¿Procrastinación en la gestión de licencias SAP? ¡Sale caro!

No cabe duda de que el negocio de las licencias en el ámbito SAP es más que complejo. No es de extrañar, por tanto, que este tema se trate con mucho respeto y siempre se prefiera aplazarlo. Mientras que las grandes empresas pueden permitirse la función de un gestor de licencias interno, las pequeñas y medianas empresas suelen verse abandonadas a su suerte, a menos que obtengan apoyo externo.

La experiencia práctica demuestra que esto se amortiza rápidamente desde el punto de vista financiero: tras una revisión intensiva de la licencia, un cliente de q.beyond, por ejemplo, pudo realizar diversos ajustes mediante la estructuración usuario/uso y, en última instancia, reagrupar una suma de seis cifras en concepto de derechos de licencia.

Si las empresas no tienen suficientes licencias, se enfrentan a dolorosas exigencias adicionales; si tienen demasiadas, pagan demasiado. Básicamente, se aplica lo mismo que en la vida normal: Si usas algo, tienes que pagar por ello. Si tienes algo dos veces, puedes venderlo. Aquí es donde empieza el problema, porque: SAP no quiere eso y pone diversos obstáculos a los clientes, pero los demás hiperescaladores de software no son mejores.

La buena noticia: SAP ofrece la posibilidad de ampliar las políticas. Puede que no siempre funcione eficazmente, es complicado, pero puedes convertir tu software. Otra forma de trazar una línea suave en sus licencias SAP es pasar a S/4 Hana. Es posible un relanzamiento completo a un nuevo y ordenado mundo de licencias SAP.

Los expertos de SAP suelen comenzar la revisión de las licencias con un inventario: ¿Cuántas y cuáles son las licencias disponibles y cómo se utilizan realmente en términos reales y funcionales? ¿El tipo de usuario representado en el modelo de roles es el correcto en el punto de uso?

Con respecto a la digitalización y/o los cambios en los procesos, es importante reconocer si este tipo de uso(r) sigue siendo correcto o incluso necesario en este momento del futuro. Por ejemplo, un proceso que hasta hace poco funcionaba de humano a máquina, ahora se cubre de máquina a máquina. Con una hoja de ruta, las empresas definen los próximos pasos junto con los consultores externos, por ejemplo para una transformación planificada a S/4 Hana.

Previsión necesaria

El controvertido tema del uso indirecto es uno de los que nos encontraremos aquí una y otra vez. Desde el punto de vista de SAP, es comprensible cobrar por el uso básico de su sistema. Especialmente cuando un usuario final o un bot inicia un proceso en el sistema que ayer inició un usuario (de pago).

Pero en la era digital, ¿es siempre una información, un registro de datos, el inicio de un proceso? Un campo de minas inagotable, pero sobre todo confuso. Si las empresas han optimizado sus licencias independientemente de la presión temporal de la nueva medición, tienen una posición negociadora significativamente mejor. Están bien preparadas y evitan pagos adicionales costosos, así como costes elevados e innecesarios como consecuencia de un exceso de licencias.

En todo esto, no es fácil tener siempre la previsión necesaria, es decir, lo ideal sería saber hoy si el trabajo del empleado X seguirá necesitando una licencia profesional a finales de año. Esto requiere una visión holística, empezando por la estrategia corporativa, pasando por los procesos, hasta llegar al modelo operativo.

Como en una orquesta, esto requiere no sólo los instrumentos y métodos adecuados, sino también el director adecuado. ¿Conclusión? Merece mucho la pena superar el complejo de procrastinación y profesionalizar la gestión de licencias. Una vez más, sólo hay que hacerlo, porque incluso el viaje más largo empieza con el primer paso.