Überbringer transparenter Nachrichten

Sollten beim Versand aus dem SAP Fehler auftreten, müssen diese durch den Fachbereich behoben werden können und dies idealerweise durch anwenderfreundliche Werkzeuge direkt in SAP.

Wurde meine EDI-Nachricht zugestellt?

Solchen Fragen muss sich der Fachbereich beinahe täglich stellen.

Werden EDI-Nachrichten versendet, sieht der Fachbereich zwar, dass seine Nachricht aus SAP erfolgreich versendet wurde, aber hier verhält es sich wie bei anderen „Kommunikationsfallen“ auch: „Gesagt ist nicht gehört.“

Wie kann also nun der Fachbereich sehen, ob die Nachricht auch wirklich beim Partner zugestellt ist?

Besonders bei zeitkritischen Nachrichten ist die Frage berechtigt, wenn aus vertraglichen Gründen nach Erzeugen einer Nachricht bis zum erfolgreichen Empfang beim Partner oder Lieferanten lediglich ein Zeitfenster von 30 Minuten zur Verfügung steht.

Die Folgen bei einer Zeitüberschreitung sind häufig Strafgebühren (Konventionalstrafen) für jede zu spät kommende Nachricht, verbunden mit einer möglichen Verschlechterung der Lieferantenbewertung bis hin zum Ausschluss.

In der Regel sind es technische Fehler, welche das Zustellen einer Nachricht verhindern. Diese beginnen bereits nach dem Erstellen in SAP.

Auch wenn die Nachricht laut Status in SAP offenbar erfolgreich verschickt worden ist, kann es dennoch sein, dass Nachrichten noch in einer Queue geblockt werden.

Nach scheinbar erfolgreichem Versand aus SAP können Nachrichten aber auch durch weitere Faktoren ihr Ziel nicht erreichen:

Ist beispielsweise ein EDI-Subsystem dazwischengeschaltet, besteht hier die Gefahr, dass Nachrichten im Eingangskanal des EDI-Subsystems bei einer Konvertierung bzw. im Ausgangskanal auf einen Fehler laufen. Damit wird der Verarbeitungsprozess gestoppt.

In diesem Fall ist es natürlich eine weitere Erschwernis für den Fachbereich, das nachzuvollziehen.

Ein letzter sehr wichtiger Aspekt ist nicht nur der finale Empfang der Nachricht beim Partner bzw. Kunden, sondern Gewissheit darüber, dass diese dort auch verarbeitet und gebucht worden ist und die Information damit an den Sender übermittelt wird.

Genau für diese Fälle steht dem Fachbereich im Standard kein geeignetes Tool als Self-Service zur Verfügung.

Nicht praktikabel erscheint der theoretische Weg, sich per Telefon oder E-Mail den Empfang bzw. die Buchung bestätigen zu lassen.

Zwar gibt es technisches Fachpersonal, welches Unterstützung liefern kann bzw. im Laufe der Zeit die Fehlerursachen beseitigt, sodass die ausstehenden Nachrichten erfolgreich verarbeitet werden. Aber dies benötigt sehr viel Zeit, da die abteilungsübergreifende Kommunikation zwischen der IT-Basis und der Fachabteilung in der Regel aufwändig ist.

Fehlerhafte Nachrichten sind zwar von der SAP-Basis schnell erkannt worden, jedoch konnte eine Korrektur wenn, dann nur bei technischen Fehlern direkt in die Wege geleitet werden.

Denn für alle betriebswirtschaftlichen Fragestellungen ist die Mitwirkung der Fachabteilung unbedingt erforderlich.

Aufgrund der sehr unterschiedlichen Herangehensweisen und Sprache von Basis und Fachabteilung kam es dadurch häufig zu Reibungsverlusten und Zeitverzögerungen.

In der Tat gibt es für alles und überall einen Monitor. Sei es in einem SAP-System basierend auf sehr technischer Basis oder auf anderen Non-SAP-Middleware-Systemen.

Diese Monitore sind häufig nur zugänglich für oft räumlich sehr weit entferntes IT-Personal und nicht sichtbar für denjenigen, der es sofort benötigt: den Fachbereich.

Mit der Seeburger Console werden diese Vorgänge für den Fachbereich transparenter, ganzheitlich und zentralisiert im SAP-System dargestellt, nämlich genau dort, wo sich der Anwender bereits befindet.

Der Fachbereich ist somit in der Lage, jeden technischen Verarbeitungsschritt benutzerfreundlich direkt in SAP zu kontrollieren. Unnötiger Zeitaufwand und dadurch entstehende Mehrkosten können durch die Seeburger Console vermieden werden.

Risiken bei fehlerhaften EDI-Nachrichten

Es gibt indes nicht nur fehlerhafte Nachrichten, sondern es wird auch zwischen ausbleibenden und inhaltlich abweichenden EDI-Nachrichten unterschieden.

Bei fehlerhaften Nachrichten sind die Risiken bekannt und werden schnell sichtbar, wenn es dadurch zu keiner erwarteten Buchung kam. Aber was ist mit Nachrichten, die einfach ausbleiben, oder aber erfolgreich gebuchten Belegen, welche nicht hätten gebucht werden sollen?

Der Fachbereich ist es gewohnt, Fehlermeldungen direkt in SAP vorzufinden und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Im Alltagsstress geht es aber oft unter, wenn Nachrichten einfach ausbleiben.

Die Gründe dafür sind vielfältig: So kann es sein, dass diese erst gar nicht vom Partner verschickt worden sind oder im EDI-Subsystem auf einen Fehler liefen.

Trotz Syntax-Checks auf SAP-Seite können inhaltliche Feldwert-Abweichungen dennoch vorkommen und zu einer Belegbuchung führen.

Als Fallbeispiel wurde eine Bestellung in SAP erzeugt und durch den Partner bestätigt. Im nächsten Schritt erfolgt die Lieferung durch den Partner; jedoch weicht die Menge ab.

Dies muss nicht unbedingt zu einem Fehler führen, aber es kann zu Abweichungen im Bestand kommen. In beiden Fällen erfolgt im Regelfall keine Benachrichtigung an den Fachbereich.

Hier kann durch den geeigneten Einsatz von Kontrollinstrumenten direkt in SAP („Target Monitoring“) eine automatisierte Information z. B. per E-Mail erfolgen, sodass der Fachbereich rechtzeitig informiert ist, wenn EDI-Nachrichten ausbleiben bzw. inhaltlich abweichende Feldwerte zum bereits gebuchten Beleg auftreten.

Revisionssichere Beleganpassung

Im Einklang zu gängigen Com­pliance-Anforderungen können fehlerhafte EDI-Nachrichten mit wenig Aufwand angepasst und gebucht bzw. versandt werden, egal in welchem Status sich die Nachricht befindet:

Ganz gleich, ob die Nachricht technisch oder inhaltlich falsch ist.

Allerdings gibt es auch hier unterschiedliche Wege und Werkzeuge, eine Buchung erfolgreich durchzuführen. Eine EDI-Nachricht besteht aus Bezeichnungen wie Basis- oder Nachrichtentyp, technischen Segmentnamen und häufig aus nur fünfstelligen technischen Feldbezeichnungen.

Von der Fachabteilung aus betrachtet ist es äußerst wünschenswert, wenn eine EDI-Nachricht eben keine solchen technischen Bezeichnungen aufweist.

Besser für den Fall einer notwendigen Korrektur in SAP sind daher sprechende Bezeichnungen. Aktuell muss dann wie in diesem Fall der IT-Experte den Fachbereich unterstützen.

Mithilfe eines geeigneten Werkzeugs in SAP – wie dem IDoc-Belegbearbeitungsplatz als Teil der Seeburger Console in SAP – werden alle technischen Bezeichnungen einer Nachricht in ein benutzerfreundliches Format übersetzt.

Dies erleichtert es somit dem Fachbereich, die notwendigen Änderungen bis zur finalen Buchung zu einem Beleg durchzuführen – und das, ohne den IT-Experten kontaktieren zu müssen.

Nun kann es aber sein, dass der Fachbereich trotz der Übersetzung in ein benutzerfreundliches Format immer noch nicht genau weiß, welche der Werte falsch sind und was stattdessen eingefügt werden muss.

Dabei unterstützt die Seeburger Console den Fachbereich in mit einer Bearbeitungsfunktionalität in SAP. Beim Starten des Buchungsprozesses bleibt nun die Nachricht im jeweiligen Step einer Transaktion stehen und weist auf den Fehler hin.

Genau hier hat der Anwender dann die Möglichkeit, über ein Kontextmenü die richtigen Werte zu selektieren und die Nachricht final zu buchen.

Jede dieser Änderungen wird revisionssicher dokumentiert und gespeichert. Somit kann jederzeit nachvollzogen werden, was geändert wurde – im Einklang mit Compliance-Anforderungen.

Umschlüsselungen vor einem IDoc in SAP

Nicht jede Nachricht kann oder soll so gebucht werden, wie ein Partner diese schickt, weil z. B. Feldwerte nicht dem entsprechen, wie das SAP-System es voraussetzt. Daher finden auf den EDI-Subsystemen durch Feldwertkonvertierungen zahlreiche Änderungen bereits vorab statt.

Häufig kommt es aber vor, dass neue Werte vom Partner geschickt werden, welche bei einer Konvertierung auf Fehler laufen und somit nicht weiter an das SAP-System geleitet werden. In diesem Fall bedarf es einer Anpassung auf dem EDI-Subsystem durch IT-Experten, deren sehr kurzfristige Verfügbarkeit oft nicht gewährleistet ist.

Sollten diese EDI-Subsysteme noch dazu im Rahmen von Managed Services oder cloudbasiert betrieben werden, verzögert sich das Ganze noch mehr.

Eine professionelle Lösung für diese Problematik ist ein Umschlüsseln von EDI-Nachrichten direkt aus SAP durch den Fachbereich. Der Fachbereich selbst kann gegebenenfalls fehlende (Feld-)Werte in SAP eintragen und diese an das Subsystem übertragen, ohne einen IT-Experten zu konsolidieren.

Somit können im Self-Service des Fachbereichs unnötige Wartezeiten und somit Zusatzkosten vermieden werden.

EDI-Nachrichten überwachen

Die wichtigsten Mehrwerte der Seeburger Console bestehen darin, alle ein- und ausgehenden EDI-Nachrichten (IDoc) aus SAP für den Anwender auf einfachste Weise zu überwachen und in ein benutzerfreundliches Format aufzubereiten – und das mit Absprung in die Detailansicht.

Der Anwender hat somit die Möglichkeit, genau zu sehen, wie die Daten verarbeitet wurden und welche Daten auf Fehler liefen, und vor allem zu verfolgen, in welchem Bearbeitungsschritt sich diese gerade befinden.

Doch nicht nur der aktuelle Verarbeitungsstatus in SAP wird dem Anwender visualisiert. Die Nachricht wird fortgeschrieben z. B. mit dem entsprechenden Systemstatus/Dokumentstatus, einer Kurzbeschreibung sowie einem Statustext und dem Status des angebundenen EDI-Subsystems im Sinne einer Ampeldarstellung.

Optional kann entschieden werden, die fehlerhafte EDI-Nachricht mithilfe unterschiedlicher Werkzeuge zu erweitern bzw. zu korrigieren.

Protokolle können durch den Import von Dokumenten (wie PDF) aus dem Subsystem erweitert werden, sodass diese dann in SAP im Detail aufbereitet zur Ansicht zur Verfügung stehen. Umfassende Kontrollmechanismen informieren den Fachbereich über sämtliche Abweichungen oder Fehler.