Por qué debería seguir a Niki Lauda y evitar el Decreto Nerón

Debido a la complejidad del modelo de licencias de SAP, la gestión de licencias en las empresas suele llevarse a cabo mediante métodos de asignación simplificados, basados, por ejemplo, en las autorizaciones asignadas, el número de transacciones utilizadas, la frecuencia de ejecución de las transacciones o el tipo de uso de las transacciones (visualización, modificación, etc.).

Sin embargo, la asignación de licencias se vuelve absurda si no se corresponde con el uso real.

Si no se tienen en cuenta los cambios, los requisitos de las licencias existentes y actuales se distancian con el tiempo. Sin embargo, es evidente que en la práctica no se produce una adaptación oportuna y completa.

Por lo tanto, es crucial una gestión de licencias ágil y orientada a las circunstancias actuales (Agile & Reality based License Management). Para ello, la asignación de licencias debe adaptarse continuamente a los cambiantes requisitos internos (por ejemplo, fluctuación, cambios de posición) y externos (por ejemplo, cambio de normativa o supresión de tipos de licencia - usuarios profesionales limitados).

La base de esta gestión de licencias son unos análisis oportunos que se implanten como componente fijo en los procesos de la empresa. Se recomiendan análisis fiables basados en software, por ejemplo, RBE Plus Compliance.

Permite una asignación puntual y periódica basada en datos sólidos y objetivos. Los resultados se traducen en un aumento de la precisión de la asignación, el cumplimiento de los requisitos de conformidad, el ahorro de costes y la mejora de la capacidad administrativa.

Dado que el modelo de licencias de SAP se basa en el uso, las licencias deben ajustarse a las actividades reales de los usuarios. De acuerdo con el principio de mínimo privilegio de la asignación de autorizaciones basada en funciones, se aconseja a las empresas que sigan un principio de mínimo privilegio cuando se trate de la gestión de licencias.

Esto significa que se proporcionará a los usuarios la licencia máxima que realmente necesiten:

• Concentración en usuarios activos (licencias basadas en autenticación)
• Alineación con el perfil real de la tarea (concesión de licencias basada en la autorización): La asignación de los tipos de licencia pertinentes debe hacerse de forma que se corresponda con el entorno de la tarea, es decir, con el puesto del empleado.
• Licencias basadas en el uso (LUC): Un análisis debe proporcionar una visión completa del comportamiento real de acceso. Desde el punto de vista de la legislación sobre licencias, el uso se muestra bien mediante el uso directo (licencia de usuario nominativa), en cooperación con funcionalidades de software adicionales (motores) o indirectamente a través de interfaces.
• Adaptación ágil basada en análisis continuos (concesión de licencias basada en análisis): Para establecer un principio de licencia mínima que se corresponda con la realidad empresarial, es necesario un control y ajuste periódicos basados en análisis de uso automatizados.

Los programas informáticos, como una solución ERP, se caracterizan por estar tan imbricados con las empresas y los procesos empresariales a lo largo del tiempo que sólo pueden cambiarse o sustituirse con un mayor esfuerzo.

Con este telón de fondo y sabiendo que existe un altísimo nivel de fidelidad entre las empresas y sus soluciones ERP, conviene seguir el credo negociador de Niki Lauda: No dejar "tierra quemada" (decreto de Nerón) en una negociación.

Prepárese bien y base su posición y sus requisitos en datos objetivos actualizados, por ejemplo, mediante un análisis de cumplimiento del RBE Plus. De este modo, las licencias insuficientes ya se conocen a priori y las licencias excesivas pueden ser una oportunidad de negociación basada en su estrategia corporativa y de TI mediante la conversión y distribución de licencias -por ejemplo, dentro de las Políticas de Ampliación- de forma orientada al futuro.