Continuous Accounting

Der E2E-Prozess vom Beleg bis zur Bilanz – wo klinkt sich BlackLine ein? Warum?

Ulrich Müller: Mit unserer Continuous-Accounting-Plattform organisieren und rationalisieren Unternehmen den Record-to-Report-Prozess. Wir verfolgen dabei den Ansatz des „Continuous Accounting“, weil wir davon überzeugt sind, dass der traditionelle Record-to-Report-Prozess heutige Anforderungen an das Accounting nicht vollumfänglich erfüllen kann.

Mit Continuous Accounting werden Workflows automatisiert und die Arbeitsbelastung für Kontroll- oder Periodenabschlussaktivitäten gleichmäßig auf tägliche Aufgaben verteilt. Das Accounting kann sich also von einem starren Buchhaltungskalender lösen und beispielsweise mit Echtzeitberichten strategische Geschäftsziele unterstützen.

Prinzipiell könnte der Anwender diese Aufgabe auch mit den SAP’schen Werkzeugen lösen: Wo ist hierbei der Unterschied zwischen Theorie und Praxis?

Müller: BlackLine ist ein Endorsed Business Partner von SAP. Wir ergänzen die Funktionen in SAP ERP Finance und S/4 Hana Finance und bilden den kompletten Abstimmungsprozess ab inklusive Snapshots für Audittrails.

Haben Sie ein Beispiel dafür?

Müller: Im Financial-Close-Prozess gibt es eine Lücke zwischen ERP bzw. S/4 Hana Finance und CPM/EPM. Diese schließen die allermeisten Unternehmen heute noch händisch, mit Spreadsheets.

Ein sehr aufwändiges und fehleranfälliges Verfahren. Hierfür haben wir unsere Lösung entwickelt. Es gibt dafür einen integrierten Workflow, Reconciliation Templates, viele Automatisierungsmöglichkeiten auf Basis von Auto-Reconcile-Regeln. Und für den Wirtschaftsprüfer gibt es ein Tool, das eine zentrale Prüfung für das Group Reporting ermöglicht.

BlackLine arbeitet ausschließlich aus der Cloud: Was sind die Schnittstellen zwischen SAP und BlackLine und gibt es Unterschiede zwischen SAP on-premise und SAP in einer Cloud – AWS, Azure etc.?

Müller: BlackLine liefert einen SAP Connector, der es Kunden ermöglicht, automatisch Finanzdaten aus ihrem SAP-System – egal ob on-premise oder Cloud – zu extrahieren.

Beispiele sind Sachkontensalden, offene Posten, Nebenbüchersalden wie zum Beispiel Kreditoren und Debitoren. BlackLine extrahiert aber nicht nur Daten, das Transaction Matching bietet eine Möglichkeit, Einzelposten von verschiedenen Quellen zu importieren und auf Basis flexibler Regeln nach Übereinstimmungen zu suchen. Diese Matches lassen sich dann über den SAP Connector im SAP-System automatisch ausziffern.

Für den Rechnungsabschluss und die Bilanz sind viele Experten aus dem FI/CO-Bereich unterwegs: Wer arbeitet und profitiert am meisten vom BlackLine-System?

Müller: BlackLine bietet Vorteile für jeden Bereich, der direkt oder indirekt im Record-to-Report-Prozess beteiligt ist: Der CFO kann sich darauf verlassen und sehr leicht prüfen, dass die Finanzdaten abgestimmt, validiert und genehmigt worden sind.

Die Buchhaltung wiederum profitiert von einer zentralen Plattform, welche die tägliche Arbeit vereinfacht, etwa durch Automatisierungs- und Kontrollmechanismen oder integrierte Workflows.

Gibt es für eine FI/CO-Abteilung Kennzahlen, auf Basis derer man das BlackLine-System evaluieren sollte? Wie und wo rechnet es sich?

Müller: Im Schnitt brauchen Unternehmen für die Prozesse zum Finanzabschluss viele Stunden. Mit BlackLine Smart Close werden diese Prozesse weitgehend standardisiert und automatisiert.

Unternehmen sparen somit viel Zeit und beschleunigen den Abschlussprozess bei gleichzeitig besserer Datenqualität. Audits lassen sich schneller umsetzen und auch der erhöhte Personalbedarf für Abschluss-Peaks und Koordination kann reduziert werden.

Ausschlaggebend dafür, ob sich BlackLine rechnet, ist damit nicht die Branche oder Größe des Unternehmens, sondern die Anzahl an Buchungskreisen, Transaktionen oder auch an ERP-Systemen und SAP-Instanzen, die im Unternehmen im Einsatz sind.

Haben Sie dafür Beispiele?

Müller: Nucleus Research hat den erzielten Return on Investment bei einigen unserer Kunden erhoben. Zum Beispiel konnte Cox Communications, ein Telekommunikations- und Kabelprovider, einen ROI von 227 Prozent in nur sechs Monaten erzielen.

Durch die Automatisierung von Prozessen konnte Cox signifikant Zeit einsparen, IT-Beratungskosten senken und die Produktivität seiner Mitarbeiter steigern.

Wie erklären Sie einem SAP-Bestandskunden das Alleinstellungsmerkmal von BlackLine und warum SAP S/4 Finance in ein paar Monaten nicht auch diese Tricks beherrscht?

Müller: Während SAP mit S/4 Finance eine integrierte ERP-Finanzberichterstattung mit Echtzeitanalysen, Prognosen und Simulationen ermöglicht, hat sich BlackLine auf die Automatisierung des Finanzabschlusses spezialisiert.

Mit dieser Spezialisierung bieten wir komplementär zu S/4 eine Ergänzung im Abschlussprozess für unsere gemeinsamen Kunden an und sind mit SAP im Gespräch, diese Partnerschaft dahingehend weiter auszubauen.

Wird sich das BlackLine-System aufgrund von Techniken wie KI, Machine Learning und Robotics verändern – und wie?

Müller: Der Einsatz von KI wird sich in den kommenden Jahren intensivieren und auch in der Finanzbuchhaltung ankommen. Überall, wo es das Potenzial gibt, regelbasierte Prozesse zu automatisieren, kann KI dabei helfen.

Um KI sinnvoll in der Finanzbuchhaltung einzusetzen, braucht man eine akkurate Datenbasis. Diese gewährleistet man am sichersten mit einem Cloud-Tool für „Financial CPM“.

Verändert BlackLine auch die Rolle eines CFO und Controllers?

Müller: Inhaltlich wird sich die Rolle des CFO oder des Controllers nicht verändern. Aber der Fokus ihrer Tätigkeiten verlagert sich durch BlackLine von transaktionalen Aufgaben hin zu wertschöpfenden.