Limpieza a fondo digital en Hamburgo

Hasta hace unos años, eran sobre todo las empresas de TI, los proveedores de servicios financieros y las compañías de seguros los que confiaban en la autoadministración electrónica de los empleados, pero ahora son cada vez más los grupos industriales y logísticos que también introducen sistemas ESS y MSS. Cuando los empleados y directivos tienen acceso a los datos de personal, muchos procesos que requieren mucho tiempo -como la gestión de las solicitudes de vacaciones o el cambio de direcciones y números de teléfono- dejan de ser necesariamente responsabilidad del departamento de RRHH.

El proyecto "Cambio al registro electrónico del tiempo de trabajo" ya se puso en marcha en 2008 en el servicio municipal de limpieza de Hamburgo, pero su rápida implantación fracasó por el veto del comité de personal. "A menudo nos encontramos con que el personal y los comités de empresa son inicialmente críticos con el registro electrónico del tiempo", explica Andreas Blumendorf, Director General de Consodalis, que ahora apoya a SRH con el proyecto. "Por un lado, temen el control total de los empleados y, por otro, quieren evitar que los empleados permanezcan en sus puestos de trabajo durante periodos innecesariamente largos preocupados por su situación horaria. Pero el registro electrónico del tiempo es más una ventaja que un inconveniente para los empleados: hasta la más mínima cantidad de horas extraordinarias se registra con precisión, y el valor monetario del tiempo trabajado es mucho más fácil de reconocer para cada empleado."

Muchos sistemas, poca transparencia

El telón de fondo de la modernización del registro de tiempos fue la incoherencia de los sistemas de la Stadtreinigung Hamburg: en algunos departamentos, los tiempos de trabajo se registraban mediante tarjetas, y en otros, mediante una solución informática no estandarizada. Los tiempos se documentaban en papel. Los pagos especiales, como las dietas de viaje o los complementos por atención continuada, tenían que introducirse manualmente en el sistema SAP, al igual que los periodos de vacaciones y las ausencias debidas a viajes de negocios. Aparte de la pérdida de tiempo que suponía este método de registro, no había forma de comparar los tiempos de trabajo con los acuerdos de servicio de SSR o con la normativa legal en materia de tiempo de trabajo.

Con la nueva solución normalizada, debería ser posible registrar y documentar las horas de trabajo de la forma más sencilla posible y sin "discontinuidad de medios", y debería eliminarse la introducción manual de las pagas extraordinarias. Del mismo modo, deberían eliminarse todas las solicitudes en papel: solicitudes de vacaciones, solicitudes de participación en seminarios, etc. Por último, debería ser posible comprobar de forma vinculante el cumplimiento de los requisitos legales en materia de tiempo de trabajo y los acuerdos de servicios de SSR aplicables.

En febrero de 2014, la modernización del sistema de registro horario volvió a estar en el orden del día. Se eligió a Consodalis como socio estratégico para la implantación. El proyecto se llevó a cabo en varias fases. Comenzó con una reunión inicial del proyecto, seguida de talleres con la consultora de Ahrensburg y los distintos departamentos de SSR. En los talleres, los especialistas de Ahrensburg explicaron a los responsables de SRH cómo podían cumplirse exactamente los requisitos de especificación utilizando un sistema de gestión del tiempo y soluciones ESS/MSS basadas en SAP. Los ajustes técnicos se iniciaron en septiembre de 2015. Tres meses después, en enero de 2016, los sistemas de registro electrónico del tiempo y ESS/MSS entraron en funcionamiento para los 620 empleados asalariados. En junio, el registro electrónico del tiempo se amplió a todos los empleados industriales de los centros de reciclaje y se complementó con la programación electrónica de la mano de obra. En la fase final de implantación, todos los demás empleados industriales, como los conductores de camiones de basura, los barrenderos y el equipo de comedor, se integrarán en el sistema de registro electrónico del tiempo.

Espectro de utilización

La gama de autoservicios a disposición de empleados y directivos desde principios de año incluye una visión general de la cuenta de tiempo, una función de creación de solicitudes de vacaciones y ausencias y un calendario de equipo. Todos los empleados pueden consultar las reservas diarias y las fichas horarias y, posteriormente, introducir en el sistema las fichadas olvidadas. Los jefes también pueden generar informes sobre sus empleados en forma de listas (por ejemplo, listas de cumpleaños, listas de grupos), ver los niveles de cuotas y corregir los tiempos manualmente. También pueden consultar los resúmenes de asistencia y ver los recordatorios de citas, por ejemplo, para cumpleaños o aniversarios de empresa. Por último, SRH en su conjunto tiene ahora la opción de controlar el cumplimiento de la legislación sobre el tiempo de trabajo y documentar cualquier infracción.