Gestión integral de competencias medicas en SAP

La práctica demuestra que las pruebas exigidas se organizan y documentan de formas muy diversas. La paleta va desde la clásica copia impresa en papel hasta listas en archivos Excel o Word, pasando por soluciones más o menos sofisticadas de gestión de documentos escaneados. Una consulta centralizada de todas las personas que han sido instruidas en el manejo de un determinado dispositivo -incluida, en su caso, la validez de sus certificados- sigue siendo ilusoria en tales circunstancias.

Sin embargo, la correcta aplicación de las instrucciones y su documentación conforme a la ley son esenciales para la seguridad del paciente. Las instrucciones que deben renovarse según calendarios definidos o la formación de seguimiento, por ejemplo debido a actualizaciones de software, aportan una complejidad adicional al tema. La dirección de Tirol Kliniken también se enfrentó a este problema. El operador hospitalario austriaco emplea a unos 8.500 trabajadores. Sólo el Hospital Universitario de Innsbruck -el mayor de los cuatro centros sanitarios asociados- cuenta con más de 10.000 dispositivos médicos individuales con 950 tipos de equipos diferentes, cuyo manejo sólo está permitido tras la correspondiente instrucción.

"No teníamos una visión general del estado de las sesiones informativas. En consecuencia, la cantidad de investigación que teníamos que hacer durante las comprobaciones o auditorías era elevada", afirma Andreas Hlavac, describiendo el status quo antes de la implantación de la nueva herramienta de gestión de competencias. Hlavac es responsable del área de TI de los sistemas de gestión empresarial de Tirol Kliniken y participó activamente en el desarrollo y la introducción de la herramienta central de documentación para las remisiones de dispositivos.

Documentación central

Tras una evaluación exhaustiva de los requisitos, la dirección se decidió por el caso de negocio Gestión de competencias del catálogo de aplicaciones móviles para mantenimiento y tecnología, Maint para abreviar, de Snap Consulting. Desarrollada especialmente para registrar y organizar eficazmente las competencias en las organizaciones, la aplicación se caracteriza por una ejecutabilidad incondicional en todos los entornos de sistemas SAP, ya sea en los antiguos entornos ERP o en el nuevo mundo S/4.

De este modo se disponía de una herramienta central de documentación para admisiones conformes a la ley con un flujo de trabajo de confirmación electrónica. Pero las Clínicas Tirol querían más. Para reducir el esfuerzo administrativo, debían crearse catálogos para los distintos temas de formación. Éstos debían poder administrarse de forma centralizada y ser consultados por los alumnos. Sobre la base de un desarrollo conjunto, se compartieron los costes y los flujos de trabajo deseados también estarán disponibles para otros clientes en la próxima actualización de producto de Snap Maint.

Tras seis meses de implantación y una fase piloto de cuatro meses, se extendió a todos los centros. Y las clínicas del Tirol han seguido ampliando la funcionalidad de la aplicación para sí mismas. "Mientras tanto, también la utilizamos para gestionar la formación sobre sistemas de software y la formación obligatoria, como protección de datos, higiene, citostáticos, es decir, la que no está sujeta a la Ley de productos sanitarios. Y también hemos integrado nuestra plataforma interna de e-learning", explica Hlavac, responsable de TI. Tras 18 meses en funcionamiento, 160.000 mensajes de remisión están documentados en el nuevo sistema de gestión de competencias de forma legalmente segura y pueden recuperarse de forma centralizada en cualquier momento.