S/4 Finanzas @ Azure

Alegri International Group es una de las grandes consultoras de TI para Microsoft y SAP, Servicios Gestionados e Internet de las Cosas en la comunidad SAP de habla alemana. Ahora la empresa se propuso un reto: crear un sistema de contabilidad financiera y elaboración de informes para el futuro.

El sistema heredado que se utilizaba anteriormente ya no cumplía los requisitos cada vez mayores de un grupo internacional. Ahora se necesitaba un sistema de información que pudiera presentar las diferentes sociedades en los distintos países, así como los centros de costes y de beneficios individuales con la granularidad necesaria.

Debido a la agilidad cada vez mayor de la actividad de asesoramiento, también había una necesidad urgente de informes ad hoc.

"Para optimizar los flujos financieros y poder ofrecer en todo momento una previsión resistente de cara al futuro, los tradicionales estados financieros mensuales ya no eran suficientes"

explica Gregor Emhart, Director Financiero del Grupo Alegri International. La solución: la introducción de S/4 Finance.

Debido a la experiencia de SAP disponible internamente, la asociación con SAP y la funcionalidad aconsejada por SAP, Alegri optó por el nuevo S/4 Finance tras un proceso de selección en otoño de 2015.

"Si íbamos a pasar de un sistema heredado a un sistema ERP moderno, también queríamos iniciar el proyecto con la última versión de SAP".

afirma el Director Financiero, Gregor Emhart.

"Ante todo, me interesaba la posibilidad de reducir el plazo de cierre".

Otra ventaja es la armonización entre FI y CO y, por tanto, una conciliación significativamente simplificada y reducida entre estas áreas. Alegri quería establecer esta ventaja de inmediato durante la nueva implementación de S/4 Finance, para que el back office de Alegri pueda beneficiarse inmediatamente de la mayor eficiencia.

"Tenemos una configuración muy ajustada y, por tanto, una alta productividad es esencial para nosotros".

Gregor Emhart continúa.

Dado que Alegri estaba implantando S/4 Finance por primera vez, los procesos pudieron introducirse en consecuencia. En este caso, Alegri tenía ventaja sobre un cliente SAP existente, en el que primero había que convertir y formar los procesos correspondientes.

Tras una breve e intensa fase de anteproyecto, se definieron las características básicas de los procesos y pudo comenzar la implantación. En este caso, se optó por el enfoque en la nube con Microsoft Azure debido a los muchos años de experiencia y cooperación con Microsoft. Alegri es una de las primeras empresas del mundo en utilizar con éxito esta combinación.

La base de datos Hana se ejecuta en servidores virtualizados con Suse SLES para SAP, los servidores de aplicaciones y el Solution Manager en un servidor con Microsoft Windows Server.

La cooperación de los sistemas no se vio afectada por los distintos sistemas operativos. Por supuesto, había que disponer de conocimientos técnicos de ambos sistemas operativos para las actividades administrativas que se producían de vez en cuando.

Dado que Alegri cuenta con experiencia interna en Microsoft y SAP, esto no supuso ningún problema. Hana demostró ser una base de datos robusta y de bajo mantenimiento, y algunos informes ejemplares pudieron demostrar su rendimiento de forma impresionante.

"La idea inicial de que seguiríamos necesitando un almacén de datos para las evaluaciones se desvaneció de inmediato. Aunque la cantidad de datos aumentará con el tiempo, estas evaluaciones son lo suficientemente eficaces como para proporcionarme datos en muy poco tiempo, algo que con nuestro antiguo sistema recibía de un día para otro en el mejor de los casos".

Gregor Emhart lo explica mejor.

Lo que también impresiona es que los cambios en los informes pueden aplicarse inmediatamente y no hay que tener en cuenta procesos ETL.

"Desde la conversión a S/4 Finanzas, tengo total transparencia en Controlling con solo pulsar un botón. La dirección puede tomar decisiones más rápidamente basándose en información oportuna. Además, también puedo afrontar la próxima auditoría con tranquilidad."

Gregor Emhart resume el proyecto interno.