Gestión de datos maestros SAP: automatizada y eficaz

Para lograrlo, se recomienda el uso de software para la gestión de datos de aplicaciones (ADM). El clou aquí es que los propios departamentos son los usuarios y, por tanto, siguen siendo los dueños de sus datos.

Los datos se perciben desde hace tiempo como activos estratégicos, pero por lo general aún no se tratan como tales. No sólo hay que mejorar constantemente la calidad de los datos, sino que también hay que tener en cuenta su volumen, que suele crecer exponencialmente con el tamaño de la empresa. Si no se optimizan los procesos en consecuencia, la competitividad -y, por tanto, el éxito empresarial- se resiente. Los datos críticos para el negocio, en particular, deben ponerse en el punto de mira. Una gran parte de ellos son los datos maestros. La mayor parte de ellos se generan y/o modifican en los departamentos empresariales. Incluyen, por ejemplo, información sobre nuevos materiales o artículos, así como deudores y acreedores, datos de proveedores, clientes y personal, y condiciones de precios.

Entonces, ¿por qué hacer que el departamento empresarial prepare estas creaciones y modificaciones de datos maestros de forma engorrosa y en gran medida manual, que luego, a su vez, el departamento informático introduce en SAP manualmente o con ayuda de herramientas técnicas? Esto no sólo puede dar lugar a errores costosos en los procesos posteriores, sino también a una baja productividad y a informes incorrectos. Es más óptimo que sean los propios departamentos especializados los que cierren la brecha, de forma automática y sin conocimientos de programación SAP. A continuación se describe cómo pueden superarse los mayores retos asociados a esta cuestión.

Acelerar los procesos de datos maestros

Los procesos de datos maestros lentos y manuales pueden inhibir procesos clave como los pedidos, el mantenimiento de activos, la introducción de nuevos productos y las operaciones de la cadena de suministro. Sin embargo, la automatización de estos procesos siempre ha estado en manos de recursos informáticos especializados, que a menudo ya estaban sobrecargados de todos modos.

Hoy en día, los profesionales que sin duda conocen mejor sus procesos y datos pueden reducir la duración de los ciclos en un 50% o más utilizando un software diseñado específicamente para ellos. Las soluciones están integradas en libros de trabajo basados en Microsoft Excel o en formularios web, lo que elimina la introducción manual de datos a través de la interfaz gráfica de SAP. De este modo, optimizan la gestión de datos maestros para todo tipo de objetos, y no sólo para los "cuatro grandes", es decir, los datos de materiales, clientes, proveedores y financieros.

Reducir los duplicados

Los registros maestros duplicados causan una serie de problemas posteriores e informes inexactos. Se pueden evitar nuevos duplicados permitiendo a los agentes buscar registros existentes a través de formularios web antes de crear otros nuevos. Los usuarios empresariales también pueden marcar los registros duplicados existentes para su eliminación basándose en Excel, limpiando así sus propios datos y mejorando las operaciones empresariales.

Aplique los procedimientos y las normas empresariales de forma coherente

Si los datos maestros se mantienen manualmente, a menudo los procedimientos y las normas empresariales sólo se aplican de forma incoherente. Esto da lugar a una mala calidad de los datos y a riesgos empresariales innecesarios.

Sin embargo, con una solución basada en formularios y flujos de trabajo, pueden establecerse controles formales para la recopilación y publicación de datos que no pueden eludirse. Asimismo, pueden incorporarse reglas empresariales detalladas para evitar que los datos no se recojan y, por tanto, falten. Para ello, los campos obligatorios se crean en el formulario -sin tener que preverlos en el sistema SAP-, los formatos de los datos se estandarizan y los datos se mejoran utilizando servicios web de terceros para la validación de direcciones o informes de crédito, por ejemplo. La documentación como los formularios de exención fiscal o los informes de crédito también pueden almacenarse en el proceso de flujo de trabajo, junto con los campos de datos SAP que se rellenan como parte del proceso de creación de datos maestros.

Más información sobre el estado de las solicitudes de datos maestros

En el mundo manual, no es fácil hacer un seguimiento del estado de una solicitud de datos maestros. Las buenas soluciones de flujo de trabajo garantizan que se notifique o recuerde automáticamente a los agentes las tareas vencidas o atrasadas mediante notificaciones por correo electrónico o formularios de recopilación de datos.

Medir el rendimiento y optimizar los procesos

¿Es posible determinar con exactitud cuánto tiempo se tarda en completar una solicitud de datos maestros o si se han cumplido los acuerdos de nivel de servicio (SLA)? Probablemente no con procesos manuales. Pero la mayoría de las soluciones de gestión de datos maestros supervisan automáticamente las métricas de rendimiento clave, como el ahorro de tiempo, los tiempos de respuesta, las tasas de error de los datos y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) (véase la figura). Los cuadros de mando u otras funciones de elaboración de informes ayudan a identificar y resolver los cuellos de botella de los procesos y los problemas de calidad de los datos.

Hoy en día, gracias al software de empresas como Winshuttle, los usuarios empresariales tienen la oportunidad de superar sus retos más acuciantes en torno a los datos maestros, acelerar los procesos y mejorar significativamente la calidad de los datos. Todo ello tiene un efecto duradero en el negocio. El siguiente estudio de caso ilustra cómo y que funciona esto en la práctica.

La normalización vence a las soluciones aisladas

Hamberger Industriewerke GmbH confía desde 2012 en la gestión de datos de aplicaciones (ADM) de Winshuttle y, con ello, en los procesos automatizados de la gestión de datos SAP. De este modo, la empresa minimiza los procesos manuales propensos a errores y que consumen mucho tiempo y se beneficia de procesos completamente digitales y de una alta calidad de los datos.

Para que los datos constituyan una base válida para la toma de decisiones, huelga decir que deben estar siempre actualizados y completos. Cuanto mayor sea el stock de datos, más importante es contar con una gestión profesional de los mismos basada en un software moderno. Y si una empresa opera a nivel mundial, esto es prácticamente una obligación.

Hamberger Industriewerke GmbH, con sede en Stephanskirchen, cerca de Rosenheim, también se toma a pecho este enfoque. Con 2700 empleados en todo el mundo, Hamberger alcanza una facturación anual de unos 325 millones de euros. El fabricante de revestimientos de suelos y asientos de inodoro concede gran importancia a la alta calidad de los datos. Por este motivo, ya en 2012 comenzó a automatizar la gestión de datos con ayuda del software Winshuttle.

Creación y mantenimiento de datos maestros para miles de registros de datos

Debido a las exigencias del mercado, cada año había que crear un número de material de cuatro cifras. El número de características que había que mantener crecía constantemente, por ejemplo debido a la creciente importancia del comercio en línea. Además, debido a la expansión, hubo que crear y mantener de nuevo los datos maestros y los registros de condiciones de un gran número de clientes. En el caso de adquisiciones exitosas de nuevas cadenas de sucursales con cientos de ubicaciones, a menudo ya no era posible crear manualmente los datos en el momento oportuno, tal y como exigía el departamento de ventas. "Hasta entonces, nuestros empleados habían introducido laboriosamente todos estos datos de forma manual en el sistema SAP ERP que utilizamos. Los departamentos habían transmitido el contenido necesario a los compañeros responsables a través de archivos Excel o incluso en papel", describe el procedimiento Harald Dechant, arquitecto de DataWarehouse.

La tasa de error y el esfuerzo de control y corrección eran correspondientemente elevados, y aumentaban en paralelo con el volumen de datos. "Por ejemplo, una introducción incorrecta de precios en procesos de pedidos totalmente electrónicos podía acarrear elevados costes adicionales", afirma Dechant. Dado que el volumen de datos seguirá creciendo a medida que avance la digitalización, se recomendó un nuevo enfoque apoyado en las TI.

Hamberger tenía ideas definidas sobre una solución de software que debía cumplir los siguientes requisitos:

• Aceleración y simplificación de los procesos anteriores
• Gestión más sencilla del creciente volumen de datos
• Menor dependencia de consultores externos encargados de personalizar los flujos de trabajo
• Estandarización de procesos y reducción de soluciones aisladas para aplicaciones individuales o divisiones de la empresa.

Procesos automatizados en la gestión de datos

Hamberger encontró lo que buscaba en un primer paso en 2012 con "Winshuttle Studio". El software basado en Microsoft Excel se utiliza para la recopilación, cumplimentación y validación automatizadas de datos, así como para su transferencia a y desde SAP. El departamento informático interno lo instaló y estuvo listo para su uso en pocas horas. El funcionamiento es intuitivo, por lo que no fue necesaria ninguna formación para los usuarios clave y aprendieron a utilizar la herramienta principalmente de forma autodidacta. Además, los tutoriales en línea, la página de soporte y, en casos individuales, los empleados de la línea directa del fabricante ADM fueron de gran ayuda.

"En 2018, nos enfrentamos al reto de establecer un flujo de trabajo para el sistema maestro de materiales", añade Manfred Zacherl, administrador del módulo SAP. "Para ello, solicitamos ofertas a los proveedores correspondientes, pero también en este caso Winshuttle acabó ganando la carrera con su plataforma 'Foundation Enterprise'". Cita la excelente facilidad de uso, la gama de funciones significativamente más amplia y la conexión sin interfaz con SAP como motivos de la selección. Además, la herramienta es adecuada para todas las transacciones de SAP en todos los módulos con una interfaz GUI, mientras que otras soluciones de flujo de trabajo suelen estar limitadas a un módulo o incluso a una transacción.

La plataforma, incluido el entorno de desarrollo y producción, se implantó en noviembre de 2018 en pocos días gracias al trabajo en equipo entre el soporte del fabricante y los propios administradores de la base informática de la empresa. Permite automatizar todos los procesos relacionados con SAP mediante flujos de trabajo configurables. Apoyándose en conjuntos de reglas, los distintos departamentos pueden validar y aprobar las entradas antes de que pasen a SAP. En muchos casos, el contenido de los campos se rellena incluso automáticamente en segundo plano gracias a la lógica del software. De este modo se optimiza la calidad de los datos y se maximiza el rendimiento de la inversión en SAP. Los usuarios clave recibieron formación sobre el uso del sistema en un taller de tres días y desde entonces han sido capaces de resolver los problemas casi siempre por sí mismos.

Conclusión: Procesos fuertemente acelerados

Hamberger utiliza ambas herramientas para todas las tareas de mantenimiento en masa. Por un lado, esto incluye el mantenimiento de -en vista de la amplia gama de productos- amplios registros de estado específicos de cada cliente, cambios en el maestro de materiales y la creación y mantenimiento en masa de los datos maestros de los clientes. Esto último incluye también los datos de los nuevos clientes, que se ponen a disposición electrónicamente. Además, se han automatizado procesos completos de varias transacciones. Por ejemplo, la creación de pedidos, albaranes y facturas puede activarse con una única plantilla de Winshuttle en el caso de las promociones de cadenas de tiendas. También resulta muy ventajosa la posibilidad de crear características y ratios al introducir el almacén de datos SAP BW/4HANA. La plataforma también ofrece un valioso apoyo para la replicación de contenidos desde SAP R/3 como parte del cambio previsto a S/4HANA.

En general, los empleados están muy satisfechos con la nueva forma de trabajar. En particular, el funcionamiento basado en Excel, comparativamente sencillo, también es valorado positivamente por los departamentos especializados. Los procesos basados en TI en lugar de las tareas manuales y monótonas encuentran un alto nivel de aceptación, especialmente entre los jóvenes profesionales.

Harald Dechant resume las ventajas de la solución de la siguiente manera. "Ahora nos beneficiamos de procesos muy acelerados gracias al principio de 'a la primera'. También hemos podido crear más contenido de trabajo de valor añadido y utilizar así de forma más sensata el tiempo de trabajo ganado gracias a la automatización. La gestión de datos en nuestra empresa ha experimentado una expansión masiva hacia un sistema de gestión de información de productos (PIM), con todo el contenido necesario y deseado consolidado en una plataforma." De este modo, Hamberger ha podido sustituir la economía del papel y de los resguardos y está en proceso de establecer procesos completamente digitales. En combinación con SAP BW/4HANA como medio de salida, el control, la corrección y la finalización de los datos pueden llevarse a cabo lo más rápidamente posible.

Basándose en la experiencia positiva, la empresa planea utilizar la solución de flujo de trabajo "Foundation" a largo plazo para implementar una amplia gama de requisitos en todas las áreas de la empresa. En el transcurso de la misma, el software será utilizado por unos 200 usuarios.

Hamberger ofrecerá una presentación sobre el uso del software Winshuttle en el Congreso Anual de la DSAG en el Centro de Convenciones de Núremberg (NCC) el 18 de septiembre de 2019 de 17.45 a 18.30 horas.