Receta para desmantelar los sistemas heredados

Entornos informáticos heterogéneos, diferentes estados de liberación y sistemas y aplicaciones distribuidos por todo el mundo: los administradores informáticos de las empresas internacionales se enfrentan a diversos retos a la hora de introducir normas globales y fiables.

"Por este motivo, ya en 2010 pusimos en marcha el proyecto Horizon para reducir nuestros entonces 33 sistemas ERP en todo el mundo a uno solo"

informa Sven Schweden, Jefe del Equipo del Ciclo de Vida de la Información y responsable del desmantelamiento de los sistemas heredados en Henkel.

"Surgió la pregunta: ¿qué hacemos con los 70 terabytes de datos que había en nuestros sistemas heredados?".

Los sistemas heredados siguen necesitando actualizaciones de seguridad periódicas para evitar vulnerabilidades de seguridad. También existe el problema de las piezas de recambio de hardware.

Por lo tanto, el departamento de TI no puede asumir ninguna responsabilidad por el almacenamiento de datos y documentos relevantes para la fiscalidad en los sistemas heredados durante al menos diez años a prueba de auditorías y su recuperación cuando sea necesario.

Sin embargo, esto pone en peligro la seguridad jurídica en caso de auditorías fiscales o litigios, un riesgo considerable para las empresas que debe eliminarse.

Los sistemas heredados son un riesgo

"Transferir la información de los sistemas heredados a la nueva solución centralizada habría llevado demasiado tiempo. Pero si lo analizamos con más detenimiento, seguir utilizando los sistemas heredados a la temperatura de funcionamiento más baja posible tampoco parecía tener sentido".

explica Sven Schweden.

"Porque incluso en un sueño profundo, cuando se han cortado todos los accesos de los usuarios normales y las interfaces con aplicaciones de terceros, sigue siendo necesario mantener los sistemas heredados".

Por tanto, había que adoptar un enfoque radicalmente distinto que ofreciera tanto seguridad jurídica como la posibilidad de desconectar los sistemas heredados.

La evaluación de esta solución alternativa tuvo lugar en 2013 y 2014. Para ello, TI reunió a todos los departamentos afectados, así como a departamentos interfuncionales como el financiero y el jurídico.

En talleres conjuntos elaboraron los criterios de selección y el pliego de condiciones. El objetivo era armonizar los requisitos legales y los intereses empresariales. Esto significaba almacenar los datos y documentos heredados de una manera conforme a la ley, garantizando al mismo tiempo el acceso a ellos.

El proyecto piloto suizo convence

Con la participación de socios externos como el proveedor de servicios informáticos T-Systems y la empresa auditora KPMG, Henkel analizó varios escenarios y soluciones.

Al final, la plataforma JiVS del proveedor suizo Data Migration Services resultó ser la mejor solución, tanto desde el punto de vista funcional como económico. Como plataforma basada en Java y, por tanto, independiente del sistema, está certificada por auditores de Alemania, Austria y Suiza. Esto se debe a que permite el almacenamiento a prueba de auditorías de datos heredados junto con su contexto empresarial original.

Esto garantiza la seguridad jurídica a largo plazo. Al mismo tiempo, se puede acceder a esta información cuando sea necesario. Además, se muestra como si los usuarios siguieran trabajando con la aplicación original.

JiVS también puede utilizarse para gestionar todo el ciclo de vida de la información hasta la eliminación selectiva de registros de datos y documentos individuales. Esto también permite a las empresas cumplir los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE. Los beneficios económicos también hablan a favor de la plataforma:

"Los costes de explotación de JiVS se sitúan en torno al diez por ciento en comparación con el funcionamiento real de los antiguos sistemas. Incluso después de reducir al máximo los sistemas, sigue habiendo un ahorro de costes de funcionamiento de entre el 65% y el 75%".

calcula Sven Schweden.

"Eso nos convenció".

Uno de los sistemas que había que desmantelar se encontraba en Suiza y se adaptaba perfectamente al proyecto piloto JiVS de Henkel. Esto se debía a que todo el panorama de procesos estaba mapeado en esta solución ERP local, como era típico en los grandes sistemas ERP de Norteamérica o Asia, por ejemplo.

Además, el volumen total de datos almacenados en él era de sólo 500 gigabytes. Con la ayuda de T-Systems Suiza, el proyecto se realizó en sólo dos meses. Y los usuarios especializados quedaron completamente satisfechos con el resultado.

"Los resultados del piloto no sólo fueron muy satisfactorios, sino también extremadamente instructivos. Pudimos demostrar que uno de nuestros objetivos secundarios más importantes podía alcanzarse con la transferencia prácticamente completa de los datos heredados a JiVS.

Al transferir al sistema SAP central sólo los procesos abiertos que no tenían más de tres o seis meses de antigüedad, sólo teníamos que migrar unos pocos gigabytes de datos".

resume Sven Schweden.

Dada la experiencia positiva del proyecto piloto, se encargó a T-Systems el desmantelamiento de otros ocho sistemas. Al tratarse de sistemas más grandes, surgieron nuevos retos.

En primer lugar, JiVS debía conectarse a los sistemas de gestión de documentos existentes. Aquí es donde Henkel almacena más de 150 millones de archivos PDF con un volumen de más de 25 terabytes. Esta conexión debía permitir un mayor acceso a los datos y documentos.

Por otro lado, la plataforma JiVS tuvo que adaptarse a los requisitos específicos de cada país. Entre ellos, la posibilidad de mostrar datos monetarios con hasta cinco decimales o la compatibilidad con juegos de caracteres asiáticos. Esto último era especialmente importante en Asia, donde había que sustituir los sistemas de más de 30 países.

Receta para el desmantelamiento

A finales de 2018, Henkel había desmantelado un total de 14 sistemas heredados, incluidos cinco solo el año pasado con más de 30 terabytes de datos. La sustitución de otros dos grandes sistemas heredados está prevista para 2019.

"Basándonos en esta experiencia, hemos desarrollado una especie de fórmula según la cual podemos garantizar el desmantelamiento de un sistema antiguo en un plazo máximo de doce meses"

informa Sven Schweden.

"Ya no se trata sólo de los sistemas ERP en los que nos centramos inicialmente con Horizon. Actualmente estamos evaluando el desmantelamiento de dos sistemas CRM, por ejemplo.

AAdemás, cualquier departamento especializado con sistemas heredados puede enviarnos una consulta".

El primer ingrediente de la receta es un cuestionario normalizado. Esto permite a TI aclarar si la consulta en cuestión es favorable o no a un proyecto JiVS.

Si Sven Schweden y sus colegas llegan a una conclusión positiva, aíslan el sistema heredado de las soluciones de terceros y suprimen las autorizaciones existentes para que no puedan hacerse más cambios.

Al mismo tiempo, comprueban si la información está completa. Es posible que algunos documentos SAP deban imprimirse. Esto se debe a que, una vez migrados los datos a JiVS, ya no es posible generar documentos a partir de ellos.

Por consiguiente, los documentos también deben estar completos antes de la migración para que puedan transferirse a la nueva plataforma. Esta primera fase dura un máximo de tres meses.

En el trimestre siguiente, los expertos de JiVS extraen toda la información de los sistemas heredados. Al mismo tiempo, realizan los ajustes necesarios en la plataforma JiVS.

En el tercer trimestre tras el inicio del proyecto, prueban el nuevo entorno y garantizan su aceptación. Por último, en el cuarto trimestre comienza el funcionamiento productivo en la nueva plataforma. Si todo funciona como se desea, se cierra y desmantela el sistema antiguo.

Además de la receta, nació la idea de un Centro de Excelencia para la JiVS.

"La experiencia demuestra que los usuarios especializados pueden necesitar acceder a los datos heredados dos veces al año.

Aunque habíamos limitado el número de accesos a dos usuarios por departamento y a un máximo de cincuenta usuarios autorizados por cada gran sistema ERP desmantelado, no se produjo ningún cuello de botella. Pero si no se utiliza el software con regularidad, se olvida rápidamente cómo usarlo.

Como consecuencia, el número de solicitudes de soporte aumentó. Por eso queremos crear un equipo central de usuarios de JiVS para finales de 2019, que se hará cargo y gestionará por ellos todas las solicitudes de acceso de los usuarios especializados"

informa Sven Schweden.

La receta JiVS y las estructuras y procesos asociados están ahora tan probados y comprobados que Henkel espera desmantelar no sólo los grandes sistemas ERP, como se había previsto inicialmente, a finales de 2020, sino también las otras diez soluciones ERP que se utilizan localmente.

El enfoque adecuado para el futuro

"Sin embargo, las mayores ventajas de JiVS sólo se pondrán de manifiesto en el futuro. Como todos los clientes de SAP, estamos estudiando una estrategia para migrar a SAP S/4 Hana, en nuestro caso desde nuestra SAP Business Suite central.

Pero, a diferencia de muchos otros, nosotros podemos concentrarnos sobre todo en la cuestión de si queremos incorporar nuestros desarrollos y personalizaciones individuales al nuevo mundo SAP o si queremos adaptar nuestros procesos al estándar SAP".

Sven Schweden mira hacia delante.

"Gracias a JiVS, ya no tenemos que preocuparnos de los problemas heredados. Esto nos hace mucho más ágiles y también nos quita la presión del tiempo para poder afrontar el cambio con tranquilidad."

140 años de innovación y agilidad

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