La automatización moderniza el correo

Con más de 62.000 empleados, Swiss Post es uno de los mayores empleadores de Suiza. Un área con 140 empleados se encarga de atender a todo el personal.

Esta persona también es responsable de la comunicación escrita con los empleados de correos en relación con la administración en RRHH. Se producen constantemente grandes cantidades de documentos, como contratos de trabajo, referencias, cartas de aniversario y cartas informativas.

El proceso de creación de documentos necesario para ello siempre requería mucho tiempo, por lo que las plantillas de cartas en serie se gestionaban en MS Word o la creación de los documentos se realizaba con programas individuales.

Este trabajo era tedioso y exigía muchos recursos, por lo que Swiss Post buscaba una nueva solución. El objetivo era una implantación totalmente automatizada directamente desde SAP utilizando los datos maestros de RRHH de SAP existentes.

Con DocBuilder de Teamwork Suiza, Swiss Post encontró una solución que cumplía estos requisitos.

Solución de SAP

La solución, totalmente basada en SAP e integrada en SAP, ofrece la posibilidad de crear documentos mediante plantillas de MS Word directamente desde SAP.

El personal del Centro de Servicios de Personal puede editar y adaptar las plantillas de Word en cualquier momento y responder así con flexibilidad a las nuevas necesidades sin necesidad de conocimientos informáticos especializados.

En función de la selección dentro de los procesos (empresa, división de personal u otros datos del proceso), se determina qué documentos se generan. A continuación, el contenido de estos documentos se prepara a partir de etiquetas (variables de campo).

El formato también se diseña de forma flexible con etiquetas; hay, por ejemplo, tipos para tablas, imágenes, código de barras, multilingüismo, opciones, etc. La salida del documento se realiza en formato Word, PDF o PDF/A.

Los documentos que deban ser revisados por terceros antes de ser enviados también pueden llevar una marca de agua y transferirse al PDF final sólo después de su aprobación.

Una vez finalizado, si es necesario, puede transferirse a la línea de transporte de Swiss Post Solutions, donde se encargan de la impresión, el embalaje y el envío.

Si es necesario añadir anexos adicionales, también se tiene en cuenta electrónicamente en el proceso y se comunica a los empleados en un expediente adicional.

Los documentos que deben devolverse al proceso tras la impresión (por ejemplo, al expediente electrónico de personal) se imprimen directamente con códigos de barras, de modo que se asignan y archivan automáticamente en el lugar correcto.

El Post puede utilizar DocBuilder para crear documentos basados en todos los infotipos existentes y utilizar todas las opciones de Word para las plantillas (texto, imágenes, tablas, casillas de verificación, listas de selección, enumeraciones, comentarios, etc.).

Desde enero de 2015, el Correo ha generado más de 70 000 contratos de trabajo y más de medio millón de documentos en total con la solución.

8.000 de ellos se volvieron a leer automáticamente tras la firma como documentos escaneados mediante código de barras y se asignaron a un proceso o al expediente de personal.

DocBuilder puede utilizarse para todos los sistemas y módulos SAP de diferentes tamaños de empresa.

Tras un breve periodo de formación, los formularios de los departamentos pueden ser adaptados independientemente o creados de nuevo por los usuarios clave.

Los requisitos técnicos son sistemas y módulos SAP a partir de ERP Release 4.7 y Java Runtime a partir de 1.4.