SuccessFactors no es sólo una aplicación...

Tomando como ejemplo la solución en la nube SAP HR SuccessFactors, se puede observar lo siguiente una y otra vez: A los sitios web y materiales informativos orientados a la venta les gusta prometer bajos esfuerzos de implementación, fácil usabilidad y escenarios de integración "por defecto".

En cambio, los informes de experiencias concretas de jefes de proyecto y usuarios de sistemas señalan que a veces se subestiman gravemente los esfuerzos y los tiempos de ejecución de los proyectos. ¿Cómo se produce esta discrepancia? ¿Están los folletos demasiado glosados? ¿La solución aún no está totalmente desarrollada?

Mientras tanto, los actores globales también confían en SuccessFactors. Estas empresas mapean con éxito procesos complejos para varios miles de empleados y ubicaciones internacionales con la solución en la nube.

Por otra parte, también observamos que en los proyectos de implantación de SuccessFactors situaciones reales comparables pueden provocar dificultades en el transcurso del proyecto.

La empresa cuenta con una infraestructura de TI desarrollada que consta de soluciones SAP y no SAP, y en algunos casos ya se utilizan aplicaciones en la nube. Los procesos que hay que cartografiar no están definidos o solo lo están parcialmente. Existen soluciones alternativas y canales locales aislados, como tablas de Excel o formularios en papel.

Una vez tomada la decisión de pasar a la nube con SAP SuccessFactors, los proyectos siguen su curso, empezando por una fase de alcance y diseño. El objetivo es mapear los procesos existentes.

Y ésta es precisamente la razón por la que las dificultades mencionadas se documentan en los informes de campo. Porque SAP SuccessFactors, como solución "lista para usar", se basa en especificaciones de procesos genéricas del sistema, directrices y funciones claramente definidas.

A diferencia de un sistema ERP SAP clásico, una aplicación en la nube tampoco ofrece la posibilidad de modificar el sistema en profundidad mediante programación. SuccessFactors se parece más a un kit de construcción modular que ofrece posibilidades de personalización (por ejemplo, a través de los complementos ofrecidos en SAP Cloud Platform), pero también limita el alcance de estos ajustes.

Si estos hechos sólo se evalúan una vez iniciado el proyecto, se genera trabajo adicional por algo que en realidad debería preceder a la implantación del software: ¡la optimización de los procesos!

Nuestra experiencia en ámbitos como el desarrollo del personal, el establecimiento de objetivos y la evaluación del rendimiento demuestra que cualquier proyecto de implantación debe ir precedido de un cuidadoso replanteamiento de los antiguos procesos.

Para que una solución como SuccessFactors aproveche sus puntos fuertes y sus ventajas, consideramos indispensable un rediseño completo de los procesos dentro de los guardarraíles del nuevo sistema en la nube.

La priorización y, en determinadas circunstancias, la sustitución de las prácticas establecidas en estrecha coordinación con el futuro socio de aplicación son los mandatos de actuación para la empresa en esta fase.

Esto también incluye motivar un mayor desarrollo de la cultura corporativa, lejos del Excel y los acuerdos en la pausa del café, hacia procesos transparentes y responsabilidades claramente acordadas.

De hecho, este enfoque supone una inversión adicional, así como la implicación de diferentes partes interesadas a través de medidas de gestión del cambio. Sin embargo, nos gustaría destacar la gran oportunidad que supone para las empresas la optimización de los procesos ascendentes.

Gran parte de los obstáculos que frenan a una empresa en su desarrollo residen en el pasado. Un nuevo software que reproduce viejos errores no es realmente un paso hacia el futuro. Basándonos en nuestra experiencia con SuccessFactors, consideramos que los estudios preliminares y el análisis de procesos son piedras angulares de un proyecto de implantación calculable y de éxito.

El esfuerzo adicional que puede ser necesario al principio del proyecto se amortiza con un proceso de proyecto estructurado y un paisaje de sistema sostenible y moderno una vez finalizado el proyecto.