Lo que no debe faltar en las transformaciones S/4

Cuando se planifican grandes proyectos de TI, como la transformación del S/4, la atención se centra en el plan del proyecto, la arquitectura del sistema, los procesos, la solución de software y los costes. Por desgracia, a menudo se descuida el paquete de trabajo de gestión del cambio como competencia interpersonal.

Aunque la planificación de los recursos humanos también forma parte de esto, curiosamente desempeña un papel subordinado, aunque la experiencia demuestra que el factor humano es la parte más importante en un proyecto. Los recursos humanos externos o los consultores suelen ser asignados automáticamente por el proveedor en función de la disponibilidad, la especialización y las necesidades. Rara vez se verifica la competencia profesional y social mediante una audiencia en la fase de licitación.

En la preparación interna de un proyecto S/4 para la dirección decisiva, se definen principalmente los objetivos técnicos del proyecto. Lamentablemente, no se realiza una descripción detallada de las verdaderas ventajas y beneficios como motivación para los usuarios y para el personal del proyecto. Esto también significa que se pierde el impulso positivo. 

Características como la motivación, la buena educación y la formación como parte de la gestión del cambio también han demostrado tener un impacto directo en el ahorro de costes, que apenas se tiene en cuenta o se subestima. La experiencia personal ha demostrado que estas habilidades blandas sólo se tienen en cuenta a medias. La transferencia, a menudo rápida, del conocimiento de las funciones más importantes por parte de los empleados en el día a día conduce a una pérdida masiva de conocimientos y a la frustración. 

Los empleados motivados están más concentrados, son más eficientes y, por tanto, más rápidos. Los usuarios bien formados utilizan las nuevas funciones de forma práctica, cometen menos errores y necesitan menos tiempo. En otras palabras, los factores mencionados anteriormente, cuando se aplican a todos los usuarios SAP de la empresa, suelen dar lugar a una reducción considerable de los costes o, por el contrario, a costes adicionales debido únicamente al ahorro de tiempo. Con una buena organización, no se trata de efectos puntuales, sino de ahorros continuos. Mi lema personal al respecto es: "Es una pena tener un Ferrari (SAP) y no poder conducirlo.." 

Todos estos factores son motivo suficiente para que la dirección responsable apoye al responsable de formación SAP con todas las medidas necesarias. Especialmente con la transformación de R/3 a S/4, hay muchas nuevas tecnologías (por ejemplo, automatización o IA) y funciones que pueden conducir a los ahorros indicados mediante la aplicación formada.

En cualquier caso, el éxito de la formación requiere la infraestructura necesaria y una organización profesional. Una implantación interna tiene muchas ventajas, pero también existen como alternativa las correspondientes organizaciones externas. SAP también ofrece amplios materiales y servicios de formación, así como tecnologías. 

Una infraestructura moderna no sólo debe abarcar la formación presencial, sino también las tecnologías digitales. Ambas variantes son necesarias para lograr la aceptación de todos los grupos de usuarios. Cuanto mejor se identifique el grupo destinatario, más eficaces y exitosas serán las medidas de formación. Como mínimo, deben tenerse en cuenta las características de edad, departamento y aplicación. La experiencia demuestra que los usuarios de más edad prefieren la formación presencial, mientras que los más jóvenes desean predominantemente herramientas móviles y digitales. En cualquier caso, los documentos actualizados también deben estar disponibles en línea para el día a día como apoyo a todos los usuarios.

Veo un concepto de formación exitoso no sólo como parte de la gestión del cambio de una transformación de S/4 en la fase de proyecto, sino también como una tarea operativa continua para el aseguramiento de la calidad relacionada con las personas y para conseguir los ahorros previstos.