En tiempo real y con precisión: la IA automatiza los procesos

La IA no es un fin en sí misma. Debe tener un efecto en el que se demuestre que genera enormes ventajas significativas de tiempo y costes y que conduce a la aceleración de la comunicación B2B.

Las empresas deben buscar un caso de uso ideal. Es importante empezar con herramientas concretas de IA disponibles para que los procesos sean más eficaces y eficientes mediante técnicas complementarias útiles.

Las compras operativas, por ejemplo, están predestinadas a ello. La razón es que, en muchos casos, la cadena de procesos sigue siendo predominantemente manual, con muchas actividades propensas a errores.

Existe una gran necesidad de automatización desde el pedido interno hasta la facturación al acreedor. La falta de normas, los problemas de interfaz (interna y externa), la mala calidad de los datos y las entradas incorrectas repercuten en los procesos posteriores de contabilidad y control, producción, almacenamiento y logística.

La satisfacción del cliente se queda en el camino. A menudo, las siguientes actividades siguen realizándose "a mano": Recepción y comprobación de las autodeclaraciones de los proveedores; envío de consultas a los proveedores; obtención de ofertas; envío de pedidos; introducción manual de los pedidos entrantes de los clientes; comprobación, comparación e introducción de las confirmaciones de pedidos entrantes de los proveedores, las notificaciones de envío o los albaranes de entrega, así como las facturas de los proveedores; tratamiento de los anexos a los documentos (planos, certificados, etc.).

La presión es cada vez mayor. El esfuerzo de los procesos operativos manuales aumenta exponencialmente con el número de flujos de documentos o transacciones y el número de proveedores.

Una vez que haya calculado los costes (¡elevados!) en blanco y negro, debería estar muy interesado en automatizar sus actividades operativas, aunque sólo sea por razones de autoprotección.

Se espera, por ejemplo, que las compras contribuyan de forma demostrable a los resultados. Sin embargo, las técnicas "tradicionales" no resuelven el problema. El EDI, el OCR y los portales de proveedores tienen problemas de aceptación. Sencillamente, no pueden ofrecer suficientes ventajas a todas las partes.

Aquí es donde entra en juego la IA. Añade un enorme valor si se demuestra que conduce a la automatización, facilitación y aceleración de la comunicación B2B. Puede apoyar el intercambio de información y, al mismo tiempo, poner en relación los contenidos.

Durante el proceso, imita el comportamiento humano de los participantes en el mismo. En tiempo real, de forma precisa y silenciosa. En las compras operativas, esto se aplica a la extracción de datos, la validación de la información, la comparación de datos e información, así como el tratamiento posterior o la transferencia de la información correcta/limpia a los sistemas posteriores de la empresa.

Cuanto menos tenga que intervenir el comprador "a mano" (¡preferiblemente nada!), mejor. En el ámbito de la estrategia, las exigencias aumentan enormemente. Aquí, la pericia humana (experiencia, anticipación, consideración, toma de decisiones) se está convirtiendo cada vez más en el factor crítico del éxito. La IA crea más tiempo y espacio para ello.

La IA también tiene que aprender. El efecto del aprendizaje aumenta proporcionalmente con los volúmenes de datos suministrados (¡entrenamiento!). Cuanto más complejo, mejor, y cuanto mayor sea el volumen de transacciones, más preciso será el resultado.

Una vez que la IA ha aprendido a leer, puede leer cualquier número de libros en cualquier idioma. Combinación ideal: la IA se "acopla" a una plataforma de software como servicio (SaaS).

Por primera vez se pueden armonizar datos no estructurados en textos libres o documentos como confirmaciones de pedidos y pedidos de clientes. Ya no es necesaria la intervención manual.

Conclusión: Las ventajas de las tecnologías innovadoras deben hacerse accesibles a todos los socios empresariales internos. Sin embargo, los nuevos enfoques también deben argumentarse de cara al exterior.

Se trata de una IA capaz de replicar la forma humana de pensar y trabajar, comprobando, validando, cotejando y procesando documentos y datos, y garantizando una calidad de datos extremadamente alta (¡cercana al 100%!).