IT-gestützte Einsatzplanung

VitalAire, ein bundesweit tätiges Service- und Dienstleistungsunternehmen, liefert im Rahmen der Sauerstoff-Langzeittherapie medizinischen Flüssigsauerstoff mit Spezialtransportern zum Patienten nach Hause.

130 Fahrer füllen ein- bis vierwöchentlich die speziellen Behälter beim Kunden auf. Die Auslieferung der medizinischen Geräte mit Einweisung der Patienten übernehmen 15 speziell geschulte Fahrer. Die Wartung der medizinischen Geräte ist Aufgabe von 55 Servicetechnikern. Mehrere Tausend Aufträge fallen hier pro Monat an.

Im Jahr 2009 sah sich VitalAire nach einer Lösung um, um die Einsätze der Auslieferungsfahrer und Servicetechniker zentral zu steuern und zu planen. Ziel war, die Effizienz der Einsatzplanung zu steigern und die feste Gebietseinteilung aufzulösen, um mit dem steigenden Auftragsvolumen Schritt zu halten.

Bis dato hatten die Fahrer feste Touren und Termine in ihrem Gebiet. Die Servicetechniker erhielten einmal im Monat ein Auftragsbuch mit den fälligen Wartungen in ihrem Postleitzahlbereich und vereinbarten ihre Termine selbst mit den Patienten.

VitalAire entschied sich für das grafische Steuerungs- und Planungstool MobileX-Dispatch. Ausschlaggebend dafür waren die nahtlose Integration in SAP CS und SD sowie das Verständnis von MobileX für die speziellen Anforderungen von VitalAire.

Der Rollout der Lösung startete im September 2009 mit sechs Disponenten. Heute planen elf Disponenten die Einsätze der Servicetechniker und Auslieferungsfahrer zentral und gebietsübergreifend von Dortmund aus.

Die Flüssigsauerstoff-Fahrer werden von 17 Disponenten gesteuert, die in Dortmund, Dresden und Stuttgart sitzen. Die Wartungsaufträge werden dabei aus SAP CS generiert, während die Vertriebsbelege für die Auslieferungen und Sauerstoffbefüllungen aus SAP SD kommen.

Durch eine spezielle Anpassung von MobileX-Dispatch werden nach der ersten Auslieferung des Flüssigsauerstoffs automatisch Folgetermine für weitere Lieferungen erstellt. Der Disponent kann allerdings immer noch individuelle Anpassungen vornehmen, wenn die Umstände oder der Patient dies erfordern.

Auch die Tourenplanung für die Wartungen erfolgt teilweise automatisch. Die Workforce-Management-Lösung schlägt dem Disponenten bestimmte Touren und Termine vor, die er übernehmen oder verändern kann. Bei Erstauslieferungen oder Austausch von Geräten erfolgt die Terminabstimmung individuell mit dem Patienten.

Da die Transporter mit dem Flüssigsauerstoff mit GPS-Geräten ausgestattet sind, melden sie ihre Position in Echtzeit an die Zentrale. Dadurch können die Disponenten die Touren aufgrund der Positionsdaten bei Bedarf tagesaktuell planen oder bei Notfällen schnell eingreifen.

2013 wurde die Automatik von Mo­bileX-Dispatch auf Basis der Erfahrungen aus vier Jahren Einsatzplanung bei Vital­Aire optimiert. Das rapide Wachstum von VitalAire hatte auch zur Folge, dass – anders als ursprünglich geplant – die Disponenten der Flüssigsauerstoff-Fahrer die Servicetechniker nicht mitsteuern. Stattdessen wurden für sie eigene Disponenten eingestellt.

Die Fahrer, die nach der Befüllung ihrer Flüssigsauerstofftanks täglich von 20 Standorten im gesamten Bundesgebiet starten, erhalten ihre Aufträge über eine mobile Lösung, die ihnen die Termine und Touren auf ihr Panasonic Toughbook übermittelt.

Die Servicetechniker erhalten ihre Wartungsaufträge momentan noch als Tourendeckblatt auf Papier in der Niederlassung oder per Mail, wenn sie von zu Hause aus losfahren. Für die Zukunft ist geplant, auch sie über die mobile Lösung anzubinden.

Fazit

Nach fünf Jahren zieht VitalAire ein positives Resümee des Workforce-Management-Projekts.

„Die Planung der Servicetechniker mit Excel-Tabellen wäre in diesem Umfang gar nicht mehr möglich. Mit der Einführung von MobileX-Dispatch haben wir die Effizienz unserer Einsatzplanung auf jeden Fall gesteigert.

Die zentrale Steuerung hat uns zudem ermöglicht, die Gebietsgrenzen nach Postleitzahlen aufzulösen und eine optimierte Routenplanung einzuführen. Unsere Servicetechniker können sich jetzt endlich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzen­trieren, nämlich die Wartung der Geräte beim Patienten“

fasst Imke Stoltenberg, Leiterin der IT-Systementwicklung bei der VitalAire GmbH, zusammen.