Por fin, ¡fuera el papel!

No es un hallazgo nuevo, pero sí muy notable: a las empresas bien posicionadas digitalmente les resulta mucho más fácil continuar con éxito su actividad en tiempos de crisis. El estudio cita el procesamiento automatizado de facturas como ejemplo típico de procesos digitales en ERP.

La recepción y registro automatizados de los documentos de facturación entrantes es un paso importante hacia la digitalización. Pero el camino, pensamos en Tangro, va más allá. Es cierto que la contabilidad suele ser el punto de partida para optimizar los procesos basados en documentos. Pero una mirada más atenta revela un potencial de mejora mucho mayor.

Por ejemplo, cuando nuestro cliente Atlas Copco IAS quiso automatizar el procesamiento de facturas, enseguida se dio cuenta de que la avalancha de documentos de compras y entrada de mercancías también era casi imposible de gestionar manualmente. La empresa, proveedora de innovadoras tecnologías de unión, optó por un enfoque holístico.

Ahora, Tangro no sólo procesa automáticamente las facturas, sino también los albaranes y las confirmaciones de pedido anteriores. Los documentos se reciben por correo postal, fax, correo electrónico o EDI y el software los reconoce automáticamente y los compara con los datos maestros y de transacción de SAP.

Esto ha dado lugar a amplios efectos de optimización: "Hemos acelerado el procesamiento de las confirmaciones de pedido de tres a un minuto. Ahora procesamos los albaranes el doble de rápido que antes.", afirma Maximilian Schröder de Atlas Copco IAS. Los procesos de auditoría precompletados también facilitan el procesamiento de facturas como paso final.

Purchase-to-Pay

La total transparencia y trazabilidad aportan mejoras adicionales en el proceso de compra-pago. Mediante el archivo directo de la transacción, se mantiene a la vista toda la cadena del proceso, desde el pedido hasta la confirmación del mismo, pasando por la recepción de la mercancía y la facturación. Maximilian Schröder concluye: "La automatización del tratamiento de documentos es un paso más hacia la digitalización y la Industria 4.0."

La digitalización puede ir aún más lejos en el proceso de compra-pago. Soluciones inteligentes como Tangro permiten optimizar el proceso de principio a fin. El software ya registra los requisitos electrónicamente y, por tanto, aclara la aprobación y la imputación en una fase temprana. El pedido se crea directamente. De este modo, la parte manual de la tramitación de facturas se reduce aún más, o se elimina por completo, si así se desea. Si el sistema no detecta ninguna desviación del pedido, la factura se contabiliza directamente en segundo plano.

En Tangro también entendemos el holismo tecnológicamente, tal y como propaga el estudio de Bitkom. Tangro está totalmente integrado en SAP Business Suite y SAP S/4 Hana y accede directamente a los datos de SAP. Una gran ventaja también para Atlas Copco IAS.

Otro valor añadido: gracias a la propiedad de integración en SAP, la conversión a S/4 puede llevarse a cabo con poco esfuerzo. De este modo, la transición al soporte integral de procesos con modernización simultánea de la infraestructura de software se realiza sin contratiempos.