Año nuevo - retos recurrentes

La decisión de utilizar un software empresarial integral como SAP como solución de digitalización es siempre una decisión fundamental con consecuencias de gran alcance: Las empresas se atan a sí mismas con el esfuerzo y el coste de la implementación y las personalizaciones individuales. Si el fabricante introduce cambios en el software o en el modelo de licencia, los clientes no tienen más remedio que aceptarlos, ya que un cambio suele suponer un esfuerzo desproporcionado y unos costes considerables.

Contrariamente a lo que se suele esperar, la introducción de SAP no suele ser un proyecto puntual para las empresas: los módulos del software que se basan unos en otros permiten una ampliación y adaptación continuas a los procesos empresariales cambiantes, pero también una expansión de la transformación digital a áreas empresariales o socios comerciales adicionales.

Sin embargo, la adaptación sucesiva de SAP a las nuevas situaciones es una moneda con dos caras. A largo plazo, las mejoras de SAP suelen ser complejas y costosas: al revisar y renovar periódicamente el software, SAP prescribe en cierta medida los ajustes necesarios y establece un marco con sus modelos de licencia y sus cambios. Sin embargo, no es infrecuente que el cliente se enfrente también a obstáculos económicos como consecuencia de ello. En este artículo examinamos los problemas actuales en torno a la concesión de licencias SAP y el diseño de contratos. Se pueden resumir bajo los epígrafes de coste, cumplimiento y nube. También plantean retos particulares los nuevos caminos que SAP está mostrando a sus clientes con S/4 Hana y, más recientemente, con "Rise with SAP". También examinamos los riesgos asociados, pero también el potencial con respecto al diseño de licencias y contratos.

Gestión de costes

Evite las trampas de los costes y negocie la flexibilidad y las condiciones de forma óptima: También para las empresas, mirar al futuro se caracteriza por innumerables imponderables. Por regla general, el desarrollo económico sólo puede predecirse hasta cierto punto. La pandemia corona ha demostrado una vez más que las condiciones marco empresariales pueden cambiar literalmente de forma fundamental de un día para otro. Al mismo tiempo, la aplicación estratégica de la transformación digital exige prácticamente una planificación a largo plazo y fiable. Debido a esta contradicción, también surgen una y otra vez grandes retos para los clientes de SAP. 

Si los proyectos de innovación previstos no pueden realizarse o tienen que interrumpirse o incluso suspenderse, esto tiene consecuencias económicas negativas para una empresa y su desarrollo.

En estos casos, los presupuestos para licencias y contratos SAP son factores de coste centrales. Aquí se trata de una cuestión de planificación: las ampliaciones, tanto en lo que respecta al alcance del uso del software como al número de usuarios, requieren un ajuste de las licencias, por lo que una reducción en particular no suele ser posible y menos a corto plazo. Además, los ajustes de las condiciones de licencia o los cambios de producto, como el creciente paso de soluciones locales a aplicaciones en la nube, también exigen que los clientes de SAP tomen decisiones fundamentales para el futuro.

Las negociaciones contractuales con SAP deben prepararse cuidadosamente: por ejemplo, deben tenerse en cuenta los desarrollos futuros previsibles a la hora de determinar el alcance de las negociaciones y deben agruparse los requisitos para conseguir mejores condiciones de compra. Recuerde siempre asegurarse los derechos de configuración o, si es posible, intercambiar derechos por licencias que ya no serán necesarias en el futuro. 

Además, es importante conocer la situación jurídica actual antes de entablar negociaciones. Las licencias "antiguas" suelen tener derechos más favorables que las licencias con la misma redacción que se adquirieron más recientemente. Por ejemplo, las licencias de usuario profesional de los primeros contratos también tienen derechos de desarrollador. También puede haber acuerdos especiales de contratos antiguos que sean ventajosos para usted. Por lo tanto, los contratos con licencias antiguas no deben abandonarse sin un análisis detallado. Por último, pero no por ello menos importante, antes de iniciar las negociaciones debería realizarse un inventario en forma de estudio de prueba interno. Como cliente de SAP, es de vital importancia poder estimar sus propias necesidades con la mayor antelación posible y vigilar con precisión el uso concreto. Sólo así podrá evitar costes permanentes innecesarios, así como un proverbial "duro despertar" en el transcurso de una medición anual del sistema SAP o de una auditoría por parte de SAP.

Garantice su cumplimiento de la forma más rentable: En un conjunto de normas compuesto por condiciones generales, así como por listas de precios y condiciones (PKL), que ahora se actualizan trimestralmente, SAP define el tipo y la medida en que el uso de su software está cubierto por la compra de una licencia. Desgraciadamente, estas definiciones no suelen ser unívocas, sino que dependen de la normativa aplicable en el momento de adquirir la licencia, así como de otros acuerdos contractuales que haya podido celebrar al respecto.

Cumplimiento

Para garantizar que el tipo y el alcance de las licencias adquiridas se corresponden permanentemente con el uso individual, es decir, que se mantiene la conformidad, los clientes están obligados a comprobar el uso del software en el marco de las mediciones anuales del sistema y a informar de ello a SAP. Para ello, se miden los datos del usuario y del motor, complementados con valores de autodeclaración en caso necesario, y se transmiten a SAP. Esto incluye también el llamado "uso indirecto", es decir, el acceso (sujeto a licencia) de sistemas o usuarios externos no pertenecientes a SAP al núcleo digital de SAP. En los últimos años, SAP ha afinado cada vez más los instrumentos para reconocer y evaluar estos accesos. Cabe suponer que la determinación del uso indirecto con ayuda de las herramientas correspondientes, como el Pasaporte Digital, pasará tarde o temprano a formar parte de la medición anual.

Por otro lado, con la licencia basada en documentos Digital Access, SAP ofrece desde 2018 un modelo con cuya ayuda se puede licenciar el acceso de aplicaciones ajenas a SAP al Digital Core de SAP como alternativa a los modelos anteriores. Si SAP sospecha que no se está cumpliendo con lo acordado, el uso real puede ser comprobado por el Equipo Global de Auditoría y Cumplimiento de SAP (GLAC) como parte de una auditoría de licencias de software. A menudo, esto da lugar a que los clientes tengan que volver a obtener licencias costosas.

Como es lógico, SAP se esfuerza por mejorar continuamente la precisión y el alcance de este estudio de uso. Con nuevos sistemas de análisis en constante evolución, SAP es cada vez más eficaz a la hora de identificar desviaciones de los términos de la licencia.

Computación en nube

¿Primero la nube? ¡Pero que sea bien pensada! Con el traslado de datos y aplicaciones a la nube, los proveedores de software y los usuarios están dando el siguiente paso lógico en la digitalización. La demanda de soluciones móviles disponibles desde cualquier lugar no deja de crecer. Las soluciones tradicionales in situ se están quedando obsoletas. 

Así que no es de extrañar que SAP también se esté pasando cada vez más a la nube. Para los clientes, existe una estricta separación contractual entre las dos variantes, nube y on-premises. Los modelos de licencia que se ofrecen conocen o bien sólo nube o sólo on-premises. No existen formas mixtas que ofrezcan a los clientes ambas opciones con un solo contrato. Esto significa que las empresas tienen que decidir entre las dos variantes y/o adquirir ambas. Está claro que SAP se está centrando casi exclusivamente en la nube a largo plazo y ya no ofrece muchos productos como variantes locales.

Para muchas empresas, el paso a la nube es un paso asociado al esfuerzo y aún más a la incertidumbre. Ya la determinación de las necesidades individuales a lo largo del periodo contractual y los detalles del diseño del contrato plantean retos que solo pueden dominarse con una buena preparación.

Las aplicaciones en nube tienen la ventaja para los clientes de que no tienen que gestionar su propia infraestructura con tecnología y personal. Por otro lado, sin embargo, surgen nuevas dependencias. Por ejemplo, una vez acordadas contractualmente las condiciones y cantidades de compra no pueden reducirse antes de que finalice el contrato, y los baremos de cantidades más favorables no se aplican en caso de uso adicional no planificado. Lo mismo se aplica a los cambios de productos y métricas durante la vigencia del contrato. Con la política de ampliación a la nube, SAP ofrece la opción de eliminar las licencias anteriores del mantenimiento para una serie de aplicaciones que se van a trasladar a la nube. Sin embargo, esto debe especificarse antes de formalizar el contrato; no es posible ejercer esta opción posteriormente.

Para poder utilizar las aplicaciones en la nube con sensatez, determinación y a un coste óptimo, antes de celebrar un contrato es indispensable realizar un análisis preciso de las necesidades y una comparación de los requisitos individuales con las posibilidades de las aplicaciones SAP en la nube. Dado que los contratos en la nube suelen celebrarse durante un periodo de tiempo más largo -aunque sólo sea por las condiciones más favorables-, también debería realizarse una evaluación de la evolución previsible de la demanda durante todo el periodo de vigencia del contrato.

Desafío: S/4 Hana

Además de los costes, el cumplimiento y la nube, el tema de SAP S/4 Hana también supone un reto para los clientes de SAP de toda la vida. Durante varios años, SAP ha estado rediseñando y reestructurando intensamente su oferta. La constante evolución del software dio lugar finalmente a la introducción de S/4 como sucesor de Business Suite. Al mismo tiempo, se anunció el fin del mantenimiento general de Business Suite. Aunque esta decisión se pospuso, la migración se presenta como inevitable para los clientes a medio plazo. 

También se producen gastos adicionales por el hecho de que S/4 funciona exclusivamente con la base de datos Hana propia de SAP. Durante la migración y el funcionamiento en paralelo, sigue habiendo costes por las licencias de la base de datos anterior.

En general, muchos usuarios de versiones de software más antiguas asumen un esfuerzo desproporcionadamente alto. Les resulta difícil evaluar el impacto de un cambio de contrato necesario y cómo debe diseñarse. En este contexto, los responsables deberían examinar seriamente las posibilidades y oportunidades que se les ofrecen con S/4, también desde el punto de vista de las licencias. 

Así, mediante una conversión de contrato, toda la cartera de licencias puede reestructurarse y convertirse al nuevo modelo de licencia, lo que puede dar lugar a interesantes oportunidades de optimización de costes. Además de que la mayoría de los paquetes ya no requieren licencias de usuario adicionales, cabe destacar que los derechos de los tipos de usuario más baratos se han ampliado considerablemente. En el caso de una conversión de contrato, los tipos de usuario significativamente más baratos "Uso funcional" o "Uso de productividad" pueden así utilizarse en muchos casos - por supuesto, un análisis preciso del uso debe preceder a esto para no experimentar ninguna sorpresa más tarde.

Por otro lado, puede tener sentido trasladar las licencias existentes (y los derechos de uso asociados) al nuevo mundo S/4 en forma de "conversión de producto", sobre todo si las licencias y contratos existentes anteriormente contienen derechos de uso favorables o acuerdos especiales que ya están adaptados de forma óptima a las necesidades de la empresa. 

Por lo tanto, es absolutamente necesario un examen profesional intensivo de la concesión de licencias de SAP S/4 Hana con el trasfondo de la propia situación y el desarrollo ulterior de la empresa. Además, en el curso de la migración a S/4, el paso a la nube suele ser el centro de los cambios.

Ascender con SAP

¿Todo en la nube? Desde principios de 2021, SAP ofrece a sus clientes una nueva forma de transformación en la nube en forma de paquete completo con Rise with SAP. A diferencia de las ofertas en la nube anteriores de SAP, que solo abordaban soluciones de problemas individuales, Rise ofrece un cambio de todo el software ERP a la nube como software como servicio: si antes el cliente tenía que comprar las licencias de su software ERP, Rise with SAP es un modelo de suscripción puro. El cliente pasa prácticamente de propietario a inquilino.

Esto conlleva ventajas e inconvenientes: SAP destaca la reducción de costes y la flexibilidad del modelo también desde el punto de vista de las licencias, ya que el cliente no tiene que comprometerse desde el principio a una distribución específica de licencias para un uso concreto. El cliente puede optar por la Public Cloud Edition o la Private Cloud Edition. Esta última puede adaptarse con mayor flexibilidad, mientras que la Public Cloud Edition ofrece estándares basados en modelos de mejores prácticas. Para el uso de ambas ediciones, el cliente adquiere, entre otras cosas, Equivalentes de Uso Completo (FUE), que pueden distribuirse de forma flexible a los distintos tipos de uso. 

No obstante, las restricciones típicas de los contratos en nube de SAP también tienen efecto sobre el Rise: No es posible una reducción del alcance de los servicios (y, por tanto, de los costes de explotación) durante la vigencia del contrato, y las ampliaciones posteriores del alcance que no se hubieran acordado ya al celebrar el contrato no tienen ningún efecto sobre el descuento. Por lo tanto, también en este caso es aconsejable que el cliente tenga claras sus necesidades y el desarrollo de su negocio antes de firmar el contrato. Por cierto, Rise también ofrece la posibilidad de deshacerse de antiguos lastres a través de la Política de Ampliación de la Nube, pero, de nuevo, sólo antes de concluir el contrato.

Consultoría SAP SAM

Identificar los riesgos a tiempo, evitar los peligros, aprovechar las oportunidades: Las tres grandes C, así como S/4 y Rise, plantean a las empresas retos que en muchos casos no pueden superar por sí solas. HiSolutions lleva más de 20 años ayudando a las empresas a establecer y organizar una gestión profesional de licencias y activos de software (SAM). Los expertos en licencias SAP de HiSolutions, con muchos años de experiencia, ya han asesorado con éxito a muchas empresas de casi todos los sectores, desde medianas empresas hasta grandes corporaciones, así como al sector público, en todas las cuestiones relacionadas con la optimización de licencias SAP. En talleres de descubrimiento gratuitos y con la ayuda de análisis y consultoría individuales, los expertos de HiSolutions desarrollan estrategias y conceptos adecuados junto con y para sus clientes. Se optimizan las licencias y el mantenimiento, así como los contratos en la nube. A menudo, los proyectos de innovación pueden financiarse de este modo, incluso sin presupuesto adicional.

Mediante análisis proactivos periódicos, parcialmente automatizados o asistidos por herramientas, HiSolutions prepara a los clientes de SAP específicamente para la medición anual del sistema. De este modo, las empresas pueden reconocer deficiencias en una fase temprana, tomar contramedidas específicas y evitar auditorías de licencias. Mediante las herramientas SAP SAM, cuya selección, introducción y optimización acompaña HiSolutions, se pueden desarrollar más potenciales de optimización en caso necesario.

Además, los expertos en licencias de SAP ayudan a su empresa a seleccionar la oferta en la nube de SAP adecuada. Basándose en el análisis de los requisitos y el asesoramiento en profundidad sobre contratos, condiciones y opciones, HiSolutions permite desarrollar una estrategia de licencias adaptada de forma óptima a las necesidades individuales de la empresa. También se suele conseguir un ahorro de costes con SAP S/4 Hana y Rise with SAP, gracias al asesoramiento independiente y al apoyo en las negociaciones contractuales. Por último, pero no menos importante, HiSolutions también ofrece a sus clientes consultoría profesional de licencias SAP, así como la implementación de la medición periódica del sistema como un servicio externo personalizado.