Sin ningún DMS complejo

Ya sabe cómo es esto: buscar el documento adecuado suele llevar demasiado tiempo, según un estudio de Kyocera incluso hasta dos horas -perdidas- al día. Quizá por eso esté a punto de introducir un sistema de gestión de documentos en su empresa, ¿no es así? Quizá le ayude saber que su propio sistema SAP ya ofrece todos los requisitos necesarios para una gestión y un archivado eficaces de los documentos.

Simplemente gestione

En SAP ERP, todos los asuntos empresariales se asignan mediante objetos empresariales, que no sólo contienen los datos superficiales de la operación, sino también toda la información adicional, como textos, elementos de trabajo y documentos. Gracias a los repositorios de contenido, se garantiza un almacenamiento y recuperación ordenados y seguros de los documentos. Y con la ayuda de la interfaz SAP-ArchiveLink, un archivado cómodo y -si el archivo lo garantiza- también a prueba de auditorías.

Sin embargo, la gestión de documentos con el sistema SAP ERP sólo puede funcionar si todos los documentos se almacenan correctamente en SAP. Este almacenamiento seguro y estructurado se garantiza mediante un complemento que captura los documentos electrónicamente, los almacena en la ubicación correcta del sistema SAP ERP y los archiva. Como la solución Tangro DoC, con la que podrá gestionar fácilmente sus documentos y encontrarlos en el contexto adecuado en cualquier momento, sin necesidad de un sistema de gestión documental que consuma mucho tiempo. 

Mediante el reconocimiento de texto, la solución captura automáticamente todos los contenidos relevantes de un documento empresarial, los interpreta, los compara con los registros de datos SAP existentes y asigna el documento al objeto SAP adecuado, de forma totalmente automática si es necesario. Esto se aplica a todos los documentos relevantes, independientemente de su fuente original. Ya hayan llegado por correo postal en papel, por correo electrónico, por fax o a través de EDI como un registro de datos electrónico estructurado.

Archivo automático

¿Ha recibido un recordatorio por correo electrónico? El software Tangro reconoce automáticamente que se trata de un recordatorio y asigna automáticamente el correo y el PDF al pedido en SAP. ¿Ha llegado a su mesa un albarán en papel? La solución determina automáticamente el proveedor y el proceso del pedido a partir del documento escaneado y archiva automáticamente el archivo de imagen correctamente junto con todos los datos de contenido capturados digitalmente. El archivado también es automático. El documento puede recuperarse en cualquier momento y es fácil de encontrar gracias a las cómodas opciones de selección. Por ejemplo, por fecha de recepción, tipo de documento u objeto SAP como proveedor, pedido, factura o mucho más. 

El punto fuerte de la solución es su gran flexibilidad en combinación con la incrustación directa en SAP y S/4. De este modo, el software es altamente adaptable a los requisitos específicos de la empresa. Gracias al gran número de opciones, por ejemplo en el tipo de documento, la interfaz de usuario, la asignación o los métodos de reconocimiento, se pueden asignar los casos de uso más diversos. 

Antes y después de la migración

Al mismo tiempo, la implantación es rápida y sin complicaciones, incluso en S/4, ya que la solución Tangro también puede ejecutarse directamente en el ERP SAP más reciente. Las interfaces siguen siendo las mismas, la lógica de validación sigue siendo la misma. No es necesario realizar ajustes en la configuración. Y para los usuarios existentes de Tangro, el cambio es incluso gratuito.

 De este modo, estará en el lado seguro. Tanto si empiezas con S/4 Hana de inmediato como si la migración está aún por llegar, no hay ninguna diferencia para tu solución de gestión de documentos.