Ámbito de cumplimiento e innovación

Pocos temas conmueven tanto a los clientes actuales de SAP como el cambio a S/4 Hana. A pesar de todos los problemas iniciales del lanzamiento al mercado y de las continuas críticas de la comunidad SAP, una encuesta en línea a 500 responsables de la toma de decisiones en los países de habla alemana realizada por el Grupo de Usuarios SAP de habla alemana a principios del verano de 2017 muestra que el cambio a S/4 Hana será un gran éxito:

Casi el 64 por ciento de las empresas encuestadas están invirtiendo ahora en S/4 Hana en las variantes en la nube y on-premise. Para 2020, un tercio de los clientes actuales de SAP cambiará a la nueva generación de software de Walldorf y otro 20 por ciento ya está planificando la migración para después de 2020.

Se trata de un megaproyecto que ocupará una parte importante del presupuesto de TI durante varios años y que también tendrá una influencia significativa en la estrategia general de TI de los clientes actuales de SAP. Porque aquí ya no se trata de tal o cual funcionalidad, de tal o cual solución sectorial, sino de cuestiones fundamentales como el modelo óptimo de la arquitectura informática, que debe ser sostenible durante muchos años.

Además, los nuevos requisitos de cumplimiento, en particular el Reglamento General Europeo de Protección de Datos (RGPD de la UE), exigen un nivel de transparencia y documentación hasta ahora desconocido en el tratamiento de datos personales a ambos lados de las cuatro paredes del propio centro de datos.

El almacenamiento a prueba de auditorías de estos datos y la mejor protección posible contra el acceso no autorizado a los mismos ya no son suficientes. Más bien, las empresas deben saber y demostrar en todo momento, prácticamente con sólo pulsar un botón, con qué fin se procesan los datos personales, dónde, cómo y por quién.

Deben poder intervenir en estos procesos en cualquier momento, por ejemplo para cumplir con sus amplias obligaciones de información a las autoridades supervisoras, pero sobre todo a las personas que están detrás de estos datos.

Mientras que en el pasado era importante recopilar datos de la forma más exhaustiva posible y almacenarlos de forma segura, hoy en día los registros de datos que deben conservarse deben reducirse al mínimo y, si es necesario, eliminarse específicamente, a pesar de la necesidad de archivar y realizar copias de seguridad. Los sistemas y archivos heredados sólo ofrecen estas posibilidades en contadas ocasiones. Por lo tanto, también aquí se avecinan conversiones e inversiones considerables. Y el tiempo apremia: A partir del 25 de mayo de 2018, las infracciones del reglamento serán sancionadas.

La cuadratura del círculo

En cierto sentido, la presión para innovar y los nuevos requisitos de cumplimiento plantean a los departamentos de TI la tarea de cuadrar el círculo de alguna manera. Las encuestas lo demuestran una y otra vez: alrededor del 80% de todo el presupuesto de TI se consume en operaciones puramente informáticas, mientras que sólo el 20% está disponible para inversiones en innovaciones.

A menudo, sólo el 70% se gasta en sistemas heredados. En cambio, una división ideal sería del 60% para operaciones de TI y del 40% para innovaciones, y eso de forma permanente (véase la figura). Según la encuesta del DSAG, los presupuestos de TI crecieron una media de casi el 5% en 2017 en comparación con el año anterior.

Pero incluso un aumento tan significativo no será suficiente para proporcionar a los departamentos de TI los recursos financieros que necesitarán para digitalizar sus empresas y sus modelos de negocio.

A la vista de estas cifras, la solución es obvia: el conjunto de costes de explotación de los sistemas heredados debe reducirse de forma permanente. El medio elegido es la consolidación y el desmantelamiento. Gartner también se ha hecho eco de la cuestión y observa a los proveedores cuyas soluciones permiten a las empresas desmantelar los sistemas heredados en su "Cuadrante Mágico para el Archivo de Datos Estructurados y la Retirada de Aplicaciones", actualizado por última vez en junio de 2016.

El punto crucial aquí es que Gartner no quiere que las soluciones correspondientes se entiendan sólo como costes. Por el contrario, la firma de análisis concluye: "El archivo de datos estructurados y la sustitución de aplicaciones pueden dar lugar a una importante rentabilidad de la inversión."

Reduzca los costes operativos de forma permanente

La estandarización y la automatización son requisitos indispensables para que una solución de este tipo para el desmantelamiento de sistemas heredados permita amortizar las inversiones necesarias en un breve periodo de tiempo y garantizar posteriormente unos costes operativos permanentemente más bajos. Éstas son precisamente las características de la solución JiVS de Swiss Data Migration Services AG.

Estas características son el resultado de un gran número de proyectos de migración de datos y desmantelamiento de sistemas heredados. En la práctica, JiVS ha demostrado reducir los costes operativos entre un 80% y un 90% tras el desmantelamiento de los sistemas heredados.

Con el 10-20% restante, se pueden seguir utilizando los datos heredados que deben conservarse por motivos de conformidad, incluida la lógica empresarial de SAP. Es posible archivarlos y seguir utilizándolos con sólo pulsar un botón: los servicios de migración de datos lo denominan historización de datos o "retirada de aplicaciones".

JiVS es una plataforma basada en Java y representa una combinación de tecnología, aplicaciones y metodología estándar. En el corazón de la plataforma JiVS se encuentra la capacidad de separar los datos y la lógica empresarial de los sistemas de origen y de destino.

Al mismo tiempo, esto ofrece una oportunidad única para limpiar los registros de datos existentes y, especialmente, los datos maestros. Precisamente esta limpieza es crucial para el éxito del cambio a S/4 Hana.

Por cierto, esto se aplica igualmente y sin restricciones al cumplimiento de los requisitos de la EU-DSGVO. Esto se debe a que permite a las empresas revelar completamente qué datos personales de ciudadanos de la UE tienen, dónde los almacenan, con qué fines -legítimos- los procesan, si estos datos son correctos y si realmente sólo almacenan los datos que necesitan para estos fines.

Pero, además, JiVS les ofrece la posibilidad de suprimir específicamente los registros de datos que han sido tomados de sistemas heredados dados de baja y archivados. Además, se pueden asignar periodos de conservación a los datos archivados y vivos que garanticen que, por ejemplo, las facturas, que también contienen datos personales, se eliminen de forma irrecuperable y automática una vez transcurrido el periodo de conservación legal.

Si esta supresión automática debe suspenderse, por ejemplo a causa de un litigio en curso, esto también es posible a nivel de los registros de datos individuales. La gestión de la conservación es aquí la palabra clave, y la funcionalidad correspondiente forma parte de la plataforma JiVS (véase la ilustración).

Rose: Migración con éxito a S/4

Un ejemplo actual de migración con éxito a S/4 Hana es el proyecto de la farmacia de venta por correo y mayorista de productos médicos "Zur Rose", con sede en Suiza, que incluye marcas tan conocidas como DocMorris. Con la migración a la nueva generación SAP, la empresa quería unificar su heterogéneo panorama informático y separar los datos heredados de los actuales. Además, los costes operativos debían reducirse de forma permanente.

El beneficio para el cliente: "Resolvemos dos grandes tareas a la vez", afirma Michael Herrmann, director de proyectos de Zur Rose Suisse . "Para nosotros, el punto decisivo era lograr la transferencia depurada de datos de los sistemas heredados al nuevo SAP y, al mismo tiempo, conseguir un archivado conforme a la ley". (Más detalles en el estudio de caso que comienza en la página 58.)

Conclusión

Los clientes de sistemas heredados de SAP se encuentran atrapados en un dilema entre las limitaciones presupuestarias, por un lado, y la presión de la innovación y los requisitos de cumplimiento, por otro. El desmantelamiento de los sistemas y archivos heredados es la forma de salir de este callejón sin salida.

Las plataformas inteligentes como JiVS reducen el número de sistemas SAP operativos y la cantidad de registros de datos que contienen. JiVS crea la libertad financiera necesaria para la nueva generación de software SAP y hace que los entornos informáticos de los clientes existentes sean a prueba de intemperie para los requisitos de cumplimiento actuales y futuros.