Inteligencia tecnológica y licencias SAP

Pero detrás del término inglés Technology Intelligence se esconde una tendencia que los responsables de SAP deberían tener en cuenta. Aplicada a un cliente SAP existente, esta actividad significa no sólo evaluar las tendencias tecnológicas previsibles en el mercado del software empresarial y alinear la planificación con ellas, sino también utilizar de forma coherente las tecnologías disponibles actualmente para optimizar las propias operaciones de TI.

Al igual que el proverbial zapatero que se calza hasta los peores zapatos, los departamentos de TI lamentablemente no utilizan con demasiada frecuencia las herramientas informáticas disponibles en el mercado para alcanzar sus objetivos. En una operación típica de SAP, a menudo ni los costes de hardware ni los de personal constituyen la mayor partida financiera: son los costes de las licencias SAP. Esta tendencia irá incluso en aumento a medida que se trasladen cada vez más funciones a la nube.

Hoy en día, sin embargo, sigue existiendo un gran número de sistemas SAP locales. Y los costes de licencia en SAP se componen de los costes de los usuarios y motores nominativos (oficialmente también llamados paquetes) más los costes del uso indirecto de los sistemas SAP. La utilización de una herramienta adecuada puede amortizarse rápidamente.

Los responsables de SAP deberían preguntarse periódicamente si hay cuentas de usuario "muertas" ocultas en su sistema que causan costes de licencia pero que (ya) no se utilizan. Por desgracia, la experiencia demuestra que, a pesar de procesos internos aparentemente totalmente implantados y documentados, no ha sido posible eliminar a estos usuarios. Por desgracia, tampoco es infrecuente que se clasifique incorrectamente a un usuario.

La enorme diferencia de precio entre los tipos de licencia y la complicada determinación del uso real del sistema por parte de un usuario encierran, por un lado, un considerable potencial de ahorro y, por otro, un elevado riesgo debido al incumplimiento de las condiciones de la licencia. También existe potencial en la medición anual del sistema SAP para utilizar los recursos disponibles de forma más eficaz y evitar situaciones agitadas y los consiguientes malos resultados.

Esto también protege contra sorpresas desagradables en relación con el uso indirecto, ya que con Digital Access, SAP acabará preguntando a cada cliente al respecto. Las herramientas también apoyan la planificación de una migración a S/4 Hana proporcionando información sobre el uso de los componentes y licencias actuales de SAP.

Pero no sólo tiene sentido el uso puntual de una herramienta de este tipo, sino también a largo plazo. Además del considerable tiempo que se ahorra en preparar y llevar a cabo el estudio del sistema, sin una supervisión y unas contramedidas continuas con la ayuda de una herramienta especializada, el estado se deteriorará rápidamente: Los usuarios de SAP se marchan, se contratan otros nuevos y los existentes cambian de tareas y actividades. Se añaden o se retiran funcionalidades SAP, se venden, se cierran o se compran partes de la empresa.

Sin una supervisión constante, esto conduce a una pérdida progresiva de control y a riesgos desconocidos en el próximo encuentro con el departamento de auditoría de SAP. Es un poco como el puerto de Hamburgo, la ciudad natal del autor: si no se draga con regularidad, se producirá sedimentación y el puerto tendrá que dejar de funcionar en algún momento.

A menudo se oye el argumento de que SAP ya ofrece los programas de topografía LAW y USMM. ¿Por qué utilizar herramientas adicionales? Este argumento puede rebatirse fácilmente examinando en detalle las capacidades del software. Los programas de medición de SAP simplemente no ofrecen la profundidad de análisis y las posibilidades de automatización necesarias que ofrecen un buen enfoque de inteligencia tecnológica y una herramienta de gestión de activos de software.

USMM y LAW sólo pueden responder a la pregunta sobre el estado actual. Pero sólo de forma muy limitada a si éste es también el estado correcto. Y no al "¿Por qué?" ni al "¿Cómo puedo llegar al estado correcto y óptimo?". En aras de la brevedad, aquí sólo se podría tocar una fracción de las capacidades de una buena herramienta.

También se puede ayudar, por ejemplo, a gestionar los contratos SAP, crear análisis de conformidad, realizar imputaciones de costes, avisar automáticamente cuando se superan determinadas existencias de licencias, y mucho más. Todo esto va mucho más allá de lo que permiten los programas de medición de SAP. Sin embargo, es muy importante no sólo supervisar el entorno SAP, sino también poder gestionarlo bien, sobre todo teniendo en cuenta la complejidad de la estructura de licencias SAP.