Vida de oficina sin papeles

¿Es posible prescindir totalmente del papel en la oficina? En muchos sectores, la comunicación entre socios comerciales se realiza hoy en día en gran medida por correo electrónico, pero el "correo amarillo" y la comunicación por fax tampoco están "muertos".

Los archivos PDF adjuntos a los correos electrónicos sustituyen cada vez más a las cartas y los faxes, pero ¿cómo es el tratamiento posterior de estos documentos?

Las discontinuidades en los medios son inevitables

Incluso hace 25 años -al principio de mi etapa personal en TI con SAP R/2- se preveía que el papel en la oficina tendría una vida corta. En aquella época, el negocio de TI también funcionaba sin correo electrónico, sin smartphones y sin iPads. Así que: todavía hay vida en el perro viejo.

Pero incluso en 2015, con los "archivos adjuntos PDF por correo electrónico" en el trabajo diario, a menudo experimento con mis clientes cómo los documentos salientes de los sistemas ERP (sobre todo SAP) se envían digitalmente, pero también se imprimen de nuevo por el destinatario, se clasifican y se almacenan en paralelo como un correo electrónico, luego se distribuyen y se vuelven a registrar manualmente (y con bastante frecuencia se vuelven a escanear).

"¡Qué tontería!", pensarán algunos lectores, pero es una realidad bastante frecuente en las oficinas alemanas, ¡en todos los sectores!

si se trata de confirmaciones de pedidos que uno prefiere comparar "en papel" artículo por artículo con el pedido saliente de SAP para reconocer desviaciones de plazo, precio o cantidad; si se trata de pedidos salientes que uno mismo ha creado, a los que uno añade banderas de papel o sellos internos para su aprobación y obtiene todas las firmas en la circulación de papel antes de que todo vaya al proveedor (escaneado o como "correo amarillo"); si uno imprime un pedido de venta y lo introduce y comprueba manualmente artículo por artículo en el sistema ERP de ventas y distribución; si uno copia las cartas de solicitud para distribuirlas desde el equipo de RR.HH. al equipo especializado correspondiente... Los ejemplos son numerosos.

¿Por qué estos procesos B2B siguen siendo tan "analógicos", pero la comunicación privada avanza hacia lo "digital"? El legislador ya ha seguido el ejemplo en muchos lugares y ha creado las bases para el intercambio electrónico de facturas con la Ley de Simplificación Fiscal de 2011, por ejemplo: la eliminación de la firma electrónica reconocida previa acreditación de un procedimiento adecuado. Y la agenda digital también da motivos para la esperanza.

¿Y no se han creado también los requisitos tecnológicos previos? A menudo también hay pantallas dobles en los centros de trabajo administrativos; los documentos pueden mostrarse en las pantallas en su tamaño original; los costes para ello son moderados.

Incluso el argumento del "almacenamiento caro para guardar los formatos de uso intensivo de almacenamiento" se ha ido desvaneciendo cada vez más debido al descenso de los costes en los últimos años.

Los argumentos a favor de los procesos digitales son obvios: máxima transparencia de todo el proceso empresarial, desde la recepción hasta el archivo, desde la creación hasta la expedición; accesibilidad e información para todos los implicados en todo momento.

Los costes se reducen de forma demostrable hasta en un 80% (según un estudio de Deutsche Bank Research, esto se determinó para el intercambio de facturas completamente electrónico, por ejemplo). Las carpetas de archivos y los sótanos llenos de documentos en papel ya no son necesarios. El proceso "purchase-to-pay" y "order-to-cash" se acelera enormemente.

Típicos opositores a la transparencia

Dado que los procesos administrativos de las empresas no forman parte de la creación de valor, a menudo sólo se consideran en sentido descendente. Sencillamente, el "cambio" tarda en implantarse aquí, y no se hace simplemente instalando software en uno o varios puestos de trabajo.

A menudo se cuestionan y cambian radicalmente procesos de trabajo enteros. Pueden eliminarse puestos de trabajo por completo, consultar al comité de empresa...

Y también necesita los recursos internos. Por ejemplo, los informáticos internos deben probar, crear y, más tarde, hacer funcionar el hardware, el software y la infraestructura.

Los equipos de especialistas tienen que probar y aprobar nuevos procesos, además de su trabajo diario. Pero precisamente estos recursos internos suelen escasear. Los servicios en la nube pueden aliviar la carga en este punto, pero plantean otras cuestiones críticas.

También está siempre la cuestión de "¿cumplo la normativa?": ¿es también "seguro y permisible" cómo vamos a trabajar entonces digitalmente? ¿Quién asesora al respecto, quién certifica estos nuevos procedimientos? ¿Dónde recae la responsabilidad? Y esto va mucho más allá de la cuestión de la "seguridad de los datos" y los ataques desde el exterior ("temores de la CIA").

Una espada de Damocles... ¿Son las personas de los departamentos las que se ven privadas de su querido "papel"? Difícilmente, porque por la noche, la vida privada continúa digitalmente... en Amazon, en YouTube, en WhatsApp.

Son más bien las personas las que temen por sus puestos de trabajo. "¿Se apoderará entonces el software de mi trabajo, seguiré siendo necesario en la rutina de la oficina digital?". ¿Cómo lograr una participación y aceptación significativas de todos los afectados?

¿Madurez digital?

Nuestros legisladores proclaman la "agenda digital", pero siguen entregando multitud de nuevas leyes y, además, unas instrucciones sobre procedimientos sólo condicionalmente bien pensadas. Pensemos, por ejemplo, en el acuse de recibo, la ley del salario mínimo, el procedimiento de inversión del sujeto pasivo...

Y luego está la "no uniformidad" uniforme. Es cierto que la industria y las asociaciones comerciales o impulsadas por los fabricantes intentan una y otra vez crear "estándares digitales".

¿Pero tiene éxito? Las empresas poderosas imponen "sus" normas, se crean portales individuales (y por tanto heterogéneos) para recopilar datos y documentos... cada cual cocina su propia "sopa".

Puede que la normalización de un sector tenga éxito una vez (VDA, Swift, etc.), rara vez en toda Alemania (DIN, etc.), ¿cuántas veces en la UE? El último intento: ZUGFeRD, el Foro de Factura Electrónica de Alemania. Personalmente, la "D" me molesta aquí - para las autoridades públicas en Alemania, está bien. ¿Pero para las empresas que operan a nivel internacional? Bueno...

Y por último, pero no por ello menos importante, ¡el software a menudo no está tan interconectado y es tan excelente e intuitivamente utilizable como uno desearía! Por ejemplo, los correos electrónicos suelen almacenarse en estructuras de carpetas de clientes y paralelamente se utiliza un sistema ERP y un directorio de red.

¿Se hará realidad, después de todo, la oficina sin papel? Las ventajas son evidentes y las condiciones marco están dadas. En el mercado hay una serie de proveedores de software que ofrecen soluciones correspondientemente sofisticadas.

El Gobierno Federal también ha reconocido las señales: La agenda digital es esperanzadora:

"La digitalización ofrece un gran potencial y permite sinergias. Por lo tanto, es tarea de la política acompañar activamente el cambio estructural y establecer las condiciones marco para vivir, aprender, trabajar y hacer negocios en el mundo digital y permitir que todos participen en la transformación digital."

Edward Gower-Isaac, vicepresidente de Business Process Services en Ricoh Europa, afirma: "La digitalización es, sin duda, un factor clave en la creciente adopción de la facturación electrónica en Europa. Las empresas se están dando cuenta de que la digitalización ya no es solo un elemento diferenciador, sino un requisito para cualquier negocio que quiera seguir existiendo en el futuro.

El 73% de los directores ejecutivos afirmó que alcanzar la madurez digital conducía directamente al crecimiento de los ingresos, y el 62% coincidió en que la madurez digital hacía a su empresa más interesante para posibles inversores y nuevos propietarios."

¿Dónde está su beneficio en la empresa si no sólo, por ejemplo, las facturas entrantes y salientes, sino también los procesos anteriores y posteriores como las solicitudes de pedido, las confirmaciones de pedido, los pedidos de clientes, los albaranes de entrega, las notificaciones de pago, los certificados de materiales, los certificados de origen, las carpetas de solicitud, etc. se procesan de forma electrónica, digital y, sobre todo, automática?

Conseguirá la máxima transparencia y eficacia, ahorrando dinero a diario. El retorno de la inversión suele lograrse a corto o medio plazo (de 12 a 48 meses).