Seis pasos hacia el futuro de S/4

Mientras que las tendencias en tecnologías de la información en el sector corporativo fueron mayoritariamente una opción durante mucho tiempo, de repente todo es diferente con la transformación digital: las empresas tienen que subirse a este carro para seguir siendo competitivas.

El principal motor de este desarrollo es la aceleración de la digitalización en todos los ámbitos de la sociedad. Sobre esta base, la gente ha desarrollado nuevas expectativas de comunicación, así como de experiencias de compra y de servicio: un mundo a la carta de la más alta dinámica. Esto se aplica tanto al sector B2C como al B2B.

Este progreso está obligando a las empresas a replantearse sus procesos actuales y a desarrollar nuevos modelos de negocio digitales. Un requisito previo para el éxito de la transformación digital de las empresas es un sistema ERP que sea capaz de mapear estos requisitos. SAP proporciona un entorno de este tipo con S/4 Hana.

Constituye el "núcleo digital", el centro de todos los procesos de una organización con una orientación digital coherente. Basado en una nueva arquitectura, simplifica y acelera los procesos existentes y permite implantar nuevos procesos.

El apoyo a los nuevos modelos de negocio digitales fue también uno de los cuatro argumentos clave para implantar S/4 Hana, según el estudio del año pasado de la empresa de investigación de mercado IDC.

Otras razones citadas fueron la mejora de la productividad del personal, el acceso a la información en tiempo real y la reducción de costes.

Según el estudio, dos tercios de los clientes de SAP están planificando el futuro de su empresa con SAP S/4 Hana. Una razón muy pragmática para pasarse a S/4 Hana es la decisión de SAP de interrumpir el mantenimiento y soporte del componente Warehouse Management (WM) a finales de 2025.

Este calendario puede parecer relajado a primera vista, pero debería ser una llamada de atención para los entornos complejos, por ejemplo en grupos activos a escala mundial con muchas sucursales y/o filiales.

Desafío Conversión S/4

S/4 Hana, que se basa en Hana, difiere de SAP R/3 en aspectos muy importantes. Destacan especialmente la base de datos en memoria que proporciona Hana y la cómoda interfaz de usuario Fiori basada en HTML5. Además, ahora los acreedores y deudores se gestionan en general como interlocutores comerciales armonizados.

Las importantes simplificaciones de la estructura de datos son esenciales. Las transacciones y funcionalidades existentes se fusionan con otros elementos o se encuentran en una nueva solución y arquitectura. SAP proporciona información sobre el nada desdeñable alcance de estos cambios en exhaustivas "Listas de simplificación".

Todo esto debe tenerse muy en cuenta a la hora de convertir los entornos SAP existentes a S/4 Hana. Un proyecto tan complejo como la conversión de sistemas holísticos de procesos empresariales críticos para el negocio debe planificarse al detalle para lograr una implantación rápida y segura.

Con el enfoque Factory, Arvato ha desarrollado un procedimiento claramente estructurado que permite la industrialización de tales proyectos de conversión. El plan detallado paso a paso describe las tareas y los objetivos claramente definidos para cada fase del proceso, desde el inventario inicial hasta la puesta en marcha. También se describen posibles puntos de salida por si acaso.

Cada conversión es gestionada por un equipo experimentado de Arvato Systems con conocimientos técnicos específicos y amplios conocimientos funcionales en ámbitos como las finanzas, la logística, la producción y la gestión de almacenes.

El equipo utiliza una biblioteca de las mejores herramientas posibles, que permiten un cambio rápido y seguro e identifican específicamente el potencial de optimización.

El equipo del cliente debe incluir a los contactos técnicos y profesionales del entorno SAP. Además, la base de usuarios de SAP debería participar, al menos informativamente, en una fase temprana.

Los seis pasos de S/4

1. Orientación:
   El proceso se divide en seis pasos secuenciados lógicamente. En el primer paso, la fase de orientación, se evalúa primero la complejidad de los sistemas de la empresa respectiva sobre la base de un cuestionario normalizado. A continuación, se registran los sistemas existentes para determinar el statu quo en cuanto al hardware y el software utilizados. Si es necesario, esto puede apoyarse con la minería de procesos: las huellas digitales en los sistemas informáticos se utilizan para reconstruir los procesos empresariales y visualizar el panorama de procesos. A partir de ahí, se hacen recomendaciones para la arquitectura de destino sobre la base de una cartera de tecnologías de vanguardia. En el sector financiero, podría tratarse de la nueva norma internacional para la contabilidad de las relaciones de arrendamiento financiero con la NIIF 16, una plataforma en la nube para la gestión transparente de los pagos de todo el grupo con TIS (Treasury Intelligence Solutions GmbH de Walldorf) o una red para la colaboración empresarial financiera que incluya facturación electrónica, EDI y financiación de la cadena de suministro con crossinx (crossinx GmbH de Fráncfort del Meno).
2. Ajuste:
   A la fase de orientación le sigue la denominada adaptación. Se trata de un resumen inicial del proyecto en términos de tiempo, presupuesto y posibles retos. El S/4 Hana Readiness Check, una herramienta basada en la nube, proporciona una base esencial para ello. Un S/4 Readiness Check proporciona respuestas a preguntas como el tamaño necesario de la base de datos de Hana, qué complementos utilizados hasta ahora son compatibles con S/4 Hana, qué funciones y transacciones empresariales actuales se ven afectadas por S/4 Hana y mucho más.También proporciona información sobre el alcance de las simplificaciones y, por lo tanto, permite estimar el esfuerzo necesario. También ofrece una visión general de qué aplicaciones de la interfaz SAP Fiori deben ponerse a disposición de los usuarios.
3. Preparación:
   Los resultados de la fase de adaptación desembocan en el siguiente paso, la preparación de la conversión. Utilizando la experiencia de otros proyectos y conversiones, el equipo crea un plan detallado para la conversión individual: una hoja de ruta en la que se describen las acciones necesarias para cada elemento de simplificación, teniendo en cuenta todas las dependencias. El plan también incluye opcionalmente especificaciones para la limpieza paralela de datos y el archivado del sistema antiguo. Esto es muy recomendable, ya que S/4 Hana utiliza la rápida base de datos en memoria de Hana, lo que puede ahorrar una cantidad significativa de memoria RAM.
4. Validación:
   El último paso antes de la conversión real es la validación. Se analizan y prueban los desarrollos individuales existentes, y la copia opcional del sistema basado en la nube se convierte a S/4. En esta fase también comienza la formación de los usuarios más importantes, y la base de usuarios también conoce S/4 Hana.
5. Conversión:
   Ahora tiene lugar la conversión real mediante el Gestor de Actualización de Software SAP (SUM). Los cambios en el entorno real se comprueban con ayuda del análisis delta, que permite investigar sistemáticamente los errores en los procesos e identificar y eliminar sus causas. La realización de la comprobación de disponibilidad en el entorno productivo también garantiza una mayor seguridad.Arvato Systems también proporciona herramientas y enfoques para las pruebas automatizadas. En el marco de esta fase, se elabora una lista de tareas que pueden ser necesarias tras la conversión, basándose en la experiencia adquirida con la validación y la conversión.
6. Innovación:
   Finalmente, el sexto y último paso mira al futuro: los equipos definen juntos los próximos pasos para desarrollar y aplicar procesos innovadores y oportunidades de negocio basadas en el nuevo entorno.

Esta estrategia de "fábrica" se refiere actualmente sobre todo a la conversión paso a paso de los sistemas SAP existentes. Sin embargo, Arvato Systems también está desarrollando actualmente un procedimiento comparable para la nueva implantación completa de todos los sistemas SAP según el enfoque "greenfield".