Migración global de datos: rápida y segura como servicio gestionado

Durante muchos años, el proveedor industrial y de automoción Schaeffler ha utilizado SAP como plataforma central para todas las aplicaciones empresariales. En 2011, la empresa decidió poner en marcha un programa para migrar los sistemas heredados restantes al sistema central SAP.

Empresa familiar mundial

El Grupo Schaeffler es uno de los principales proveedores integrados de automoción e industria del mundo. Con más de 82.000 empleados, Schaeffler es una de las mayores empresas tecnológicas familiares del mundo y cuenta con una red global de centros de fabricación, instalaciones de investigación y desarrollo y empresas de ventas con aproximadamente 170 sedes en 50 países.

El principal cliente es la industria del automóvil. La división de Automoción desarrolla y fabrica productos pioneros en las áreas de sistemas de motor, transmisión y chasis.

Un sistema SAP central

En el marco del programa global de implantación de SAP, había que sustituir un gran número de sistemas ERP no SAP del grupo. Además, varios sistemas SAP existentes debían consolidarse en un sistema SAP central y un cliente con procesos uniformes.

Una tarea hercúlea y, dada la abundancia y heterogeneidad de los datos que hay que transferir desde una gran variedad de sistemas de origen, una empresa laboriosa y delicada, especialmente para la migración de datos.

Si algo no sale según lo previsto y, como consecuencia, los sistemas se paralizan, esto puede costar muy caro a una empresa del sector de suministros de automoción. En caso de interrupción de la producción, las penalizaciones contractuales pueden ser muy elevadas.

Los fabricantes de automóviles no pueden esperar a tener componentes para su producción, sino que dependen de la entrega "justo a tiempo" de sus proveedores.

La hercúlea tarea de la migración

Schaeffler ya tenía mucha experiencia en migraciones SAP y estaba familiarizada con los retos y problemas específicos de la empresa. Las innumerables fuentes de datos -diferentes sistemas SAP en distintos niveles de versión y sistemas de varios proveedores externos- supusieron un gran reto.

Había que dominar los factores de tiempo, globalidad, rapidez y seguridad. Los proyectos individuales del programa de despliegue global estaban muy paralelizados y requerían una coordinación precisa a través de las fronteras de los países y las diferentes zonas horarias. Los cambios en los procesos aumentaron la complejidad de la tarea de migración.

Fabricar o comprar

Además de conocimientos técnicos, se requería un alto nivel de competencia profesional del personal, una comprensión del proceso y del mundo de la aplicación por encima del nivel de los datos.

Dado que el departamento de TI de Schaeffler no considera la migración de datos como su tarea principal, se tomó la decisión de contratar a una empresa de consultoría especializada para la migración de datos.

Servicio gestionado: todo de un mismo proveedor

Schaeffler encargó a cbs Corporate Business Solutions, con sede en Heidelberg, que se hiciera cargo por completo de la migración de datos y la llevara a cabo en el marco de sus proyectos de implantación global como servicio gestionado.

Como proveedor de soluciones para transformaciones globales de sistemas y migraciones de datos, cbs ofrece a sus clientes todo de un mismo proveedor. Más allá de la implementación puramente técnica a nivel de sistemas y datos, los asesores como consultores de migración y gestores de subproyectos garantizan que los proyectos de transformación internacionales se planifiquen con precisión, se integren en la organización del programa existente y se lleven a cabo de forma metódica y estructurada.

Un asesoramiento competente es indispensable, sobre todo para dominar los complejos requisitos de la migración de datos. Los asesores que combinan conocimientos técnicos sobre migración con sólidos conocimientos sobre procesos y aplicaciones son un factor de éxito.

La altura de los ojos como factor de éxito

Un concepto de migración sólido es el requisito básico para el éxito de un programa de implantación de varios años de duración. En Schaeffler, por tanto, se programaron talleres al inicio del proyecto, en los que los consultores de cbs colaboraron con el departamento de TI de Schaeffler para aclarar en detalle los requisitos de migración y los conceptos específicos del proyecto directamente con los departamentos especializados.

El éxito de la comunicación a nivel ocular es crucial para el éxito de este trabajo preparatorio conceptual: los consultores de migración y los departamentos especializados deben entenderse entre sí, la transferencia de contenidos especializados de gestión empresarial, de procesos empresariales y configuración de aplicaciones, al nivel técnico de estructuras de sistemas y datos debe funcionar en la comunicación lingüística y ser entendida por ambos interlocutores para que pueda alcanzarse un resultado coherente en los detalles y que pueda aplicarse.

Plantilla de migración

Así, los consultores de migración complementaron principalmente los conocimientos del cliente sobre objetos empresariales centrales, como listas de materiales y pedidos, con los conocimientos necesarios sobre la estructura y la interacción de las tablas de bases de datos asociadas por debajo del nivel de aplicación.

El resultado de la intensa fase inicial fue una estrategia de proyecto adecuada para el grupo de empresas y un concepto técnico de migración que contenía la estructura objetivo de los datos, las normas para su aplicación y la lista de todos los objetos que debían migrarse.

Junto con los empleados del Grupo Schaeffler, se desarrollaron plantillas de migración con el objetivo de reutilizarlas en los proyectos de implantación individuales sin tener que reinventar la rueda cada vez.

Integrado en la organización del programa de despliegue global del Grupo Schaeffler, cbs, como centro de servicios central, pudo así llevar a cabo múltiples migraciones basadas en plantillas e implementar transferencias de datos desde sistemas de origen heterogéneos utilizando un procedimiento estandarizado.

Transformador de empresa

Para poder realizar migraciones de cualquier sistema a un sistema SAP central de manera uniforme, segura, rápida y eficaz, se utilizó el software de transformación cbs ET Enterprise Transformer (cbs ET) de la consultora de Heidelberg. Para lograr sinergias entre proyectos, se siguió sistemáticamente un enfoque de migración basado en plantillas.

El software estándar cbs se encargó de la migración, conversión y armonización de los datos. Equipado con amplias funciones para la selección, validación, transformación y contabilización de datos, cada objeto empresarial puede ser mapeado, transformado y transferido con todas sus dependencias estructurales. El flujo de datos se mantiene siempre transparente y trazable.

China por la mañana, EE.UU. por la tarde

Durante los 15 meses iniciales que duró el proyecto de migración, se requirió flexibilidad y entusiasmo. Para cinco países -Alemania, Francia, República Checa, EE.UU. y China- hubo que procesar objetos de migración ERP de las áreas de gestión de materiales, ventas y distribución, planificación de productos, gestión de calidad y gestión de almacenes de SAP.

En un proyecto de esta envergadura, es inevitable que cambien los requisitos, que la intensidad del trabajo aumente considerablemente en ocasiones y que se hagan necesarios otros servicios, como validaciones de datos y pruebas adicionales.

La carga de trabajo fluctuante se absorbió mediante una planificación precisa de los recursos. Dado que varios proyectos internacionales se llevaban a cabo en paralelo, era necesario prestar apoyo a distintas ubicaciones de todo el mundo las veinticuatro horas del día; debido a la diferencia horaria, muchas jornadas laborales empezaban en China por la mañana y terminaban en Estados Unidos por la tarde.

Gracias a la migración de datos estandarizada y asistida por herramientas con cbs ET, las migraciones encargadas por el Grupo Schaeffler se completaron en tiempo, calidad y presupuesto.

Se sustituyeron varios sistemas heredados, así como bases de datos y aplicaciones locales, se redujo el número de sistemas externos y se sustituyeron por un panorama de sistemas consolidado con procesos uniformes.

Los usuarios de las sedes de todo el mundo también se benefician de procesos y datos armonizados para resolver sus tareas diarias.

El equipo de GSP (Global Solutions & Projects) de Núremberg vio resuelto con éxito su problema esencial de establecer una solución global segura, transparente, acelerada y rentable para migraciones de datos complejas.

Gerhard Stößel, Director de Soluciones y Proyectos Globales de Schaeffler, subraya:

"Las migraciones de datos nos han causado problemas una y otra vez en los últimos años. Ahora los tenemos bajo control. Gracias a cbs, ya no tenemos que perder el sueño por una migración de datos."