Uno para todos

Workday ha entrado en la era de la nube sin problemas de legado y, por tanto, puede ofrecer a sus clientes actuales la máxima funcionalidad, información y valor añadido. El principio es sencillo pero eficaz: en todo momento, la nube se encuentra en el mismo nivel de versión para todos los usuarios en las áreas de gestión de personas, finanzas y controlling. Esto no sólo garantiza una administración informática rigurosa, sino también un valor añadido analítico. Con los datos anonimizados se encuentra rápidamente la mejor práctica.

Workday es un proveedor de aplicaciones empresariales en la nube para finanzas y recursos humanos, diseñadas para ayudar a los usuarios a adaptarse a la realidad actual y prosperar en un mundo cambiante. Las aplicaciones de gestión financiera, recursos humanos, planificación, gestión de gastos y análisis de Workday se basan en IA y aprendizaje automático, lo que, gracias a la estricta gestión de versiones de Workday, aporta grandes beneficios a la propia empresa, pero también a los usuarios.

Valor añadido: Estándar

Estar muy cerca de la norma es un reto para la mayoría de los usuarios de ERP. En un evento de Workday celebrado en Múnich, muchos clientes existentes subieron al escenario y rápidamente coincidieron en que el valor añadido de una implantación conforme y estandarizada está ahí en cualquier caso, aunque no sea del todo indolora. Muchos clientes existentes de Workday tuvieron que cortar primero todas las trenzas al principio de la implantación en la nube y los gestores de proyectos tienen que mantener muchas conversaciones con los departamentos una y otra vez.

Carl Eschenbach, codirector general de Workday, casi vuelve a resumir su propia competencia básica en la entrevista exclusiva del E3: "Somos una empresa que ha confiado en la nube desde el primer minuto en el desarrollo y la construcción de su plataforma. Somos una empresa cloud-first cloud-only. Empezamos con HCM en nuestra plataforma principal. E incluso aquí en Alemania, ha habido un cambio masivo a la nube en HCM".

Lo que resulta al final de la mayoría de las implantaciones de Workday es que hay dos ganadores y ningún perdedor: Los usuarios de Workday tienen ante sí un sistema claramente estructurado que a menudo ofrece más de lo esperado inicialmente. Como todos los usuarios de Workday trabajan con el mismo nivel de versión, todos los usuarios reciben también las nuevas funciones, ideas e innovaciones de los demás clientes de Workday. Si un cliente de Workday tiene una idea innovadora y consigue convencer a Workday de ello, pueden pasar semanas.
más adelante todos los usuarios se beneficiarán de ella.

Naturalmente, Workday también sale ganando con este sistema transparente y estricto: sólo hay una versión que gestionar, genéricamente domiciliada en la nube. El hecho de que sea cloud-only y cloud puro parece estricto y limitante al principio, pero posteriormente muestra grandes ventajas empresariales, organizativas y técnicas. Workday y los socios de implantación adoptan este enfoque estricto porque conocen los beneficios posteriores para los usuarios.

La alternativa

Workday también está captando cada vez más usuarios de la comunidad SAP: Como proveedor de aplicaciones empresariales en la nube para finanzas y recursos humanos, Workday ha conseguido recientemente que el Grupo Mercedes-Benz utilice Workday Human Capital Management (HCM). El objetivo del nuevo HCM es armonizar, simplificar y automatizar los procesos de RRHH a nivel mundial a partir de una base de datos uniforme. "Mercedes-Benz es una marca apreciada en todo el mundo y un fabricante alemán icónico e innovador con una historia de más de ciento treinta años. Esperamos una colaboración a largo plazo en la que podamos apoyar los objetivos de transformación digital de la empresa. Esta confianza en Workday nos anima a continuar con nuestro exitoso enfoque de ofrecer las mejores tecnologías para ayudar a las empresas a tener éxito en una época de cambio", afirma Christopher Knörr, vicepresidente del grupo para la región DACH en Workday.

En Europa, probablemente haya más escepticismo sobre la computación en nube que en Norteamérica. Carl Eschenbach, codirector ejecutivo, afirma: "En primer lugar, pasar a la nube está claramente asociado a beneficios. Creo que reduce el coste total de propiedad porque básicamente se externaliza todo el soporte y mantenimiento del hardware y el software a la nube. Así que se reducen los costes y, en segundo lugar, creo que la innovación es mucho más rápida en la nube. Si te pasas a la nube, tienes la ventaja innovadora de Workday".

Un parámetro esencial de la digitalización es el tiempo, es decir, la velocidad de implantación e introducción de nuevos procesos empresariales. "Creo que la innovación se acelera con el paso a la nube", afirma también Carl Eschenbach en la entrevista de E3. "Y también diría que nos estamos diferenciando realmente de la competencia simplemente porque hoy somos más fuertes en HCM en la nube debido a nuestra cuota de mercado". Cuando se trata de trasladar los procesos financieros a la nube, especialmente en determinados sectores como los servicios, la industria o el sector público, muchos clientes utilizan Workday mucho más porque ya tienen HCM. Y si pensamos en la planificación, cuando se realiza la planificación financiera de determinados sectores, una parte importante es la planificación de la plantilla. Así que unimos todas esas cosas y así es como nos diferenciamos de los demás".

Planificación financiera

Además de la gestión de personas, la planificación financiera es un reto en muchas empresas. Mientras que las finanzas operativas suelen estar adecuadamente cubiertas por SAP en las grandes empresas, a veces hay un espacio en blanco cuando se trata de la planificación. Junto con Blackline, partner de SAP y proveedor de soluciones en la nube, Workday quiere entrar en contacto con los clientes de SAP tras el éxito de HCM. "Un producto que nos permite conectar con los clientes es nuestro producto de planificación, que adquirimos hace años", explica Carl Eschenbach, codirector ejecutivo de Workday. "No tenemos que vender una solución completa de HCM o finanzas. Podemos empezar con Planificación y luego ofrecer Finanzas o nuestra plataforma completa de HCM, o ambas. O podemos vender la solución a nuestra base de clientes de HCM".

La mayoría de la gente asocia el tema de la planificación con la planificación financiera. De hecho, especialmente en determinados sectores, la planificación tiene que ver sobre todo con la planificación de recursos humanos, porque esos son los mayores costes, dice Carl Eschenbach. "Por eso hablamos de planificación del capital humano, o planificación de la plantilla y planificación financiera, porque en tiempos de incertidumbre hay que planificar con más flexibilidad, ¿no?", se pregunta el codirector general de Workday. "Porque para ser sinceros, las situaciones de la cadena de suministro y la inflación requieren más planificación. ¿Cuáles son las consecuencias para los empleados? ¿Cuál es el impacto en las finanzas o en nuestra situación de costes? Por eso es tan crítico".

La diferencia con SAP radica claramente en el enfoque en la nube; mientras que el líder del mercado mundial de ERP sigue contando con muchas y diferentes ofertas en la nube y modelos de TI, los proveedores como Workday sólo tienen una versión. "Workday tiene un modelo de datos único y unificado, a diferencia de SAP", subraya así el co-CEO Carl Eschenbach. "Todos los clientes de Workday se benefician de nuestra nube multiusuario, en la que todos utilizan la misma versión de software y trabajan con el mismo modelo de datos. Esto significa que no solo ofrecemos una forma sencilla de trasladar sus procesos a la nube, sino que invertimos significativamente en expertos, procesos y tecnologías para garantizar a nuestros clientes el máximo nivel de escalabilidad, seguridad de los datos y actualizaciones periódicas."

Escenarios prospectivos, menos sorpresas

La planificación prospectiva es importante para todas las empresas, especialmente en tiempos económicamente difíciles. Para muchas empresas, los procesos de planificación anual suponen mucho trabajo de consolidación: hay que preparar los datos, a menudo transferirlos entre distintos sistemas, y luego recopilarlos y pasarlos a Controlling para su comprobación. Philipp Dobberow, Director de Controlling, Reporting y Compras de Scout24, describe sus problemas: "Mi equipo realizaba comprobaciones de calidad y de datos antes de transferirlo todo al sistema de consolidación para crear informes cruzados entre clientes. A menudo no se estaba donde se quería estar con la primera iteración: se necesitaban múltiples iteraciones, lo que podía provocar un bloqueo de cuatro meses en el proceso de presupuestación".

Debido a los cierres imprevisibles durante la pandemia, Scout24 buscaba un nuevo sistema de planificación ágil para tomar decisiones basadas en datos con mayor rapidez. "Buscábamos una herramienta colaborativa para que todas las partes interesadas pudieran participar en el proceso de planificación y previsión", explica Dobberow. "Queríamos procesar todos los datos en tiempo real y disponer de un proceso continuo de planificación y previsión para poder adoptar un enfoque renovable a lo largo del año. Y tenía que abarcar todos los subplanes de la empresa para que cada subárea pudiera fusionarse en un plan financiero global".

La empresa eligió Workday Adaptive Planning, un sistema flexible basado en web para la elaboración de presupuestos, previsiones e informes sobre una amplia gama de datos. Puede integrarse con cualquier tipo de software empresarial, como ERP, RRHH o CRM, y así acceder no sólo a los datos financieros, sino a todos los datos de planificación pertinentes, como los niveles de personal. Y según Dobberow, muchas de las ventajas esperadas se consiguieron rápidamente. "Empezamos con un socio de implantación, pero pudimos hacer muchas cosas nosotros mismos con relativa rapidez", afirma.