

Esto es aún más aplicable a la vista del rápido ritmo al que se están desarrollando actualmente S/4 Hana y Ariba: Quien no afronte la transformación digital a tiempo, se quedará atrás en poco tiempo.

Más rendimiento, menos costes

Al hacerlo, tanto la suite ERP en tiempo real S/4 Hana como Ariba ofrecen a las organizaciones de compras una serie de ventajas. En el corazón de S/4 Hana, la plataforma en memoria Hana simplifica enormemente el acceso a las estructuras de datos, lo que se traduce en un aumento significativo del rendimiento, así como en mejores oportunidades para la elaboración de informes ad hoc, análisis y simulaciones.

A su vez, al utilizar la red Ariba basada en la nube, las empresas se benefician de poder colaborar con sus proveedores de forma más eficiente y eficaz en la tramitación de ofertas, contratos, pedidos, facturas y pagos.

Con más de dos millones de participantes, Ariba es la mayor red empresarial y de proveedores del mundo y proporciona a las organizaciones de compras una serie de servicios a través de interfaces estándar para digitalizar todo el proceso de compra, ahorrando tiempo, dinero y recursos.

Experiencias de usuario como en el mundo del consumo

Otro argumento de peso para pasarse a S/4 Hana y Ariba es la nueva tecnología de interfaz intuitiva SAP Fiori. Ofrece al personal de compras un acceso simplificado y personalizado a todas las funciones de aprovisionamiento que necesitan, sobre la marcha y desde cualquier dispositivo.

Las aplicaciones se integran en launchpads individuales con aspecto de azulejos y permiten experiencias de usuario que de otro modo sólo se conocerían en el mundo del consumo.

De este modo, SAP Fiori satisface sobre todo las necesidades de los usuarios más jóvenes, que esperan de los dispositivos y aplicaciones de comunicación en la empresa la misma comodidad que cuando los utilizan en privado.

Las propias empresas se benefician de flujos de trabajo acelerados y menores costes gracias a Fiori.

Gestión sistemática de proyectos

A la hora de introducir las nuevas funciones de S/4 Hana y Ariba para compras, un enfoque estructurado y eficaz determina el éxito del proyecto.

En el primer paso, deben identificarse todas las partes interesadas que se verán afectadas por los proyectos de transformación previstos, en colaboración con los responsables de RRHH y TI. Esto incluye no sólo al personal de compras e informática, sino también a los usuarios de otros departamentos y a los proveedores seleccionados.

Las partes interesadas deben trabajar juntas -por ejemplo, en talleres- para definir una estrategia digital y una estrategia de compras alineada con ella. Esto dará lugar a campos de acción para la hoja de ruta digital y la orientación estratégica de las compras basadas en SAP en los tres a cinco años siguientes.

Jean-Paul Wehrens recomienda a las empresas que contraten a un socio consultor con amplios conocimientos y experiencia en compras basadas en SAP y Ariba:

"Según nuestra experiencia, la mayoría de las empresas evalúan su nivel de madurez digital mucho mejor de lo que es en realidad. Además, muchos usuarios de SAP tienen actualmente muchas dudas sobre las soluciones de compra en las que deberían confiar a medio plazo."

Por lo tanto, es una buena idea trabajar con especialistas externos que puedan determinar el statu quo digital utilizando listas de comprobación sistemáticas. Tras completar las comprobaciones rápidas, cada empresa sabrá en qué punto se encuentra actualmente con sus sistemas, procesos, empleados y escenarios de colaboración en la transformación digital y qué necesidades de transformación existen.

Gestión del cambio necesaria

Para preparar a los empleados y socios comerciales afectados para los cambios de funciones y tareas, la dirección debe iniciar una gestión del cambio. El elemento central debe ser una estrategia de comunicación alineada con las estrategias corporativa, de compras y de TI.

"Esta es la única manera de garantizar que la transformación digital también cuente con el apoyo de los empleados menos abiertos a las innovaciones, por ejemplo".

señala Wehrens, socio de Apsolut. Otra tarea importante es educar a los empleados sobre el impacto de la digitalización en los puestos de trabajo existentes.

"Solo si se hace transparente qué empleos se eliminan y cuáles nuevos se crean podrá desarrollarse un ambiente abierto a la transformación digital".