¿Desesperación preprogramada?

A continuación, le presentamos los seis mayores riesgos de la gestión de salida de SAP y le explicamos cómo puede evitarlos.

1. Intransparencia y falta de trazabilidad en el proceso documental:

¿Alguna vez se ha preocupado porque no sabía si sus documentos SAP habían llegado realmente a la imprenta o si su proveedor había recibido los papeles del pedido por correo electrónico?

De hecho, en la "ruta estándar SAP" no se puede estar seguro de la recepción de los documentos, porque el sistema SAP no puede seguir toda la ruta hasta el destinatario deseado.

Si el servidor de impresión, la impresora o el servidor de correo electrónico se ponen en huelga, tus documentos acaban en el nirvana sin que te des cuenta. Si tu producción se detiene como consecuencia de ello o el proveedor no produce, la falta de trazabilidad tiene drásticos efectos secundarios.

2. los formularios SAP definidos tienen un aspecto diferente cuando se imprimen o no se corresponden con las especificaciones:

Usted invierte mucho tiempo y recursos en el desarrollo de formularios basados en SAPscript, SmartForms o AdobeForms. El objetivo es desarrollar formularios conformes con la identidad corporativa que respondan a sus ideas y directrices.

Al imprimir, sin embargo, suele ocurrir que exactamente estos formularios se imprimen de forma diferente y se desplazan saltos de línea o párrafos enteros. Especialmente en entornos de impresión heterogéneos, esta circunstancia desespera a los responsables de TI.

3. Interpretación errónea de los juegos de caracteres internacionales:

######## - ¿Alguna vez ha descubierto estos símbolos en sus documentos después de imprimirlos donde en realidad debería haber un tipo de letra? Entonces los conjuntos de caracteres deseados se interpretaron incorrectamente.

Para las empresas que operan a escala internacional con sucursales en todo el mundo, este error "banal" conlleva enormes limitaciones y posibilidades de error en la impresión de formularios SAP.

4. Aplicar sellos, códigos de barras y marcas de agua a los documentos SAP:

¿Desea añadir información adicional a los documentos, como sellos, códigos de barras o marcas de agua? A menudo esto sólo es posible con soluciones individuales o hardware de impresión adicional.

El deseo de dejar de utilizar papel preimpreso, que incurre en costes adicionales y debe estar disponible a través de varias bandejas de la impresora, tampoco suele ser fácil de poner en práctica.

5. Configuración y administración laboriosas de impresoras y entornos de sistemas SAP:

¿No es molesto dar a conocer una nueva impresora en diferentes sistemas SAP, definir ejes y mantenerla permanentemente?

Cualquiera que se ocupe de este tema puede entender lo largo que es este procedimiento. Cada vez que se pone en marcha un nuevo parque de impresoras, hay que configurar cientos o incluso miles de impresoras en diferentes sistemas SAP: la desesperación en la TI central está preprogramada y los recursos se bloquean durante mucho tiempo por primera vez.

6. Suministro manual y propenso a errores de formularios SAP y documentos adicionales.

Para un proceso empresarial SAP (producción, mantenimiento...), suele ser necesario disponer de documentos de acompañamiento (planos, instrucciones de trabajo...) para los formularios SAP.

Por regla general, estos documentos se buscan individual y manualmente en los directorios respectivos, se imprimen, se ordenan secuencialmente y se ponen a disposición.

Esta cadena de procesos de suministro manual de documentos empresariales requiere mucho tiempo, es propensa a errores y puede provocar retrasos críticos en los procesos empresariales de las empresas.

Conclusión:

Los riesgos descritos pueden resolverse implantando un sistema central de gestión de salidas que interactúe entre la aplicación SAP y los canales de salida.

Esto permite supervisar todos los flujos de información del sistema SAP al canal de salida deseado y detectar y rectificar inmediatamente los errores (riesgo 1).

El sistema de gestión de salida garantiza el tratamiento y la conversión genéricos de los datos, por lo que los formularios, independientemente de la tecnología, salen idénticos y con el diseño deseado en cada impresora (riesgo 2).

Además, los procesos Unicode implementados interpretan todas las fuentes y juegos de caracteres internacionales en el lado del software y los imprimen correctamente en la impresora (riesgo 3).

Los sellos, códigos de barras y marcas de agua también se definen y aplican mediante el software del sistema de gestión de salida y añaden más información a sus documentos de forma rentable y segura (riesgo 4).

Con la gestión integrada de impresoras, todas las impresoras se crean una sola vez en una base de datos central del sistema de gestión de salida y se distribuyen automáticamente a todos los sistemas SAP con sólo pulsar un botón (riesgo 5).

El esfuerzo correspondiente se reduce al mínimo. Por último, las transacciones certificadas SEAL SAP crean procesos documentales automatizados y seguros (riesgo 6).

Los formularios SAP y los documentos de acompañamiento necesarios se facilitan pulsando un botón, se preparan con información adicional y se ponen a disposición en el orden correcto en la impresora o digitalmente.