Los costes de transporte de un vistazo

Cada año, la sede central de la empresa en Ditzingen recibe unas 17.500 facturas en papel de proveedores de servicios logísticos por envíos de mercancías. Se trata de 210.000 envíos de piezas de recambio, piezas de mantenimiento y piezas pequeñas, así como de 16.000 envíos de máquinas. Trumpf gestiona el 90% de todos los envíos a través de cinco proveedores de servicios con los que se han acordado determinadas condiciones.

Cuando Trumpf recibe las facturas de los proveedores de servicios, hay que comprobar si se desvían de las condiciones acordadas. Esto supone un enorme esfuerzo, ya que algunas de las facturas pueden tener hasta 200 páginas.

Este proceso de comprobación de los gastos de transporte debería simplificarse y combinarse con una calidad de comprobación significativamente mayor. Las facturas electrónicas recibidas de los proveedores de servicios deben ser comprobadas y contabilizadas automáticamente por el sistema dentro de un límite de tolerancia definido.

Por otro lado, los artículos con desviaciones fuera del valor umbral deben ser marcados y comprobados manualmente por el departamento de expedición en el siguiente paso. Al mismo tiempo, la nueva solución debe ser fácil de mantener para los empleados y fácil de implantar a escala internacional.

La licitación posterior la ganó Serkem con una solución de costes de transporte de mercancías implantada directamente en SAP. Todos los requisitos de Trumpf se mapean en SAP de forma sencilla.

Un monitor de costes de flete -la pieza central de la solución- permite un seguimiento y control claros de todos los procesos.

Comprobación automatizada de los gastos de transporte en SAP

El sistema SAP crea un documento de transporte y un documento de gastos de porte para cada entrega saliente. En el documento de gastos de transporte, los gastos de transporte teóricos se calculan por adelantado en función de las condiciones almacenadas en SAP para cada proveedor de servicios.

Como base para el cálculo puede establecerse el peso bruto, el peso volumétrico o los metros de carga. Los empleados pueden mantener cómodamente las condiciones mediante una hoja de cálculo Excel y actualizarlas fácilmente en el sistema SAP.

Para cada transportista pueden almacenarse y actualizarse hasta 20 clases de condición con cualquier número de características. Cada acuerdo de condiciones tiene su propio periodo de validez individual.

Los recargos por distancia, peso, mercancías peligrosas, Incoterms, etc. se tienen en cuenta en el cálculo del coste objetivo. En función de las condiciones de envío, también se determina la hora límite de entrega, que se compara posteriormente con la hora de la confirmación de recepción de la entrega, por ejemplo, para Express antes de las 10 de la mañana.

Convertir facturas

Las facturas electrónicas y los comprobantes de entrega de los proveedores de servicios individuales se entregan a un convertidor de datos como facturas individuales en diversos formatos, donde se convierten a un formato SAP IDOC estandarizado. A continuación, las facturas convertidas se transfieren al módulo PI del SAP de Trumpf y se leen en el monitor de auditoría de cargas.

En el monitor de costes de transporte, se comprueba si los artículos individuales se desvían de los costes de transporte y plazos de entrega precalculados: los valores objetivo determinados previamente se comparan ahora con los valores reales de las facturas recibidas a nivel de artículo.

Si la desviación es inferior al valor umbral preestablecido, la partida de factura se contabiliza automáticamente en el sistema SAP y queda así liberada para el pago en la contabilidad financiera.

Si se supera el valor umbral -por ejemplo, pedido urgente antes de las 10.00 horas, entrega después de las 10.00 horas o los costes teóricos se superan en más de un tres por ciento-, el departamento de envíos recibe una notificación del sistema. El artículo se etiqueta en la vista general y el departamento de envíos lo comprueba manualmente.

El control de los plazos de entrega era especialmente importante para Trumpf. El plazo de entrega más tardío se determina ahora en función de las condiciones de envío y se compara con el plazo de entrega real.

En el futuro, Trumpf sólo pagará recargos por envío urgente si la entrega se realiza a tiempo. Utilizando el monitor, que está totalmente implementado en SAP, Trumpf ya ha ahorrado más de 250.000 euros en el primer año. Al mismo tiempo, el monitor de Serkem se utiliza para analizar la fiabilidad de las entregas de los proveedores de servicios.