Sanidad

Gestión de personal en el sector sanitario 

En el sector sanitario, 40.000 puestos de enfermería quedaron sin cubrir en toda Alemania en 2022. Por ello, el legislador ha sacado consecuencias: Con el nuevo Reglamento de Personal de Enfermería (PPR 2.0) y el Reglamento de Límites Inferiores de Personal de Enfermería (PpUGV), el Ministerio Federal de Sanidad proporciona a los hospitales una herramienta para descargar de trabajo al personal de enfermería y, al mismo tiempo, aumentar la calidad de la asistencia. Un software con funciones de gestión del tiempo y programación del personal permite a las organizaciones sanitarias gestionar los turnos de guardia de acuerdo con estas nuevas normativas, teniendo en cuenta al mismo tiempo los intereses de los pacientes y del personal.

El mejor HCM

Una piedra angular importante para el rendimiento de una solución de gestión del personal es la posibilidad técnica de integrarla en los sistemas ERP existentes. En el sector sanitario, la conexión con los sistemas de información hospitalaria (HIS) también es muy importante. Como parte de una iniciativa de socios del sector sanitario, SAP ha creado un enfoque modular basado en SAP Business Technology Platform (BTP).

El objetivo es complementar los procesos ERP estándar con soluciones especiales y aumentar así el valor añadido para los hospitales. En función de las necesidades individuales, se pueden integrar soluciones específicas para clínicas a través de SAP o S/4 Hana, por ejemplo para procesos relacionados con el paciente como admisión, diagnóstico y terapia o procesos empresariales como compras, logística o contabilidad. En el ámbito de la gestión de personal, las soluciones de socios certificados incluyen la solución modular Atoss Medical Solution con las funciones de gestión de tiempos, planificación de necesidades de personal y planificación de recursos de personal. A través de interfaces estandarizadas, los datos relevantes para la programación de turnos y la contabilidad de nóminas, así como importantes impulsores de las necesidades de personal, como la ocupación actual y pronóstica de los pacientes, están válidamente disponibles. 

Programación de turnos orientada a los empleados 

Como único proveedor de asistencia supramaximal de Renania-Palatinado, el Hospital Universitario de Maguncia tiene que hacer frente a un volumen de pacientes muy fluctuante. Por este motivo, el hospital lleva muchos años planificando las horas de trabajo de sus aproximadamente 8.700 empleados, entre médicos, personal especial y funcional, personal de enfermería, tecnología y administración, con la solución médica de Atoss. El software de gestión del personal se integra perfectamente en todo el proceso de atención clínica y en el entorno del sistema informático existente.

Para utilizar de forma inteligente los datos actualizados a diario en torno a la programación de turnos y la gestión del tiempo de trabajo, la solución tiene que comunicarse con otros sistemas. Por ejemplo, los datos maestros y la información sobre las cualificaciones de los empleados se importan de los sistemas de información de personal y de gestión de la formación. Los impulsores de la demanda de personal, como el número de pacientes, se introducen en el plan de turnos desde el sistema de información del hospital. Y también las CC-nóminas para la liquidación de los servicios prestados, incluidos los complementos según la legislación sobre tiempo de trabajo y los convenios colectivos, se transfieren al sistema de sueldos y salarios con precisión de centro de costes.

La solución Atoss Medical también dispone de una interfaz estándar para la gestión del tiempo SAP en todo el hospital. Los datos relevantes para la planificación procedentes de la gestión de tiempos y de SAP ESS están a disposición del planificador en todo momento y de la forma más actualizada. De este modo, las solicitudes de los empleados se transfieren directamente al plan de turnos una vez introducidas en el autoservicio. Los saldos, incluida la función de semáforo, las ausencias registradas, como las vacaciones y también las disponibilidades, así como las entradas y salidas de los empleados están disponibles en tiempo real. Los datos de planificación se transfieren automáticamente a la Gestión de tiempos SAP. 

Además, los médicos y enfermeros pueden ver los turnos de trabajo en SAP ESS y exportarlos a Inpuls, un sistema para medir las necesidades de personal en las unidades de cuidados intensivos. De este modo, pueden generarse cifras clave relativas al esfuerzo de enfermería. El intercambio de datos sin fisuras entre estos sistemas y una estrategia de digitalización integral permiten al Centro Médico Universitario de Maguncia lograr una planificación económica y, al mismo tiempo, centrada en el personal, así como una alta calidad asistencial. 

Hacer visible la carga de trabajo

La nueva normativa sobre personal de enfermería PPR 2.0 entró en vigor el 1 de enero de 2023. El instrumento de evaluación de las necesidades de personal debe establecerse ahora en la asistencia a pacientes hospitalizados para 2025. Con este instrumento de evaluación, todo hospital deberá poder demostrar un concepto de escasez que garantice una dotación regular de personal y evite la sobrecarga del personal de enfermería. Pronto existirá incluso la amenaza de sanciones si se subestiman permanentemente los valores definidos. En este contexto, el Hospital Universitario de Maguncia y Atoss han desarrollado conjuntamente una solución para cartografiar digitalmente la PPR 2.0. Esto objetiva la carga de trabajo en los pabellones mediante mediciones y hace que el proceso de planificación de guardias sea más transparente y eficaz. Al mismo tiempo, permite aplicar las especificaciones del convenio colectivo interno sobre el relevo.

Los datos de los pacientes pasan del sistema de información hospitalaria SAP I.S.H.med. al software de gestión de personal. Allí se almacenan los puestos de trabajo según las especificaciones de PPR 2.0 y se les proporcionan valores horarios. A partir del número de pacientes y de los indicadores de servicio correspondientes al tratamiento, se calculan las necesidades de personal y se muestran directamente en el registro de turnos. Las desviaciones de los valores objetivo se indican a los responsables de la planificación. De este modo, es posible calcular exactamente con qué dotación de personal deben cubrirse los turnos. 

Además, la carga puede hacerse visible de acuerdo con el convenio colectivo de relevo (TV-E). Se definieron especificaciones de objetivos para las unidades operativas, que sustituyen a las especificaciones del PPR 2.0. Basándose en estos objetivos, la clínica determina exactamente cuándo los empleados trabajan en turnos con falta de personal. Si un turno queda por debajo del objetivo de dotación de personal, se registra automáticamente y se documenta en el software. "Vinculamos los datos del PPR 2.0 con el software Atoss y recibimos así una especie de informe meteorológico sobre la carga de trabajo de nuestro personal. Esto nos permite ser aún más proactivos a la hora de prevenir la sobrecarga", explica Christian Elsner, director financiero del Hospital Universitario de Maguncia. 

Planificar la seguridad y el cumplimiento

En la programación de las guardias en el sector sanitario, las capacidades del personal deben gestionarse de forma dinámica y flexible, al tiempo que se concede a los empleados la mayor influencia posible sobre su horario de trabajo. La transparencia es necesaria para cumplir de forma coherente las disposiciones de la legislación sobre el tiempo de trabajo y los convenios colectivos, como los estipulados por la TVöD, la TVÄ, la TV-E, la TV-L, la AVR o la BAT. En el Centro Médico Universitario de Maguncia, por ejemplo, la superación del máximo legal de horas de trabajo semanales se notifica directamente durante el proceso de planificación. En la Solución Médica Atoss se ha establecido un contador para el cumplimiento de los domingos libres al año, que se reinicia el 1 de enero de cada año natural. Las asignaciones espontáneas que están sujetas a recargos ("call-out" o un cambio de turno en un plazo de seis días) son comprobadas automáticamente por el software directamente durante la entrada, de modo que los tiempos relevantes para la nómina también se transmiten correctamente a la contabilidad de nóminas. 

El PpUGV también se muestra de forma transparente directamente en el proceso de planificación, al igual que las cifras de PPR 2.0 o TV-E. Para ello, las ocupaciones de pacientes de las estadísticas de mediodía y medianoche se importan de SAP I.S.H.med. a la solución de gestión de personal y se visualizan en el registro de turnos como requisito, ya sea desglosadas como valor de tiempo o como valor de personal (ETC). De este modo, los más de 700 empleados del Centro Médico Universitario de Maguncia que están autorizados a planificar pueden hacerlo de forma eficiente por su cuenta, cumpliendo al mismo tiempo la normativa. También tienen la opción de especificar los servicios deseados en SAP ESS, que luego se muestran en tiempo real en la programación de turnos.

Esto permite organizar individualmente el tiempo de trabajo en cada uno de los departamentos. La hoja de tiempos individual está disponible diariamente, incluidos los bonos de tiempo generados y los días trabajados bajo carga. Como siguiente instrumento de flexibilidad, está previsto proporcionar al personal de la clínica médica acceso directo a la aplicación Atoss y al intercambio de turnos a través de SAP ESS. La flexibilidad y la transparencia logradas a través de la gestión de la plantilla tienen un impacto positivo cuantificable en el atractivo como empleador y en la marca de empleador en Maguncia.