Procesos de trabajo basados en funciones

Por tanto, es esencial estandarizar y centralizar la logística. Karl Mayer, fabricante internacional de máquinas textiles, ha ampliado su sistema anterior con una solución basada en SAP para optimizar los procesos controlados por SAP. El Rule Workbench (RWB) y el Role Administration Cockpit (RAC) de GIB, socio de SAP, garantizan desde entonces la mejora de los inventarios y la reducción de los tiempos de procesamiento operativo mediante procesos de trabajo basados en roles.

Desde su fundación en 1937, esta empresa alemana de ingeniería mecánica se ha convertido en un grupo internacional de empresas. En la actualidad, la empresa tiene filiales en Estados Unidos, Inglaterra, India, Italia, Hong Kong, Japón, China, Bangladesh y Suiza.

El crecimiento internacional supuso un reto para los procesos logísticos. No existían normas generales en toda la empresa sobre cómo calcular las existencias de seguridad. Las existencias de seguridad no se comprobaban a intervalos regulares, sino sólo cuando había una solicitud de compra abierta. Los expedidores no organizaban la rutina diaria siguiendo unas directrices uniformes.

"Con esta planificación de las existencias, existía un alto riesgo de que éstas fueran demasiado bajas o demasiado altas y, por tanto, de que se produjeran retrasos en la producción.", recuerda Sonja Meyrose, jefa del departamento de gestión de materiales de Karl Mayer. El objetivo: estructurar la rutina diaria de los programadores y optimizar la planificación del inventario.

"Teníamos claro que necesitábamos una solución uniforme en la empresa para estructurar mejor la rutina diaria de los expedidores y hacer así más eficiente el trabajo. Los nuevos recursos de tiempo ganados pueden utilizarse, por ejemplo, para planificar las existencias de seguridad de forma más profesional, también con un software", dice Meyrose sobre la situación inicial.

Como ya llevaban varios años trabajando con éxito con los módulos GIB Operations y Controlling, eligieron al mismo desarrollador. El socio de SAP se ha especializado en la optimización de procesos logísticos y los módulos Rule Workbench (RWB) y Role Administration Cockpit (RAC) debían utilizarse como solución complementaria para optimizar los procesos del departamento de logística.

Sólo pasaron seis meses desde el inicio del proyecto hasta la puesta en marcha en los emplazamientos. Aparte de algunos ajustes, la implantación se desarrolló sin problemas. En la actualidad, unos 100 usuarios trabajan con Operaciones, Controlling y RAC en todas las sedes del mundo. Actualmente, RWB sólo se utiliza en Alemania. Está prevista su implantación en China.

Los usuarios se mostraron positivamente sorprendidos por la facilidad de uso de los módulos. El uso es casi autoexplicativo, por lo que el tiempo de formación para el navegador de actividades fue de aproximadamente medio día. Las operaciones son un poco más intensivas, y requieren de uno a dos días de instrucción, para que los empleados también puedan utilizar esta solución. En el extranjero, la formación se impartió in situ o por videoconferencia.

La introducción ha tenido efectos positivos en los flujos de trabajo internos. El Role Administration Cockpit elimina las búsquedas y la navegación en el sistema SAP y permite realizar las tareas en un tiempo récord. El RAC oculta las funciones no utilizadas, lo que facilita la navegación por el sistema. Las tareas que se repiten con regularidad deben planificarse una vez, como con un organizador electrónico, para que el usuario pueda ver todas las tareas pendientes en la pantalla personalizada, a la que se puede acceder con un doble clic.

Una gran ventaja para el día a día, según Meyrose: "La creación de normas uniformes en la programación aporta mucha transparencia, una cierta intercambiabilidad en caso de enfermedad o vacaciones y, sobre todo, facilita el quehacer diario, ya que cada programador tiene claro qué actividades debe realizar."

La planificación del inventario también ha mejorado notablemente, sobre todo en lo que respecta a la visualización de las piezas que faltan, que se ha transferido por completo de Excel a GIB. El uso uniforme de los módulos en todas las ubicaciones ha aumentado considerablemente la transparencia en la programación, ya que los programadores pueden ahora obtener una visión general de las existencias en todo el grupo y, por tanto, también optimizarlas mejor. "No querríamos prescindir de los nuevos módulos, porque ahora los expedidores pueden trabajar de forma mucho más organizada. El éxito se nota en todos los ámbitos", resume Sonja Meyrose.