La empresa tecnológica suiza SFS Group implanta una plataforma digital de futuro para 2025 y más allá

La empresa industrial suiza de ámbito mundial SFS Group, con sede en Heerbrugg, en el cantón de San Gall, se había fijado el objetivo de implantar en 2025 una plataforma global de soluciones digitales completamente nueva basada en S/4 Hana. Esto implicaba diseñar procesos digitales de extremo a extremo, armonizar los datos de la empresa y consolidar los sistemas existentes. El reto consistía en reducir la complejidad de los procesos de la empresa, que había surgido en los últimos veinte años debido a desarrollos internos y otros factores, y estandarizar los procesos en todo el mundo. Con un enfoque de transformación selectiva, SFS aprovechó la oportunidad para cambiar la tecnología de ECC 6.0 a S/4 sin renunciar a innovaciones rentables. Se fusionaron las dos líneas de sistemas ERP de SAP existentes.

Grupo SFS

El Grupo SFS es líder mundial en componentes y conjuntos de precisión, sistemas de fijación mecánica, herramientas de calidad y sistemas logísticos. SFS comprende los tres segmentos Engineered Components, Fastening Systems y Distribution and Logistics. Sus clientes proceden de los sectores de automoción, construcción, fabricación industrial, aeroespacial, electrónica y tecnología médica. SFS está presente en 35 países de todo el mundo con 140 centros de ventas y producción y generó unas ventas de 2.740 millones de francos suizos en el ejercicio 2022 con unos 13.500 empleados.

Normalización de los procesos del Grupo

En los últimos años, el Grupo SFS se ha hecho considerablemente más grande, más internacional y, por tanto, también más heterogéneo en sus procesos. Por ello, sus responsables se han fijado objetivos estratégicos para adaptar la organización y los procesos a las nuevas circunstancias y aumentar la competitividad. Entre ellos figuran Simplificar y estandarizar los procesos empresariales, aumentar la automatización y garantizar la calidad de los procesos, junto con un aumento significativo de la eficiencia. SFS tenía claro que la línea del sistema R/3 sólo recibiría soporte de SAP durante unos pocos años más y que la transformación a S/4 Hana debía servir para marcar el rumbo. Rápidamente se tomó la decisión de fusionar las dos líneas de sistemas ERP existentes en un nuevo sistema global.

"Queríamos cambiar a la nueva tecnología SAP lo antes posible y utilizar la última línea del sistema para aprovechar las oportunidades de futuras innovaciones en una fase temprana. También nos dimos cuenta de que las consultoras adecuadas del mercado no habrían dispuesto de recursos suficientes en una fecha posterior", explica Reto Buchli, responsable de TI corporativa de SFS.

El SFS se decidió por el Proceso Selectivo y la Transición de Datos. La decisión a favor de un enfoque selectivo había madurado con el resultado del análisis de referencia SAP, un tipo de estudio de transformación. Por tanto, SFS optó por un enfoque híbrido. "Entramos en el mundo de los procesos en una fase muy temprana y determinamos el futuro", afirma Buchli, esbozando el procedimiento.

El equipo del proyecto empezó a diseñar prototipos en una fase temprana para tener algo tangible lo antes posible. Esto supuso crear una solución en el sistema en una fase temprana, verificarla y desarrollar una plantilla a partir de ella. El planteamiento combina aspectos del trabajo clásico de proyectos en cascada con los del mundo del trabajo ágil. Las fases de preparación, protodiseño, diseño de la plantilla y despliegue piloto de la plantilla constituyen el marco básico.

Diseño de plantillas para sprints cortos

La fase de diseño de la plantilla fue sin duda la más ágil del proyecto. El equipo del proyecto se centró en sprints de tres semanas y desarrolló la futura plantilla del Grupo. Uno de los objetivos era diseñar procesos para todo el Grupo.

Los primeros prototipos permitieron visualizar, probar y comunicar ideas de forma rápida y rentable. El mapeo de los datos para su migración también fue importante en esta fase. El mapeo de datos es un aspecto crítico que garantiza la calidad de los datos. Si no se hace correctamente, los datos pueden quedar inutilizables al transferirlos al sistema de destino. Por lo tanto, un cuidadoso mapeo de datos es crucial para la utilización óptima de los datos durante las transformaciones.

SFS ya ha completado con éxito las primeras fases. La puesta en marcha del sistema para la división Central Finance, así como para los departamentos financieros de otras 28 empresas en un total de 27 países y la división Distribution and Logistics Switzerland se desarrolló sin problemas. Todos los procesos esenciales siguieron funcionando y los clientes pudieron seguir recibiendo suministros sin restricciones. 

"S/4 Hana es un proyecto clave, y una puesta en marcha satisfactoria era esencial para la división de Distribución y Logística de Suiza, para que podamos garantizar la capacidad de entrega a nuestros clientes. Por lo tanto, la relevancia y la presión eran muy elevadas. Gracias al gran compromiso de todos los implicados en el proyecto, la puesta en marcha se desarrolló prácticamente sin contratiempos", afirma Iso Raunjak, miembro de la Junta Directiva.

En la siguiente fase, se convertirán a S/4 los procesos logísticos de todas las ubicaciones SAP anteriores (19 países). Para el equipo del proyecto, esto también significa migrar y validar 1.400 millones de registros de datos en un plazo muy breve. 

"Con esta transformación, estamos sentando las bases tecnológicas para los próximos 20 años. Automatizaremos completamente todos nuestros procesos y aumentaremos así nuestra competitividad. El objetivo es establecer unos procesos empresariales ágiles y preparados para el futuro", subraya Buchli, responsable de TI. 

"Otro punto importante a mencionar es que S/4 Hana abre nuevas oportunidades para que nuestros empleados trabajen con una alta y rápida disponibilidad de datos y modernas interfaces de usuario. Se trata de un importante valor añadido que hará que SFS sea más eficiente y avance significativamente", explica Buchli. 

SFS también ha conseguido acercarse al estándar SAP. La programación interna en TI se ha reducido en un 30%, lo que permitirá reducir considerablemente el tiempo y los costes de mantenimiento en el futuro. El enfoque de migración selectiva ha facilitado mucho el cambio organizativo sin perder todo el historial de informes.

La transferencia de datos maestros de clientes y proveedores es un paso especial en la migración a S/4. Por ello, se prestó especial atención al tema de los socios comerciales, ya que SFS cuenta con un total de 185.000 clientes y proveedores que debían migrarse. ¿Qué lecciones aprendieron los responsables de SFS? "Siempre se trata de contar con las personas adecuadas en el proyecto, sobre todo en la medida en que las necesitas para el éxito. A menudo ocurre que la empresa es reacia a proporcionar precisamente estos expertos. Son necesarios en el día a día de la empresa. Por eso es importante mantener conversaciones con tiempo suficiente para poder apartar a estas personas de su entorno durante cierto tiempo", explica el director del proyecto, Roland Tüscher.

Éxito de la gestión del cambio 

En el pasado, SFS había centrado la comunicación del proyecto principalmente en los gestores y los contactos informáticos. Esta vez, los responsables se dieron cuenta muy pronto de que la transformación de la empresa necesitaba un estrecho apoyo en materia de comunicación debido a la envergadura del proyecto. Por ello, tras debatirlo con cbs, se decidió formar un grupo dedicado a ocuparse explícitamente de la comunicación. 

"Esta vez queríamos integrar la gestión del cambio en el proyecto de forma exhaustiva y en una fase temprana. Esa fue la base del éxito del proyecto. Por lo tanto, era especialmente importante que todos los empleados estuvieran "a bordo" desde el principio. Un grupo especial de gestión del cambio se encargó de ello. Desde mi punto de vista, sólo puedo decir que me alegró mucho no tener que preocuparme también del aspecto de la comunicación", subraya Tüscher.

SFS y cbs actúan de igual a igual en todo momento. "Tenemos una relación de trabajo extremadamente cooperativa, agradecida y pragmática. Este es un aspecto que ya percibimos durante la fase de selección, ya que la comunicación directa es muy importante para nosotros. Solo podemos alcanzar nuestros objetivos juntos y debemos ser capaces de reaccionar constantemente ante situaciones nuevas y delicadas. Y es importante tener un entendimiento común", explica Tüscher.

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