Nuevo modelo de licencias SAP, viejos retos

El mundo de las licencias SAP se enfrenta a grandes cambios: Los nuevos métodos de medición y modelos de fijación de precios para el uso indirecto, la próxima migración a S/4, la introducción de numerosos productos nuevos de SAP en la nube y las incertidumbres entre las licencias de usuario basadas en el uso y las basadas en la autorización catapultaron a los clientes de SAP al centro de un laberinto de licencias.

Falta una definición clara

"Sé que no sé nada". - SAP sobre el tema del uso indirecto, 2018. Esta cita no existe en esta forma, por supuesto. Sin embargo, el hecho es que SAP no ofrece una definición clara de lo que es exactamente el uso indirecto, ni en las CGC ni en la lista de precios y condiciones.

Simplemente establece que todo usuario que utilice el software de SAP, ya sea directa o indirectamente, necesita la licencia correspondiente.

Cómo se define exactamente el "uso" se describe en el extracto de PKL 2018/2 (abril de 2018), página 13:

"Uso" significa la ejecución de las funciones de proceso del Software, cargar, ejecutar, acceder, utilizar el Software o visualizar los datos resultantes de dichas funciones.

El uso puede realizarse a través de una interfaz suministrada con o como parte del Software, a través de una interfaz proporcionada por el Principal o un Tercero Proveedor o a través de cualquier otro sistema intermediario."

¿Qué nos dice esto sobre el uso indirecto? El uso indirecto no puede determinarse con las herramientas de medición de SAP (USMM/LAW). Por lo tanto, SAP exige a sus clientes que determinen ellos mismos la necesidad (número y tipo de licencia) de licencias de usuario designado.

El mero hecho de que no exista una definición clara sobre el uso indirecto vulnera la ley de CGC, que exige una redacción clara y comprensible.

Debido a numerosas excepciones (por ejemplo, "lectura estática"), tampoco es siempre cien por cien comprensible qué interfaces pueden o no utilizarse indirectamente.

El número de usuarios y los tipos de licencia de usuario nominal necesarios, en función del uso, no pueden determinarse manualmente dado el gran número de interfaces y aplicaciones de terceros.

Con cada análisis, surge inevitablemente la pregunta de si, después de todo, no se trata de un "uso previsto". Al fin y al cabo, en la empresa se ha gastado mucho dinero en el software SAP.

SAP ofrece de serie la posibilidad de conectar otras aplicaciones mediante interfaces. Entonces, ¿por qué hay que pagar más para utilizar las funciones estándar?

Al fin y al cabo, según la Directiva 2009/24/CE sobre software, la función de un programa de ordenador es precisamente "interactuar y funcionar con los demás componentes de un sistema informático y con los usuarios".

Así pues, supongamos que en el caso del uso indirecto se produzcan actos de uso sujetos al consentimiento de los derechos de autor, ¿no deben calificarse estos mismos actos de uso como "uso previsto" del software ERP en el sentido de la Directiva 2009/24/CE sobre software?

Según esta interpretación, ya estarían plenamente compensados con los derechos de licencia por el uso "directo" del software de SAP.

Compruebe siempre las reclamaciones

En principio, la petición de SAP de derechos de licencia adicionales por uso indirecto debería revisarse y, en su caso, rechazarse.

Aclare los hechos con SAP y registre los acuerdos por escrito en su contrato. La excepción son los intentos evidentes de uso indebido, cuando los clientes colocan una aplicación que no es de SAP junto a los sistemas SAP, a través de la cual los usuarios acceden indirectamente a las funciones del software de uno en uno.

En estos casos, hay que determinar el número de usuarios y los tipos de licencia correspondientes. Dado que el uso actual cambia constantemente y que debe evitarse en todo momento la concesión de licencias insuficientes, la única opción que queda es una comprobación automatizada de las interfaces y de la aplicación ajena a SAP.

SAP no proporciona herramientas para ello, por lo que los clientes deben utilizar una solución externa como LicenseControl for SAP Software. En esta aplicación ajena a SAP, no sólo se determina la necesidad diaria de acceso directo e indirecto, sino que también se asignan y gestionan los tipos de licencia correspondientes de forma automática y conforme al contrato.

¿Un caso para la Oficina del Cartel?

Con la introducción del nuevo modelo de precios para el "Acceso Digital" (abril de 2018), el requisito de licencia adicional para el uso indirecto no ha cambiado. Sin embargo, la base de cálculo ha cambiado.

En el nuevo modelo, SAP contabiliza la generación de documentos provocada por usuarios indirectos. SAP denomina ahora al acceso directo "Acceso humano directo" y al indirecto "Acceso indirecto/digital".

La obligación de licencia se aplica a aplicaciones de terceros, soluciones de socios u otros dispositivos, pero no a los productos propios de SAP. Las aplicaciones de terceros se sitúan claramente en peor posición que las aplicaciones propias de SAP, como SAP SuccessFactors o SAP Hybris.

El uso indirecto del "Digital Core" es compensado por las propias aplicaciones de SAP con los derechos de licencia por el uso directo del "Digital Core". Tal distinción podría ser un caso para la Oficina de Cárteles.

El uso indirecto se hace mensurable

Los siguientes tipos de documentos deben tener licencia: Documento de venta, Documento de factura, Documento de compra, Documento de material, Documento de fabricación, Documento financiero, Documento de servicio y mantenimiento, Documento de gestión de tiempos, Documento de gestión de calidad.

Cada tipo de documento tiene un factor de asignación. Para los Documentos Financieros y de Material es 0,2 y para todos los demás 1,0. Sólo la generación inicial debe ser rentable.

No se cobrarán los cambios, las actualizaciones ni la tramitación posterior de los documentos existentes.

SAP proporcionará en el futuro nuevas herramientas de medición que permitirán medir el uso indirecto. Al hacerlo, deberá garantizarse la separación entre los documentos contabilizados en acceso directo y en acceso indirecto. De lo contrario, los clientes de SAP pagarán dos veces.

Ejemplo: Si una persona crea documentos (por ejemplo, pedidos de venta) directamente en SAP y necesita para ello una licencia de "usuario profesional de SAP", ¿se contabilizará el documento? Probablemente no.

Si la misma persona crea documentos mediante un acceso indirecto a través de una interfaz técnica (aplicaciones de terceros), ¿se contabilizan estos documentos adicionalmente? Probablemente sí, porque las herramientas de medición de SAP no conocen a esta persona. Sólo ven un documento recién creado y lo contabilizan. En el modelo antiguo, la licencia de usuario con nombre era suficiente para esto.

Los clientes actuales pueden elegir entre el antiguo y el nuevo modelo de precios. Pero, ¿cómo deben proceder? Hay muchas interfaces y aplicaciones que acceden indirectamente a los sistemas SAP.

Para cada solicitud, debe decidirse si el uso indirecto se ajusta al modelo antiguo o al nuevo. A continuación, debe determinarse el número (personas y documentos).

Para los Usuarios Designados, los precios de lista de las licencias oscilan entre 60 euros (SAP Employee Self-Service Core) y 1300 euros (SAP Platform User) por usuario. Para SAP Digital Access, los precios por documento varían entre 0,15 euros y 0,50 euros en función de la escala de descuentos.

Una mezcla de los dos modelos tendría sentido desde el punto de vista del cliente, porque algunas aplicaciones son utilizadas por muchos usuarios, otras crean muchos documentos nuevos. Por tanto, la decisión por aplicación sería bienvenida.

Uso de SAP ERP y tipos de acceso, Fuente: SAP.

¿La nueva empatía de SAP?

¿Es posible que el nuevo modelo de precios le beneficie después de todo? Al presentar el nuevo modelo de precios, SAP lo describió como "único". Supuestamente, se tuvieron en cuenta tanto las preocupaciones como los deseos de los clientes. "Empatía" y transparencia fueron dos palabras de moda.

SAP sólo ha creado transparencia para sí misma, porque por fin puede medir el uso indirecto. Además, por fin hay un modelo de precios para cobrar por IoT y asegurar las ventas futuras en la era digital. Ni rastro de "empatía".

La transparencia no puede crearse con las herramientas de medición de SAP. Aquí solo se factura lo que se ha utilizado, esté autorizado o no.

Para comprobarlo, se necesita de nuevo una solución externa que cree transparencia para el cliente y pueda simular diferentes escenarios. Sólo así es posible comparar los modelos de licencia y tomar una decisión estratégica.

Por lo tanto, no se puede responder de forma generalizada a la cuestión de si se debe optar por el nuevo modelo de precios. No obstante, siempre se recomienda comprobar la legalidad.

Superficie de ataque Usuario identificado

SAP cambió hace años la base de las licencias de usuario. Antes, las licencias de usuario debían basarse en las transacciones reales realizadas.

Sin embargo, las CGC y PKL actuales hablan de autorizaciones y de "estar autorizado". Si pregunta directamente a SAP en qué se basan los clientes para asignar las licencias de usuario, recibirá la respuesta: "Por supuesto, según las autorizaciones existentes".

Sin embargo, esto sólo se aplica a los nuevos clientes de SAP o a las empresas que introdujeron SAP por primera vez hace unos diez años. Para los clientes más antiguos, la situación puede ser diferente.

Desde un punto de vista jurídico, no se ha aclarado claramente si los antiguos contratos basados en el uso se aplican sin restricciones a pesar de las compras posteriores en las nuevas condiciones.

En caso de duda, es necesario realizar un examen jurídico. Éste podría establecer que siempre se aplican las CGC y PKL más recientes válidas para el cliente en el momento de la compra posterior. En consecuencia, todos los clientes existentes también tendrían que asignar sus licencias de usuario en función de las autorizaciones.

Otra posibilidad, sin embargo, es que todos los contratos se apliquen con ambas métricas de licencia. Sin embargo, esto significaría que una parte de las licencias de usuario tendría que licenciarse en función de los permisos y la otra parte en función del uso. Como cliente, es cuestionable en la práctica y, en cualquier caso, técnicamente difícil distinguir entre ambas.

El hecho es que Este año ya se ha pedido a los clientes de SAP existentes desde hace tiempo que asignen sus licencias de usuario en función de las autorizaciones existentes durante la próxima revisión del sistema SAP.

La confianza fue ayer

SAP solía dejar en manos de sus clientes la decisión de cómo asignar las licencias de usuario que adquirían. SAP confiaba en los clientes. Las herramientas de medición sólo contabilizaban el número de licencias de usuario emitidas.

En el USMM existía la llamada ayuda a la clasificación. Ésta se basaba en las tablas a las que el usuario accedía con su cuenta. Si se trataba -en opinión de SAP- de tablas caras o importantes, los clientes debían expedir la licencia de "usuario profesional de SAP" y no la de "usuario empleado de SAP" o "usuario de autoservicio empleado de SAP".

SAP está renovando actualmente el USMM. También se está revisando la ayuda para la clasificación. El momento en que esto llegue a los clientes dependerá de la versión de SAP correspondiente.

SAP comprobará qué autorizaciones tiene la cuenta SAP y, a continuación, se pronunciará sobre si debe expedirse la licencia de "Usuario profesional SAP".

Sin embargo, si la revisión jurídica demuestra o no que los clientes existentes deben asignarse en función del uso o las autorizaciones, se resolverá con la introducción de S/4 Hana a más tardar.

En este caso, las autorizaciones están claramente definidas como base para la concesión de licencias a los usuarios. No obstante, el nivel adicional de las denominadas funciones de solución complica la asignación para los clientes.

Antes de migrar a S/4 Hana, puede ser necesario adaptar los roles de SAP para que se ajusten al nuevo modelo de autorización de S/4. El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE exige el principio de mínimos a la hora de asignar autorizaciones.

Para proteger la integridad y confidencialidad de la información y los datos, personales o no, el acceso a los datos debe limitarse siempre al menor número de empleados posible.

Esto significa que las autorizaciones SAP sólo pueden corresponder a las actividades y tareas realmente necesarias de un empleado. En la práctica, sin embargo, se ha demostrado que los empleados suelen tener muchas más autorizaciones de las que necesitan para su trabajo real.

Esto no sólo es cuestionable desde un punto de vista jurídico, sino también desde el punto de vista de la concesión de licencias.

¿Basado en el uso o en la autorización?

Qué base se aplica en última instancia para la asignación de licencias de usuario debe ser comprobado individualmente por cada uno y determinado junto con SAP. En cualquier caso, no se recomienda una combinación basada en el uso y basada en la autorización, que tampoco puede medirse con el sistema de medición SAP.

Si desea saber cuál de los dos modelos es más favorable para su empresa, puede consultar una herramienta externa como LicenseControl para SAP.

Simula la concesión de licencias según ambos modelos. Además, muestra el potencial de optimización de ambos procesos. También existen proveedores de herramientas y consultoría para prepararse para el nuevo mundo S/4, como Xiting, que preparan los roles y autorizaciones de SAP para la migración a S/4 e implementan los nuevos conceptos de autorización necesarios.

Nuevos productos y licencias en la nube

"SAP lleva la empresa integrada a la nube", Bill McDermott, 2014: Con esta afirmación, el CEO de SAP ya describió la clara dirección de SAP en el Foro Económico Mundial de febrero de 2014. Los efectos de la apuesta por "la nube primero" pueden percibirse ahora más que claramente.

Las adquisiciones e integraciones por parte de SAP de proveedores basados en la nube como Concur, Fieldglass, Hybris, Ariba y SuccessFactors han contribuido significativamente a ello. Para el cliente, esto se traduce en una mayor complejidad en el diseño de su entorno de sistemas y en las métricas de licencias aplicadas.

Echemos un vistazo al PKL actual: Resulta que SAP se decanta claramente por el modelo de alquiler y consumo en los nuevos modelos de licencia y no rehúye la complejidad en este aspecto. Solo en SAP Ariba hay cuatro usuarios diferentes y 26 métricas específicas de consumo.

La combinación de derechos de uso ya existentes, como "SAP Process Orchestration", y otros nuevos, como "SAP Cloud Platform Integration Option", plantea más dudas, ya que suele haber varias opciones que el cliente puede implementar técnicamente y mapear en términos de licencias.

Una vez realizado el cambio o la integración en la nube, las cosas se complican aún más. Mantener una visión general de los distintos modelos de consumo durante el funcionamiento e identificar el potencial de optimización al mismo tiempo es una empresa casi imposible.

Al final, esto significa un aumento incontrolado de los costes. Claro, ¿qué más?

Dinero desde la nube

SAP quiere ganar más dinero con la nube: He aquí cómo asegurarse de que no sea el suyo. El objetivo final para el cliente debe ser la transparencia completa y de extremo a extremo de los costes actuales, el volumen de licencias y el uso real.

Esto es indispensable para una estructura de costes optimizada y una de las futuras tareas centrales en la gestión de licencias SAP. SAP solo presta apoyo a sus clientes de forma limitada, lo que hace imprescindible el uso de una solución independiente.

¿Qué significa esto para el uso de una solución SAM basada en herramientas para licencias SAP? Debe tener la capacidad de integrar los modelos clásicos de concesión de licencias del mundo on-premise, por un lado, y de cubrir el mercado cada vez más dinámico de los escenarios en la nube y los modelos de consumo que existen en ella, por otro.

Asegúrese de que la solución no sólo proporciona el estado real actual del consumo de licencias, sino que, sobre todo, conoce las distintas opciones de derechos de uso de la PKL y señala de forma proactiva posibles ahorros al cliente.

Conclusión

Una cosa es cierta: la complejidad de la gestión de licencias SAP ha aumentado claramente con el uso indirecto, S/4 Hana y los nuevos productos SAP en la nube. SAP también quiere ganar dinero en el mundo digitalizado y con sus nuevos productos.

Como empresa que cotiza en bolsa, natural y comprensiblemente, también más dinero. SAP intenta sentar las bases para ello con el nuevo modelo de precios y el uso indirecto.

Esto también ha resuelto el problema de que antes no podía medir el uso indirecto. Ahora puede, si los clientes optan por el nuevo modelo de precios. Sin este modelo, no se podía facturar el intercambio de datos entre máquinas y programas informáticos.

Sin embargo, es probable que esto no sea compatible con la actual Directiva 2009/24/CE sobre software. Mientras esta no se adapte, debe examinarse a fondo si las exigencias de SAP son adecuadas.

Mientras tanto, es aconsejable que los clientes de SAP busquen el apoyo de abogados informáticos y consultores de SAP con experiencia en cuestiones de gestión de licencias. Los conocimientos existentes sobre el antiguo mundo de las licencias y los contratos de SAP ya no son suficientes para obtener un contrato de SAP asequible, jurídicamente seguro y adecuado para su uso en el futuro.