Hacia la normalidad nueva con la gestión del trabajo flexible

En tiempos de Covid-19, la importancia de la agilidad y la movilidad en el lugar de trabajo está más clara que nunca. Las empresas que ya han digitalizado el registro de horas, la gestión del tiempo y la planificación de la plantilla lo tienen ahora un poco más fácil. Con este software de gestión de la plantilla, pueden reaccionar más rápidamente a las fluctuaciones de la demanda y registrar fácilmente las horas de trabajo a través de una aplicación, por ejemplo, cuando se necesita trabajar desde casa.

Información como los créditos de tiempo, las vacaciones restantes, las horas extraordinarias y las bonificaciones se documentan de forma centralizada y constituyen la base para una distribución del personal optimizada en cuanto a calidad y costes, basada en las necesidades reales de personal. Con la contabilidad del tiempo de trabajo a largo plazo y los procesos digitales, las organizaciones se dotan ahora del margen de maniobra que necesitan con urgencia para equilibrar económicamente los picos y las caídas en el volumen de pedidos, clientes o pacientes.

Vayamos un paso más allá. Las empresas que ya se ven afectadas por el trabajo a jornada reducida también se benefician de la gestión digital de la mano de obra. Ya para la comprobación de los derechos, la agencia de empleo consulta los documentos relevantes para el salario. Los criterios de comprobación requeridos, como los calendarios de turnos o las cuentas del tiempo de trabajo, están disponibles de forma transparente con sólo pulsar un botón.

Si se aprueba el trabajo a jornada reducida, debe determinarse la diferencia con el tiempo objetivo. Las horas de trabajo reducidas y las horas trabajadas son fácilmente recuperables. Esto significa una acción rápida en lugar de tediosos procedimientos de solicitud. El software de gestión de la mano de obra también ayuda a las empresas en la situación actual a mantener las operaciones comerciales de la forma más fluida posible, protegiendo al mismo tiempo la salud de sus empleados. Las herramientas modernas para la integración de los empleados, por ejemplo, las aplicaciones, los intercambios, las listas de turnos deseados y los autoservicios fáciles de usar son una gran ayuda en este sentido.

Los empleados pueden presentar solicitudes en cualquier momento y lugar, por ejemplo para el trabajo desde casa, vacaciones, viajes de negocios u horas extraordinarias. Al centrarse en casos de uso individuales, como la presentación de una solicitud de vacaciones, todas las funciones son inmediatamente reconocibles y accesibles con un clic del ratón. La información necesaria para completar este único caso de uso está a disposición de los empleados de un vistazo. En un área de mensajes personales, que se actualiza automáticamente, el sistema informa de las tareas abiertas y completadas mediante mensajes push. Por ejemplo, los empleados reciben un aviso si han olvidado reservas de tiempo y tienen que solicitarlas posteriormente. Por supuesto, esto también es posible las 24 horas del día, ya sea en un viaje de negocios, en un hotel o desde la comodidad del sofá de casa.

Poder de planificación desde la nube

Si las empresas desean utilizar software de RR.HH. en la nube, todos los sistemas deben ser fáciles de integrar de acuerdo con estándares comunes. En el caso de una solución de gestión del personal, debe garantizarse la conexión sin problemas con los sistemas HCM basados en la nube, por ejemplo SAP SuccessFactors Employee Central, o con los sistemas ERP y de nóminas existentes.

Porque sólo así se pueden fusionar las plataformas de forma eficaz y sin pérdida de productividad. Nuestro cliente Federal-Mogul planifica y controla a 2.000 empleados en dos sedes alemanas de la división Powertrain con una gestión de personal basada en la nube. El conector SAP conecta la planificación de personal de Atoss con la gestión de tiempos de la solución SAP ERP HCM PT de toda la empresa, sin ningún compromiso relacionado con el sistema.

Con sólo pulsar un botón, los turnos de trabajo pueden crearse automáticamente, teniendo en cuenta las leyes, las tarifas, las cualificaciones y los datos horarios, así como normas específicas. Para la programación orientada al puesto de trabajo, los planificadores pueden asignar fácilmente a los empleados directamente a las máquinas arrastrando y soltando. Tienen una visión general de las cualificaciones requeridas y de su estado en todo momento a través de una matriz de cualificaciones.

Por ejemplo, los empleados se programan automáticamente en máquinas diferentes si varias cualificaciones lo requieren en determinados intervalos de tiempo. Si las cualificaciones amenazan con caducar, el sistema avisa de forma proactiva. Federal-Mogul Powertrain también confía en la innovadora herramienta para supervisar los plazos de la Ley de Arrendamiento de Empleados y controlar las cuentas de vacaciones. Si los saldos de vacaciones superan un umbral definido en una fecha clave, se envía automáticamente un mensaje.

Aunque la digitalización avanza en muchos procesos de la empresa, la programación del personal a menudo sigue funcionando con herramientas de a bordo, como el papel o Excel. Sin embargo, la digitalización y la conexión en red son criterios que también deben aplicarse a la organización del tiempo de trabajo.

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