Planificación del despliegue con apoyo informático


VitalAire, una empresa de servicios de ámbito nacional, suministra oxígeno líquido médico al domicilio del paciente con transportadores especiales como parte de la oxigenoterapia a largo plazo.
130 conductores llenan los contenedores especiales en las instalaciones del cliente cada una o cuatro semanas. La entrega de los productos sanitarios con instrucciones a los pacientes corre a cargo de 15 conductores especialmente formados. El mantenimiento de los productos sanitarios es tarea de 55 técnicos de servicio. Aquí se realizan varios miles de pedidos al mes.
En 2009, VitalAire buscó una solución para gestionar y planificar de forma centralizada el despliegue de conductores de reparto y técnicos de servicio. El objetivo era aumentar la eficiencia de la programación y disolver la división territorial fija para seguir el ritmo del creciente volumen de pedidos.
Hasta entonces, los conductores tenían visitas y citas fijas en su zona. Los técnicos de mantenimiento recibían una vez al mes un libro de órdenes con el mantenimiento pendiente en su zona postal y concertaban ellos mismos sus citas con los pacientes.
VitalAire optó por la herramienta gráfica de control y planificación MobileX-Dispatch. La perfecta integración con SAP CS y SD, así como la comprensión por parte de MobileX de los requisitos específicos de VitalAire, fueron factores decisivos.
El despliegue de la solución comenzó en septiembre de 2009 con seis expedidores. En la actualidad, once despachadores planifican las asignaciones de los técnicos de servicio y los conductores de reparto de forma centralizada y en todas las regiones desde Dortmund.
Los conductores de oxígeno líquido son controlados por 17 expedidores con sede en Dortmund, Dresde y Stuttgart. Las órdenes de mantenimiento se generan desde SAP CS, mientras que los documentos de venta para entregas y recargas de oxígeno proceden de SAP SD.
Gracias a una adaptación especial de MobileX-Dispatch, tras la primera entrega de oxígeno líquido se crean automáticamente citas de seguimiento para nuevas entregas. Sin embargo, el despachador aún puede realizar ajustes individuales si las circunstancias o el paciente lo requieren.
La planificación de rutas para el mantenimiento también es parcialmente automática. La solución de gestión de personal sugiere determinados recorridos y citas al planificador, que puede aceptarlos o modificarlos. Para las entregas iniciales o la sustitución de equipos, las citas se coordinan individualmente con el paciente.
Como los transportadores con el oxígeno líquido están equipados con dispositivos GPS, comunican su posición al centro de control en tiempo real. Esto permite a los expedidores planificar diariamente los recorridos en función de los datos de posición si es necesario o intervenir rápidamente en caso de emergencia.
En 2013, se optimizó la automatización de MobileX-Dispatch basándose en la experiencia de cuatro años de despacho en VitalAire. El rápido crecimiento de VitalAire también supuso que -en contra del plan original- los expedidores de los conductores de oxígeno líquido no cogestionaran a los técnicos de servicio. En su lugar, se contrataron despachadores independientes para ellos.
Los conductores, que parten a diario de 20 localidades de toda Alemania tras llenar sus tanques de oxígeno líquido, reciben sus pedidos a través de una solución móvil que transmite las citas y los recorridos a su Panasonic Toughbook.
De momento, los técnicos de mantenimiento siguen recibiendo sus órdenes de mantenimiento en forma de hoja de ruta en papel en la sucursal o por correo electrónico cuando salen de casa. En el futuro, está previsto conectarlos también a través de la solución móvil.
Conclusión
Después de cinco años, VitalAire hace un balance positivo del proyecto de gestión del personal.
"Planificar a los técnicos de servicio con tablas de Excel ya no sería posible hasta este punto. Con la introducción de MobileX-Dispatch, hemos aumentado definitivamente la eficiencia de nuestra planificación de despliegues.
El control centralizado también nos ha permitido disolver los límites de zona en función de los códigos postales e introducir una planificación de rutas optimizada. Nuestros técnicos de servicio pueden concentrarse por fin en sus tareas reales, a saber, el mantenimiento de los aparatos en los domicilios de los pacientes".
resume Imke Stoltenberg, responsable de desarrollo de sistemas informáticos de VitalAire GmbH.